La location perfetta

Chi si occupa di banqueting così come lo intendiamo noi (un vero professionista lo definirebbe off-premise catering) generalmente propone alla propria clientela una lista di locations dove realizzare il proprio evento: dal matrimonio al meeting aziendale, dal music party alla cena di gala, per ogni appuntamento esiste infatti la location perfetta.
Questo non significa naturalmente che il nostro Cliente scelga effettivamente la location più adeguata: spesso l'elemento irrazionale ed emotivo tende a far innamorare del posto più improbabile, ed in questo caso a nulla varranno i vostri sforzi nel dissuadere da questa scelta.
Tuttavia il perfetto banqueting manager deve conoscere alla perfezione una location prima di proporla: con questo intendo dire che non è sufficiente conoscere ogni angolo di ogni sala ed ogni centimetro del giardino, quanto, piuttosto, avere in mente un quadro complessivo della location in cui siano ben presenti tutti gli elementi con cui noi o i nostri ospiti avranno a che fare durante l'evento. E' addirittura consigliabile visitare periodicamente tutte le location che proponiamo, proprio perchè da un mese all'altro potrebbero esserci state novità che è sempre meglio conoscere in anticipo.

Ma vediamo con maggior precisione i punti salienti da tenere bene a mente nella nostra valutazione complessiva di una location:

• Il costo di affitto (che potrebbe essere, in base al tipo di evento, a carico nostro o del cliente)
• I costi di gestione dell'evento legati alla location (in alcune situazioni, ad esempio, l'utilizzo di uno o più servizi presenti sul posto prevede un supplemento o un costo aggiuntivo: quindi meglio conoscere tutto in anticipo, per avere un budget più attendibile)
• La disponibilità di spazi adeguati anche in caso di maltempo (ne abbiamo già parlato, ma sempre meglio sottolineare come anche l'evento più sontuoso rischi di ridursi in un flop se non esistono delle valide alternative).
• La possibilità di utilizzare tutti gli spazi necessari al nostro evento: occorrono parecchi mq per il cocktail, e molti di più per la mise en place. L'intrattenimento richiede altri spazi, come una pista da ballo o una pedana per l'orchestra. Il nostro Cliente può inoltre avere ulteriori necessità, e la location deve mettere a disposizione gli spazi adeguati ed accessibili.
• La disponibilità di un parcheggio adeguato. Un problema che non riguarda solitamente le locations in campagna ma che è fondamentale per gli eventi in centro: se trovare un posto auto è difficile, pensate a dove potranno parcheggiare le 100 auto degli Ospiti! Questo tema riguarda anche il catering, nel senso che è bene avere in mente dove potremo posteggiare i nostri automezzi (nella migliore delle ipotesi il camion con gli alimenti, per gli eventi più grandi occorrono anche 5/10 automezzi di grandi dimensioni!), e quelli del nostro staff.
• Il regolamento della location: è sempre bene ricordare che lavoriamo in casa d'altri, quindi tutto va fatto in punta di piedi, con attenzione a rispettare le regole, più o meno scritte. Soprattutto nelle location "sensibili", come un museo, una biblioteca, o in cui esista già un'organizzazione complessa, come una fiera, un ospedale o una pubblica amministrazione, è necessario conoscere il regolamento relativo a modalità di accesso, scarico materiale, orari, assicurazioni e permessi.
• L'esistenza o meno di una cucina, e la possibilità di utilizzare delle attrezzature già presenti sul posto. Si tratta di elementi fondamentali, dato che la presenza più o meno completa di queste attrezzature "pesanti" incide notevolmente sul nostro budget dei costi. Naturalmente dove queste opportunità siano presenti, è sempre bene informarsi sulle modalità di utilizzo e sullo stato di manutenzione delle attrezzature, oltre che sull'eventuale costo di utilizzo, che spesso è in qualche modo mascherato per emergere solo successivamente, a budget ormai chiuso!
• Lo stato di illuminazione della location: se l'evento in programma è per la sera, meglio che il nostro sopralluogo venga fatto in un orario similare. Esistono location che cambiano aspetto dal giorno alla notte, ed anche se al chiaro di luna l'atmosfera è sicuramente suggestiva, senza un'adeguata illuminazione potrebbe essere difficile cenare agevolmente! Verificate quindi la presenza di un impianto adeguato e funzionante, e laddove questo mancasse, andrà integrato con un allestimento ad-hoc installato da un elettricista professionista.
• Il vicinato di abitazioni o comunque situazioni a cui il nostro evento potrebbe creare fastidi: pensiamo al caso dell'evento con intrattenimento musicale fino a tarda ora, o allo spettacolo di fuochi pirotecnici che potrebbe infastidire notevolmente il vicino di casa. Meglio verificare in anticipo e, eventualmente, concordare la cosa: potremmo così evitare spiacevoli sorprese o interferenze inopportune quando sarebbe ormai troppo tardi per risolverle.

Questi suggerimenti valgono come detto per le location che un banqueting manager propone. A maggior ragione questi elementi dovranno essere valutati nel caso in cui il vostro Cliente richieda un servizio in una location che non conoscete, o in cui comunque non avete mai operato.

Per questo è necessaria una site inspection approfondita, che da un lato vi consentirà di proporre la tipologia di servizio più corretta, e dall'altro di prevenire e risolvere brillantemente tutte le problematiche del caso, mantenendo al contempo un accurato controllo dei costi che, nel nostro settore, è davvero fondamentale!

Come scegliere la giusta location dove realizzare il vostro ricevimento

Una location va scelta con lo stesso metodo con cui sceglieremmo un abito: per una giornata di tempo libero, magari da trascorrere con gli amici e senza troppe pretese uno stile casual e informale va benissimo. Se invece riceviamo un invito per un'occasione importante come una cerimonia, naturalmente potremo osare un po' su qualche piccolo dettaglio, ma nell'insieme anche il nostro look dovrà essere all'altezza della situazione.
Del resto il catering consente di realizzare ormai tutto ed il contrario di tutto, dunque è tranquillamente possibile scegliere una location tradizionale o pensare a qualcosa di davvero eccezionale, dato che, se avremo scelto il partner giusto, non dovremmo avere alcun problema in ogni caso.
Tuttavia, ed il consiglio può esser banale, ma la nostra esperienza ci insegna che così non è, il parametro fondamentale per valutare una location è la funzionalità degli ambienti e lo spazio a disposizione.
Pensare di invitare 1000 ospiti ad una conventions quando l'area ristorante può ospitare al massimo 200 persone può semprare un'assurdità: meglio, magari, individuare un'alternativa che consenta di accogliere tutti gli invitati comodamente e senza sacrificare nessuno.
Una delle peggiori situazioni, infatti, è proprio questa: trovarsi di fronte a molti più ospiti di quanti ne possa accogliere la location, magari perchè l'evento ha avuto un successo inatteso.
Naturalmente il grado di elasticità del vostro catering può essere molto elevato, e soprattutto se il servizio in questione è piuttosto "flessibile", (come può esserlo un cocktail, o un coffee break), anche se gli ospiti raddoppiassero, le scorte e lo staff dovrebbero comunque esser sufficienti (nella peggiore delle ipotesi qualcuno potrebbe attendere un po' di più per essere servito).
Tuttavia, situazioni più "importanti" come pranzi e cene di gala, o peggio ancora come matrimoni e cerimonie, in cui si tende a seguire la formula degli ospiti placés, dove cioè ognuno ha un proprio coperto assegnato, è bene individuare una location adeguata.
Come valutare gli spazi? La regola base della ristorazione prevede che ogni ospite seduto a tavola abbia bisogno di 1,20 mq di spazio come minimo. Questo significa che se avete 100 ospiti la sala dovrà essere grande almeno 120 mq: questo spazio, naturalmente, si intende al netto di arredi, scale o altri elementi che saranno magari molto pittoreschi e decorativi ma che potrebbero rendere impossibile posizionare comodamente tutti gli inviati.
Spesso le dimore d'epoca, soprattutto quelle che trasudano secoli di storia ed un passato turbolento, sono ricche di questo tipo di limitazioni. Naturalmente nessuno pretende che 1000 anni fa progettassero le sale per accogliere i nostri ricevimenti! Tuttavia è bene tenerne conto, consultando non soltanto fotografie e magari piantine, ma effettuando sempre un sopralluogo con un esperto che riesca a capire pregi e difetti di ogni situazione e sia in grado di darvi i suggerimenti più opportuni.
Molte ville, palazzi e tenute sono oggi sede abituale di eventi organizzati con il catering: in questi casi tutto è più facile, perchè ci si può basare sull'esperienza di chi ha già operato sul posto e ne conosce a memoria ogni centimetro.
Chi invece è sempre alla ricerca di qualcosa di nuovo e diverso, o magari desidera semplicemente non fare come fanno tutti, ma dare un tocco di originalità al suo evento, non deve per questo sentirsi limitato ma, semplicemente, valutare con maggior attenzione tutte le alternative.
Chi ha la fortuna di possedere una villa capiente ed accogliente potrà naturalmente trasformarla nella sede di una festa faraonica: magari con un bel cocktail in veranda ed una cena nel giaridno lussureggiante e ai bordi della piscina. Tutto bellissimo, ovviamente. Ma, e se poi a metà serata si scatenasse un bel temporale estivo?
In questo caso esistono soltanto due alternative: o la villa ha molto posto all'interno, dove all'occorrenza si può spostare il ricevimento (basta qualche ora di anticipo), oppure è necessario ricorrere a coperture temporenee, come tensostrutture e gazebo. Oggi ne esistono praticamente di ogni forma e dimensione, ed alcuni sono veramente belli, sia all'esterno, con forme slanciate ed eleganti, sia internamente, grazie a controsoffitti, lampadari in ferro battuto ed arredi capaci di trasformarli in veri e propri salotti.
Con questo tipo di soluzioni (che però vanno necessariamente pianificate per tempo), è possibile trasformare nella vostra location perfetta anche un semplice giardino o una spiaggia, ed ottenere un risultato soprendentemente positivo.
Infatti avrete non solo accolto i vostri invitati in uno scenario elegante e curato: grazie alla vostra intuizione, ad al lavoro di organizzazione che è stato fatto, sapranno sempre di essere stati ospitati in un posto esclusivo, per un evento irripetibile. Insomma, si tratta di quelle occasioni che si verificano una volta sola nella vita! E, come tali, vanno adeguatamente valorizzate.

Locations: la pianificazione ha priorità assoluta

Il partner per eccezione di ogni servizio di banqueting sono le locations, ovvero le "sedi" che ospitano il momento in cui il catering si concretizza nella realizzazione di un evento speciale, su misura e, dunque, irripetibile.
Diversamente da ogni ristorante, dal più semplice al più elegante e raffinato, la natura dei servizi di catering è decisamente effimera: tantissimo lavoro e preparazione per poche ore in scena, quasi fosse uno spettacolo teatrale che, però, non si replica mai.
Se accettiamo la metafora del teatro, le locations sono un po' i teatri dove lo spettacolo del catering va in scena. E come a teatro, è assolutamente necessario che quando si recita tutto vada per il verso giusto, perchè non è possibile ripetere.
Tuttavia le analogie, per quanto suggestive, finiscono qui.
Un catering spesso non può "provare" come fanno gli attori a teatro nell'attesa della prima. Chi organizza il catering deve mettere in scena uno spettacolo che non ammette errori, e allo stesso tempo non consente "prove".
Diventano dunque essenziali doti quali la programmazione, l'organizzazione, la disponibilità di mezzi adeguati e uomini capaci.
Ed è assolutamente essenziale che queste doti possano trasformarsi in realtà nella location scelta dal Cliente per il proprio evento.
Chi fa catering ripete fino alla noia un concetto semplice ma importante: non ci sono seconde opportunità, e tutto deve andare bene dall'inizio alla fine del servizio.
Per questo è importante conoscere con estrema attenzione la location dove il servizio sarà realizzato: quanto sono ampie le cucine? di quale attrezzatura dispongono? in quale stato si trovano? E ancora: com'è l'accessibilità per i mezzi e per lo scarico delle attrezzature? come sono disposte le sale banchetti? quanto è distante il punto cocktail dall'area di preparazione?
I dettagli da conoscere sono questi e molti di più, e solo la loro precisa conoscenza può consentire al caterer (ovvero a chi fa catering) di predisporre un adeguato "piano di battaglia".
Gli eventi che seguono un programma complesso, o hanno un elevato numero di partecipanti, richiedono quindi un sopralluogo approfondito nel caso in cui l'azienda di catering non abbia già lavorato in quella location.
Chiaramente se il catering conosce bene il posto e lavora abitualmente nella location, aumentano le probabilità che la gestione del programma sia più semplice e lineare, e diminuisce il rischio di imprevisti, ostacoli e contrattempi che potrebbero condizionare negativamente il pranzo o la cena.
Esistono poi location del tutto speciali, che neanche immaginiamo come sede di un evento ma che, all'occorrenza, devono diventarlo: perchè lo sponsor lo richiede espressamente, o perchè la sposa si è innamorata di quel posto e sogna proprio lì (e solo lì!) il suo matrimonio.
Allora sarà necessario visitare, misurare, immaginare tutte le varianti possibili e proporre solo e soltanto le soluzioni che sappiamo offrirà tutte le garanzie necessarie al successo di un evento così importante.