25 cose da ricordare prima di scegliere il vostro Catering

Ecco un piccolo decalogo dedicato a chi è alle prese con una scelta importante: individuare e confermare il catering giusto per un evento memorabile!

1.           Il catering parla italiano? Ritrovarsi circondati da uno staff che non conosce una sola parola della vostra lingua non è il massimo: accertarsene!

2.           Controllare il menu prima della stampa. Per evitare errori e imbarazzi: di impaginazione, di ortografia, di grammatica e… orrore! del nome sbagliato dell’azienda sponsor o degli sposi!

3.           Chiedere un preventivo “tutto compreso”. A volte può essere una spiacevole sorpresa scoprire che nel preventivo del catering mancano i tavoli e le sedie.

4.            Verificare che il vostro catering sia assicurato. Pensate sia scontato? Non è così: se si macchia il vestito del presidente, se la nonna inciampa nella tovaglia o se il vento ribalta l’ombrellone e rompe le vetrate della villa che avete preso in affitto, una buona assicurazione risolve ogni problema. E non tutti ce l’hanno: in tanti improvvisano e sono completamente a rischio, mentre molti hanno una polizza base per il bar o la pasticceria, che non compre assolutamente gli eventi organizzanti all'esterno...

5.            Il menu sembra ottimo, ma hanno la licenza? Sorprendentemente, l’arte del catering è oggi molto improvvisata, tanti non sanno che occorrono licenze specifiche per questa attività. Un’autorizzazione sanitaria ed una licenza amministrativa sono il minimo indispensabile. E non solo per evitare multe e sequestri al vostro fornitore, ma anche per scongiurare che i N.A.S. facciano irruzione durante il vostro ricevimento!

6.           Chi garantisce la qualità dei cibi? E’ fondamentale che un menu sia piacevole al gusto e composto da pietanze di qualità. Non bastano però materie prime di qualità: i cibi sono delicati e vanno gestiti in modo appropriato, soprattutto quando si trasportano e vengono serviti in location particolari. E’ essenziale quindi che sia rispettata la catena del freddo e siano seguite le normative igieniche della ristorazione (HACCP).

7.            Chi fa il matrimonio si ricorderà della torta? La domanda sembra superflua. In realtà è accertato che qualcuno si sia, come dire, dimenticato di questo dettaglio. Meglio non rischiare!

8.           Professionalità e Quantità. Generalmente un professionista sa calcolare piuttosto bene i quantitativi di cibi, attrezzatura e personale necessari. Non vi auguriamo di dover provare sulla vostra pelle il contrario, con metà dei vostri ospiti con il piatto vuoto, nella vana attesa dell'arrivo del secondo piatto del menù.

9.           Quanti camerieri? Molti, troppi, pochi o pochissimi. In alcuni ricevimenti se ne perde traccia. L’ideale va da uno ogni dieci/quindici ospiti al massimo. Diversamente, contattare “Chi l’ha visto” e chiedere un rimborso.

10.        Ci staremo tutti? Spesso molti ristoratori sono un po’ troppo ottimisti. 150 persone in una sala di 120 metri quadri? A meno di soppalcarla (sconsigliato), ce ne vanno non più di 80, e se qualcuno vi garantisse il contrario, chiedete di veder prima la sala allestita (e contate tutte le sedie!).

11.        La tentazione del ristoratore. Esistono ottimi ristoratori che si rivelano pessimi catering. Perché? Si tratta di mestieri completamente diversi, occorre possedere (non basta noleggiare) centinaia di migliaia di euro di attrezzatura, disporre di un’esperienza specifica ed essere in grado di risolvere i problemi dell’ultimo minuto. Quando si gioca in casa, è tutto più facile. Ma se si rompe il forno a 100 km di distanza?

12.        A volte, meglio essere gelosi! Altro rischio da evitare è che il vostro fornitore si faccia prender la mano e venda 5 banchetti nello stesso giorno del vostro. Pagare lo stesso prezzo ed ottenere un quinto dell’attenzione (e delle risorse) a volte non vale la pena!

13.        Chiarite i numeri. Il prezzo spesso è in funzione del numero. E viceversa. Se prenotate per 100, pagherete per 100, anche se i presenti erano in realtà 85! Quindi meglio informarsi delle condizioni e del minimo garantito, nonché di eventuali margini di tolleranza.

14.        Provate il menu. Scegliete un catering che vi ispiri fiducia, ma non puntate tutto sulla stretta di mano. Anche il catering più professionale e rinomato può sfornare un piatto che sulla carta  “sembrava tanto buono” ma, in realtà, era diverso da quanto vi aspettavate. Per questo, chiedete di provare il menu, per avere un’idea precisa di quanto state acquistando.

15.        Tutto fatto in casa? A parole certamente sì, ma rimarreste stupiti di quanti quintali si surgelati scorrano ogni anno nelle cucine. Per questo, verificate di persona chiedendo che tutto venga messo su carta, per evitare un pranzo stile fast food.

16.        Prezzo troppo basso? Esistono due scuole di pensiero. La prima: se il prezzo è troppo basso la qualità sarà certo scarsa. La seconda: spendere meno vale sempre la pena.

Non necessariamente è così. Richiedere una proposta “no frills”, semplice e senza eccessive complicazioni può farvi ottenere un buon prezzo. L’importante è ottenere tutte le garanzie del caso!

17.        E adesso, a chi mi rivolgo? E’ la domanda di chi parla per tre mesi con il referente del catering e poi, sul più bello (durante il servizio), la tal persona non c’è. Oltre ad essere una garanzia del rispetto di quanto concordato, se il responsabile è presente saprete a chi rivolgervi per ogni necessità, dai cambiamenti dell’ultimo minuto alle necessità impreviste.

18.               Rispettare i tempi. Quante volte abbiamo sentito parlare di pranzi e cene interminabili? Quanti ricevimenti in cui, tra una portata e l’altra, trascorrono parecchi quarti d’ora?

La lentezza del servizio è una pecca diffusa. Dipende da vari fattori: pochi camerieri, cucina non organizzata, inesperienza di chi ha studiato il menu o di chi lo sta cucinando e impiattando. Per evitare colpi di sonno fra gli ospiti, fatevi indicare un programma preciso con la durata del servizio ed i tempi di attesa previsti tra una portata e l’altra.

19.         Attenzione all’effetto “Cenerentola” Secondo alcuni ristoratori, il gioco è bello finché dura poco: ovvero, prima finisce il servizio e si torna a casa, meglio è.

Se sotto l’aspetto gestionale un evento che non si dilunghi troppo è preferibile, è altrettanto vero che va definito con cura il programma e gli orari di un evento. Questo per garantire la qualità del servizio sia nella fase iniziale che in quella finale, e per evitare che, scoccata la mezzanotte, maître e camerieri si dileguino magicamente nel buio, lasciandovi soli con una zucca in mano.

20.        Quando è meglio non essere originali. L’originalità di per sé è un elemento positivo, tuttavia in alcune occasioni è meglio mantenersi sul “classico”. Un esempio? Le divise del personale! La “divisa” nasce per contraddistinguere una funzione, e chi si occupa di accogliere e servire, come i camerieri, dev’essere impeccabile, vestire una divisa elegante e sfoggiare un aspetto ben curato. Sotto questo aspetto, meglio evitare la sorpresa di uno stuolo di camerieri trafelati, vestito ciascuno in modo diverso e magari con la barba del giorno prima o il piercing al naso.

Direte: ma è ovvio, chi propone personale del genere?

Bene, ma poi non lamentatevi!

21.              Anche l’occhio…

Sostanza e forma si coniugano in molti modi diversi. Fermo restando che la qualità viene prima di tutto, che dunque è inutile un bel piatto se non è anche buono, meglio dedicare un po’ di attenzione anche all’immagine.

Una crespella, ad esempio, si può presentare in tanti modi diversi! Si può immaginare come un elegante fazzoletto di crêpe, dal colore dorato, soffice ed elegantemente servita al centro di un piatto, magari con una piccola decorazione al fianco, e di solito funziona così. Ma molti rimarrebbero stupiti nel vedere quanti modi diversi ci sono per preparare la stessa pietanza. C’è chi le arrotola, chi le taglia a quadretti, chi le avvolge su se stesse, chi le ricopre di besciamella, chi le serve in una terrina o le presenta come una piccola frittata…

22.        Mai brancolare al buio.

Ci sono splendide location che splendono letteralmente, almeno alla luce del sole. Tuttavia, se il vostro evento si svolgerà di sera, meglio assicurarvi che anche il vostro catering risplenda non solo per la qualità del cibo. Rimanere al buio o cenare nella penombra, individuando le posate solo grazie al tatto non è affatto piacevole. Ma anche senza arrivare a questi eccessi, verificate che o la location o il vostro catering provvedano ad assicurare un adeguata illuminazione dei punti cruciali: l’area del buffet, i punti di passaggio, la zona in cui i vostri ospiti ceneranno… non solo a lume di candela!

23.              Una cena da brivido!

            Anche se oggi sono di moda le "cene con delitto", in cui gli Ospiti si calano nel ruolo dei detectives per scovare l'assassino, noi siamo più prosaici e ci chiederemo se nella serata che abbiamo programmato in ogni dettaglio la sala che accoglierà i nostri invitati sarà accogliente e confortevole anche per quanto riguarda la temperatura. Ci sono vari fattori che condizionano il comfort e occorre tener conto del tipo di struttura che utilizzeremo. La grande sala di un palazzo d'epoca richiede di solito un impianto molto potente, e l'accensione del riscaldamento con un largo anticipo, per evitare di lasciare gli Ospiti al freddo (una delle condizioni peggiori per una cena). Una tensostruttura richiede ancora più attenzione: l'isolamento termico è molto ridotto se non inesistente, e occorre affidarsi a sistemi di riscaldamento capaci di mantenere il comfort e di adeguare automaticamente la temperatura.

            In generale, noterete che una sala già calda prima dell'evento tenderà a diventare anche troppo calda una volta che gli invitati avranno preso posto e l'evento procederà nel suo programma. Le migliori locations sono dotate di impianti che adeguano automaticamente temperatura, umidità e ricambio di aria, per mantenere un clima perfetto. Come sempre, molto meglio verificare in anticipo e farsi dare le opportune assicurazioni!

24.       Un pranzo tropicale

            Questa è la variante per chi ama i climi caldi e l'aria aperta: in effetti, non c'è niente di meglio di un cocktail nella bella stagione, un pranzo in una limpida giornata estiva o un brunch nell'assolata campagna di settembre.

Meglio però tener conto della temperatura che si raggiungerà quando il sole sarà a picco su tavoli e buffet: specie per i servizi con il posto a tavola, può diventare fastidioso restare sotto il sole per un lungo periodo di tempo. Il calore ed i riflessi di luce spingeranno i vostri Ospiti a cercare riparo e refrigerio dove meno immaginate, o a spostare di propria iniziativa l'ombrellone che il catering aveva tanto diligentemente predisposto tre ore prima (ma il sole, si sa, gira...)

Dunque chi vuole evitare sorprese farà bene a scegliere un luogo ricco di luce, ma che dalle 12 alle 18 potrà offrire zone ombreggiate e fresche per il comfort di tutti i partecipanti.

25.       E se poi piove?

            La differenza tra un ricevimento di successo ed uno disastrato non è mai nella sfortuna, ma nella buona o cattiva programmazione.

            Spesso chi sceglie un servizio di catering lo fa per un evento nella bella stagione, e siamo perfettamente d'accordo, dato che utilizzare gli spazi esterni, godersi il mare o la natura, il panorama o gli scorci di un elegante giardino sono plus che rendono ancor più speciale un momento importante.

            Nella scelta della location occorre però sempre ipotizzare tutti i possibili scenari: occorre farlo anzitutto per maggior tranquillità, confidando che il piano A proceda come deve, ma sapendo bene che è sempre meglio avere in serbo anche un piano B e addirittura un piano C.

            Così chi programma un pranzo in terrazza o una cena sulla spiaggia dovrà considerare che il clima può riservare molte sorprese. Troppo vento in una giornata di sole rende impossibile pranzare in una location esterna, e il bel panorama scalerà purtroppo in secondo piano quando voleranno via tovaglioli e menù.

            Un temporale estivo può cogliere di sorpresa e smentire anche le previsioni meteo più tranquille: fa parte del gioco.

            Nella scelta della location, dunque, occorrerà valutare la presenza di uno spazio alternativo al coperto o all'interno, capace di ospitare comodamente il ricevimento e consentire al programma di svolgersi interamente senza rinunce. La sala dovrà essere abbastanza ampia da ospitare aperitivo, cena e intrattenimento, e l'allestimento dovrà essere realizzato in tempo per accogliere gli Ospiti in arrivo, che non dovranno essere costretti a spostare loro tavoli e sedie sotto la pioggia battente!

            Nei casi in cui non vi siano spazi interni adeguati, bisogna valutare l'opportunità di far allestire una tensostruttura elegante, funzionale e sufficientemente ampia per il backup dell'evento. Occorrono spazi adeguati e, soprattutto, occorre ipotizzare un budget adeguato, dato che spesso noleggio e allestimento della struttura cosa molto di più dell'affitto della location che avete in mente.

Ecco qui: una serie di domande, suggerimenti e consigli scritti non per terrorizzarvi e rinunciare a priori al vostro evento, ma per renderlo davvero speciale e memorabile. Un ricevimento che in tanti ricorderanno per la bellezza della location, la bontà del vostro menù e l'eleganza delle vostre scelte.

Ma anche per tutto ciò che NON è accaduto, proprio perché VOI avrete fatto le scelte giuste!

La location perfetta

Chi si occupa di banqueting così come lo intendiamo noi (un vero professionista lo definirebbe off-premise catering) generalmente propone alla propria clientela una lista di locations dove realizzare il proprio evento: dal matrimonio al meeting aziendale, dal music party alla cena di gala, per ogni appuntamento esiste infatti la location perfetta.
Questo non significa naturalmente che il nostro Cliente scelga effettivamente la location più adeguata: spesso l'elemento irrazionale ed emotivo tende a far innamorare del posto più improbabile, ed in questo caso a nulla varranno i vostri sforzi nel dissuadere da questa scelta.
Tuttavia il perfetto banqueting manager deve conoscere alla perfezione una location prima di proporla: con questo intendo dire che non è sufficiente conoscere ogni angolo di ogni sala ed ogni centimetro del giardino, quanto, piuttosto, avere in mente un quadro complessivo della location in cui siano ben presenti tutti gli elementi con cui noi o i nostri ospiti avranno a che fare durante l'evento. E' addirittura consigliabile visitare periodicamente tutte le location che proponiamo, proprio perchè da un mese all'altro potrebbero esserci state novità che è sempre meglio conoscere in anticipo.

Ma vediamo con maggior precisione i punti salienti da tenere bene a mente nella nostra valutazione complessiva di una location:

• Il costo di affitto (che potrebbe essere, in base al tipo di evento, a carico nostro o del cliente)
• I costi di gestione dell'evento legati alla location (in alcune situazioni, ad esempio, l'utilizzo di uno o più servizi presenti sul posto prevede un supplemento o un costo aggiuntivo: quindi meglio conoscere tutto in anticipo, per avere un budget più attendibile)
• La disponibilità di spazi adeguati anche in caso di maltempo (ne abbiamo già parlato, ma sempre meglio sottolineare come anche l'evento più sontuoso rischi di ridursi in un flop se non esistono delle valide alternative).
• La possibilità di utilizzare tutti gli spazi necessari al nostro evento: occorrono parecchi mq per il cocktail, e molti di più per la mise en place. L'intrattenimento richiede altri spazi, come una pista da ballo o una pedana per l'orchestra. Il nostro Cliente può inoltre avere ulteriori necessità, e la location deve mettere a disposizione gli spazi adeguati ed accessibili.
• La disponibilità di un parcheggio adeguato. Un problema che non riguarda solitamente le locations in campagna ma che è fondamentale per gli eventi in centro: se trovare un posto auto è difficile, pensate a dove potranno parcheggiare le 100 auto degli Ospiti! Questo tema riguarda anche il catering, nel senso che è bene avere in mente dove potremo posteggiare i nostri automezzi (nella migliore delle ipotesi il camion con gli alimenti, per gli eventi più grandi occorrono anche 5/10 automezzi di grandi dimensioni!), e quelli del nostro staff.
• Il regolamento della location: è sempre bene ricordare che lavoriamo in casa d'altri, quindi tutto va fatto in punta di piedi, con attenzione a rispettare le regole, più o meno scritte. Soprattutto nelle location "sensibili", come un museo, una biblioteca, o in cui esista già un'organizzazione complessa, come una fiera, un ospedale o una pubblica amministrazione, è necessario conoscere il regolamento relativo a modalità di accesso, scarico materiale, orari, assicurazioni e permessi.
• L'esistenza o meno di una cucina, e la possibilità di utilizzare delle attrezzature già presenti sul posto. Si tratta di elementi fondamentali, dato che la presenza più o meno completa di queste attrezzature "pesanti" incide notevolmente sul nostro budget dei costi. Naturalmente dove queste opportunità siano presenti, è sempre bene informarsi sulle modalità di utilizzo e sullo stato di manutenzione delle attrezzature, oltre che sull'eventuale costo di utilizzo, che spesso è in qualche modo mascherato per emergere solo successivamente, a budget ormai chiuso!
• Lo stato di illuminazione della location: se l'evento in programma è per la sera, meglio che il nostro sopralluogo venga fatto in un orario similare. Esistono location che cambiano aspetto dal giorno alla notte, ed anche se al chiaro di luna l'atmosfera è sicuramente suggestiva, senza un'adeguata illuminazione potrebbe essere difficile cenare agevolmente! Verificate quindi la presenza di un impianto adeguato e funzionante, e laddove questo mancasse, andrà integrato con un allestimento ad-hoc installato da un elettricista professionista.
• Il vicinato di abitazioni o comunque situazioni a cui il nostro evento potrebbe creare fastidi: pensiamo al caso dell'evento con intrattenimento musicale fino a tarda ora, o allo spettacolo di fuochi pirotecnici che potrebbe infastidire notevolmente il vicino di casa. Meglio verificare in anticipo e, eventualmente, concordare la cosa: potremmo così evitare spiacevoli sorprese o interferenze inopportune quando sarebbe ormai troppo tardi per risolverle.

Questi suggerimenti valgono come detto per le location che un banqueting manager propone. A maggior ragione questi elementi dovranno essere valutati nel caso in cui il vostro Cliente richieda un servizio in una location che non conoscete, o in cui comunque non avete mai operato.

Per questo è necessaria una site inspection approfondita, che da un lato vi consentirà di proporre la tipologia di servizio più corretta, e dall'altro di prevenire e risolvere brillantemente tutte le problematiche del caso, mantenendo al contempo un accurato controllo dei costi che, nel nostro settore, è davvero fondamentale!

Il Marchio di Catering & Banqueting

Il marchio di Catering & Banqueting è nato per rispecchiare i "valori" della nostra azienda, e lo fa ricordando anzitutto al grande pubblico di cosa ci occupiamo.

Di "catering" ovviamente, anche se il nostro lavoro è al 99% quello di fare "banqueting", ovvero organizzare banchetti, in senso completo e comprensivo di ogni incombenza.

Così catering significa provvedere ai cibi, mentre noi, oltre a fare questo, provvediamo al trasporto ed all'allestimento di tutta l'attrezzatura necessaria per realizzare un "perfetto ristorante" anche dove non c'è nulla. A questo pensano i nostri camerieri, che naturalmente sono coordinati da un bravo maitre. Lo chef arriva soltanto quando tutto è ormai pronto. Trova una cucina perfettamente funzionante e qui da il meglio di se stesso, insieme alla sua brigata di cuochi.

Come vedete, il banqueting è un'attività complessa, impegnativa e che richiede grande serietà e professionalità. Basta un niente per rovinare un servizio, e il nostro primo impegno è far si che ogni servizio sia un vero successo. Forse anche perchè in fondo ci riusciamo sempre, fare banqueting significa anche soddisfazione, soprattutto quando lo si fa con una squadra affiatata, completa e professionale.

Infine, la grande & sullo sfondo: un modo per unire i due concetti, e per aggiungervi poi tutto quello che desiderate: delle splendide locations, musicisti e spettacoli, sale congressi o decorazioni su misura... insomma, una & dai confini praticamente infiniti!