25 cose da ricordare prima di scegliere il vostro Catering

Ecco un piccolo decalogo dedicato a chi è alle prese con una scelta importante: individuare e confermare il catering giusto per un evento memorabile!

1.           Il catering parla italiano? Ritrovarsi circondati da uno staff che non conosce una sola parola della vostra lingua non è il massimo: accertarsene!

2.           Controllare il menu prima della stampa. Per evitare errori e imbarazzi: di impaginazione, di ortografia, di grammatica e… orrore! del nome sbagliato dell’azienda sponsor o degli sposi!

3.           Chiedere un preventivo “tutto compreso”. A volte può essere una spiacevole sorpresa scoprire che nel preventivo del catering mancano i tavoli e le sedie.

4.            Verificare che il vostro catering sia assicurato. Pensate sia scontato? Non è così: se si macchia il vestito del presidente, se la nonna inciampa nella tovaglia o se il vento ribalta l’ombrellone e rompe le vetrate della villa che avete preso in affitto, una buona assicurazione risolve ogni problema. E non tutti ce l’hanno: in tanti improvvisano e sono completamente a rischio, mentre molti hanno una polizza base per il bar o la pasticceria, che non compre assolutamente gli eventi organizzanti all'esterno...

5.            Il menu sembra ottimo, ma hanno la licenza? Sorprendentemente, l’arte del catering è oggi molto improvvisata, tanti non sanno che occorrono licenze specifiche per questa attività. Un’autorizzazione sanitaria ed una licenza amministrativa sono il minimo indispensabile. E non solo per evitare multe e sequestri al vostro fornitore, ma anche per scongiurare che i N.A.S. facciano irruzione durante il vostro ricevimento!

6.           Chi garantisce la qualità dei cibi? E’ fondamentale che un menu sia piacevole al gusto e composto da pietanze di qualità. Non bastano però materie prime di qualità: i cibi sono delicati e vanno gestiti in modo appropriato, soprattutto quando si trasportano e vengono serviti in location particolari. E’ essenziale quindi che sia rispettata la catena del freddo e siano seguite le normative igieniche della ristorazione (HACCP).

7.            Chi fa il matrimonio si ricorderà della torta? La domanda sembra superflua. In realtà è accertato che qualcuno si sia, come dire, dimenticato di questo dettaglio. Meglio non rischiare!

8.           Professionalità e Quantità. Generalmente un professionista sa calcolare piuttosto bene i quantitativi di cibi, attrezzatura e personale necessari. Non vi auguriamo di dover provare sulla vostra pelle il contrario, con metà dei vostri ospiti con il piatto vuoto, nella vana attesa dell'arrivo del secondo piatto del menù.

9.           Quanti camerieri? Molti, troppi, pochi o pochissimi. In alcuni ricevimenti se ne perde traccia. L’ideale va da uno ogni dieci/quindici ospiti al massimo. Diversamente, contattare “Chi l’ha visto” e chiedere un rimborso.

10.        Ci staremo tutti? Spesso molti ristoratori sono un po’ troppo ottimisti. 150 persone in una sala di 120 metri quadri? A meno di soppalcarla (sconsigliato), ce ne vanno non più di 80, e se qualcuno vi garantisse il contrario, chiedete di veder prima la sala allestita (e contate tutte le sedie!).

11.        La tentazione del ristoratore. Esistono ottimi ristoratori che si rivelano pessimi catering. Perché? Si tratta di mestieri completamente diversi, occorre possedere (non basta noleggiare) centinaia di migliaia di euro di attrezzatura, disporre di un’esperienza specifica ed essere in grado di risolvere i problemi dell’ultimo minuto. Quando si gioca in casa, è tutto più facile. Ma se si rompe il forno a 100 km di distanza?

12.        A volte, meglio essere gelosi! Altro rischio da evitare è che il vostro fornitore si faccia prender la mano e venda 5 banchetti nello stesso giorno del vostro. Pagare lo stesso prezzo ed ottenere un quinto dell’attenzione (e delle risorse) a volte non vale la pena!

13.        Chiarite i numeri. Il prezzo spesso è in funzione del numero. E viceversa. Se prenotate per 100, pagherete per 100, anche se i presenti erano in realtà 85! Quindi meglio informarsi delle condizioni e del minimo garantito, nonché di eventuali margini di tolleranza.

14.        Provate il menu. Scegliete un catering che vi ispiri fiducia, ma non puntate tutto sulla stretta di mano. Anche il catering più professionale e rinomato può sfornare un piatto che sulla carta  “sembrava tanto buono” ma, in realtà, era diverso da quanto vi aspettavate. Per questo, chiedete di provare il menu, per avere un’idea precisa di quanto state acquistando.

15.        Tutto fatto in casa? A parole certamente sì, ma rimarreste stupiti di quanti quintali si surgelati scorrano ogni anno nelle cucine. Per questo, verificate di persona chiedendo che tutto venga messo su carta, per evitare un pranzo stile fast food.

16.        Prezzo troppo basso? Esistono due scuole di pensiero. La prima: se il prezzo è troppo basso la qualità sarà certo scarsa. La seconda: spendere meno vale sempre la pena.

Non necessariamente è così. Richiedere una proposta “no frills”, semplice e senza eccessive complicazioni può farvi ottenere un buon prezzo. L’importante è ottenere tutte le garanzie del caso!

17.        E adesso, a chi mi rivolgo? E’ la domanda di chi parla per tre mesi con il referente del catering e poi, sul più bello (durante il servizio), la tal persona non c’è. Oltre ad essere una garanzia del rispetto di quanto concordato, se il responsabile è presente saprete a chi rivolgervi per ogni necessità, dai cambiamenti dell’ultimo minuto alle necessità impreviste.

18.               Rispettare i tempi. Quante volte abbiamo sentito parlare di pranzi e cene interminabili? Quanti ricevimenti in cui, tra una portata e l’altra, trascorrono parecchi quarti d’ora?

La lentezza del servizio è una pecca diffusa. Dipende da vari fattori: pochi camerieri, cucina non organizzata, inesperienza di chi ha studiato il menu o di chi lo sta cucinando e impiattando. Per evitare colpi di sonno fra gli ospiti, fatevi indicare un programma preciso con la durata del servizio ed i tempi di attesa previsti tra una portata e l’altra.

19.         Attenzione all’effetto “Cenerentola” Secondo alcuni ristoratori, il gioco è bello finché dura poco: ovvero, prima finisce il servizio e si torna a casa, meglio è.

Se sotto l’aspetto gestionale un evento che non si dilunghi troppo è preferibile, è altrettanto vero che va definito con cura il programma e gli orari di un evento. Questo per garantire la qualità del servizio sia nella fase iniziale che in quella finale, e per evitare che, scoccata la mezzanotte, maître e camerieri si dileguino magicamente nel buio, lasciandovi soli con una zucca in mano.

20.        Quando è meglio non essere originali. L’originalità di per sé è un elemento positivo, tuttavia in alcune occasioni è meglio mantenersi sul “classico”. Un esempio? Le divise del personale! La “divisa” nasce per contraddistinguere una funzione, e chi si occupa di accogliere e servire, come i camerieri, dev’essere impeccabile, vestire una divisa elegante e sfoggiare un aspetto ben curato. Sotto questo aspetto, meglio evitare la sorpresa di uno stuolo di camerieri trafelati, vestito ciascuno in modo diverso e magari con la barba del giorno prima o il piercing al naso.

Direte: ma è ovvio, chi propone personale del genere?

Bene, ma poi non lamentatevi!

21.              Anche l’occhio…

Sostanza e forma si coniugano in molti modi diversi. Fermo restando che la qualità viene prima di tutto, che dunque è inutile un bel piatto se non è anche buono, meglio dedicare un po’ di attenzione anche all’immagine.

Una crespella, ad esempio, si può presentare in tanti modi diversi! Si può immaginare come un elegante fazzoletto di crêpe, dal colore dorato, soffice ed elegantemente servita al centro di un piatto, magari con una piccola decorazione al fianco, e di solito funziona così. Ma molti rimarrebbero stupiti nel vedere quanti modi diversi ci sono per preparare la stessa pietanza. C’è chi le arrotola, chi le taglia a quadretti, chi le avvolge su se stesse, chi le ricopre di besciamella, chi le serve in una terrina o le presenta come una piccola frittata…

22.        Mai brancolare al buio.

Ci sono splendide location che splendono letteralmente, almeno alla luce del sole. Tuttavia, se il vostro evento si svolgerà di sera, meglio assicurarvi che anche il vostro catering risplenda non solo per la qualità del cibo. Rimanere al buio o cenare nella penombra, individuando le posate solo grazie al tatto non è affatto piacevole. Ma anche senza arrivare a questi eccessi, verificate che o la location o il vostro catering provvedano ad assicurare un adeguata illuminazione dei punti cruciali: l’area del buffet, i punti di passaggio, la zona in cui i vostri ospiti ceneranno… non solo a lume di candela!

23.              Una cena da brivido!

            Anche se oggi sono di moda le "cene con delitto", in cui gli Ospiti si calano nel ruolo dei detectives per scovare l'assassino, noi siamo più prosaici e ci chiederemo se nella serata che abbiamo programmato in ogni dettaglio la sala che accoglierà i nostri invitati sarà accogliente e confortevole anche per quanto riguarda la temperatura. Ci sono vari fattori che condizionano il comfort e occorre tener conto del tipo di struttura che utilizzeremo. La grande sala di un palazzo d'epoca richiede di solito un impianto molto potente, e l'accensione del riscaldamento con un largo anticipo, per evitare di lasciare gli Ospiti al freddo (una delle condizioni peggiori per una cena). Una tensostruttura richiede ancora più attenzione: l'isolamento termico è molto ridotto se non inesistente, e occorre affidarsi a sistemi di riscaldamento capaci di mantenere il comfort e di adeguare automaticamente la temperatura.

            In generale, noterete che una sala già calda prima dell'evento tenderà a diventare anche troppo calda una volta che gli invitati avranno preso posto e l'evento procederà nel suo programma. Le migliori locations sono dotate di impianti che adeguano automaticamente temperatura, umidità e ricambio di aria, per mantenere un clima perfetto. Come sempre, molto meglio verificare in anticipo e farsi dare le opportune assicurazioni!

24.       Un pranzo tropicale

            Questa è la variante per chi ama i climi caldi e l'aria aperta: in effetti, non c'è niente di meglio di un cocktail nella bella stagione, un pranzo in una limpida giornata estiva o un brunch nell'assolata campagna di settembre.

Meglio però tener conto della temperatura che si raggiungerà quando il sole sarà a picco su tavoli e buffet: specie per i servizi con il posto a tavola, può diventare fastidioso restare sotto il sole per un lungo periodo di tempo. Il calore ed i riflessi di luce spingeranno i vostri Ospiti a cercare riparo e refrigerio dove meno immaginate, o a spostare di propria iniziativa l'ombrellone che il catering aveva tanto diligentemente predisposto tre ore prima (ma il sole, si sa, gira...)

Dunque chi vuole evitare sorprese farà bene a scegliere un luogo ricco di luce, ma che dalle 12 alle 18 potrà offrire zone ombreggiate e fresche per il comfort di tutti i partecipanti.

25.       E se poi piove?

            La differenza tra un ricevimento di successo ed uno disastrato non è mai nella sfortuna, ma nella buona o cattiva programmazione.

            Spesso chi sceglie un servizio di catering lo fa per un evento nella bella stagione, e siamo perfettamente d'accordo, dato che utilizzare gli spazi esterni, godersi il mare o la natura, il panorama o gli scorci di un elegante giardino sono plus che rendono ancor più speciale un momento importante.

            Nella scelta della location occorre però sempre ipotizzare tutti i possibili scenari: occorre farlo anzitutto per maggior tranquillità, confidando che il piano A proceda come deve, ma sapendo bene che è sempre meglio avere in serbo anche un piano B e addirittura un piano C.

            Così chi programma un pranzo in terrazza o una cena sulla spiaggia dovrà considerare che il clima può riservare molte sorprese. Troppo vento in una giornata di sole rende impossibile pranzare in una location esterna, e il bel panorama scalerà purtroppo in secondo piano quando voleranno via tovaglioli e menù.

            Un temporale estivo può cogliere di sorpresa e smentire anche le previsioni meteo più tranquille: fa parte del gioco.

            Nella scelta della location, dunque, occorrerà valutare la presenza di uno spazio alternativo al coperto o all'interno, capace di ospitare comodamente il ricevimento e consentire al programma di svolgersi interamente senza rinunce. La sala dovrà essere abbastanza ampia da ospitare aperitivo, cena e intrattenimento, e l'allestimento dovrà essere realizzato in tempo per accogliere gli Ospiti in arrivo, che non dovranno essere costretti a spostare loro tavoli e sedie sotto la pioggia battente!

            Nei casi in cui non vi siano spazi interni adeguati, bisogna valutare l'opportunità di far allestire una tensostruttura elegante, funzionale e sufficientemente ampia per il backup dell'evento. Occorrono spazi adeguati e, soprattutto, occorre ipotizzare un budget adeguato, dato che spesso noleggio e allestimento della struttura cosa molto di più dell'affitto della location che avete in mente.

Ecco qui: una serie di domande, suggerimenti e consigli scritti non per terrorizzarvi e rinunciare a priori al vostro evento, ma per renderlo davvero speciale e memorabile. Un ricevimento che in tanti ricorderanno per la bellezza della location, la bontà del vostro menù e l'eleganza delle vostre scelte.

Ma anche per tutto ciò che NON è accaduto, proprio perché VOI avrete fatto le scelte giuste!

Quanto costa un ricevimento organizzato con il catering?

Questa è forse una delle domande più frequenti sul tema del banqueting, ed è sicuramente quella che trova meno risposte, sia sul web che sul materiale informativo di tantissime aziende di catering, e parlarne spesso significa sfatare un tabù.

Il tema del prezzo è, come sempre, molto delicato, e va giustamente affrontato con cura: è vero infatti che i servizi forniti da aziende apparentemente simili sono in realtà molto differenti tra loro.

La politica dei prezzi dovrebbe, almeno in teoria, rispecchiare tali valori: un servizio di catering blasonato e di altissima qualità sosterrà una politica di prezzi elevati. Al contrario, un catering più "artigianale" dovrebbe proporre quotazioni più ridotte, a fronte di servizi più semplici ed allestimenti meno prestigiosi.

La realtà è però spesso diversa: non è raro vedere preventivi astronomici, che si concretizzano in eventi che non hanno nulla di eccezionale. E, al contrario, può capitare di vedere ricevimenti con ospiti gratificati e sorridenti anche se l'investimento sul catering non sia stato da "guerre stellari".

Come valutare il costo di un servizio di catering?

E' innegabile che, alla fine del conti, un ricevimento per 100 partecipanti, con menu di 5 portate di carne servito al tavolo, se ben organizzato in modo da soddisfare tutti gli invitati non possa scendere sotto un determinato valore.

E' altrettanto chiaro che lo stesso tipo di servizio non possa costare oltre una determinata cifra, sufficiente a coprire i costi e a fornire una buona remunerazione a chi organizza, a proprio rischio, un evento sicuramente impegnativo.

Quali sono questi valori? Facciamo due conti, partendo da quanto costa mediamente realizzare una cena per 100 persone.

Partiamo dal personale: come per tutte le aziende che vendono servizi, il catering ha per natura un'alta incidenza nei propri costi del personale impiegato nelle varie fasi di realizzazione del servizio.

La preparazione di un menu come quello descritto, (piatti di carne, 5 portate, 100 ospiti) richiede anzitutto l'opera di cuochi che si occupino della preparazione delle pietanze.

Da quelle dell'aperitivo, proseguendo con l'antipasto, la pasta fresca per i primi piatti, la preparazione del secondo e dei relativi contorni, e infine nella realizzazione di un ottimo dessert con cui concludere il pranzo o la cena.

Ciò che i cuochi preparano nella cucina "centralizzata" sono naturalmente le basi della cena, ed una preparazione adeguata richiede un minimo di una giornata di lavoro con 3 persone di staff. Considerando che l'orario massimo consentito per legge è di 8 ore al giorno, ecco che abbiamo un totale di 24 ore.

Quello che poi i cuochi preparano, va adeguatamente trasportato presso la location in cui sarà cucinato (almeno per 2 ore per il carico, il trasporto e lo scarico), moltiplicato ovviamente per gli stessi 3 cuochi, per un totale di altre 6 ore.

Viene quindi il servizio on-site: per garantire un'ottima qualità della cucina, il menu va cucinato sul posto. Considerando che gli ospiti arriveranno alle 18.00, i cuochi dovranno essere sul posto almeno 2 ore prima. La cena inizierà alle 20? Consideriamo che il dolce sarà servito tra le 22 e le 23, dunque i cuochi dovranno rimanere sul posto almeno fino alle 24.00. Totale? dalle 16 alle 23, abbiamo 7 ore, che moltiplicato per 3 produce altre 21 ore. Ma non è finita: i cuochi dovranno rientrare in sede, scaricare i mezzi e riassettare l'attrezzatura. Altre 2 ore, che per 3 cuochi fa infine 6 ore. 24 + 6 + 21 + 6 = 57 ore.

Di questo passo rischieremmo di dilungarci troppo, tuttavia come tutti sanno un ricevimento richiede una forte presenza dello staff di sala (maitre e camerieri), per un totale di circa 80-100 ore, considerando carico, trasporto, scarico dell'attrezzatura (dai tavoli alle sedie, alle cucine, ai piatti, ecc.), mise en place, servizio (considerando almeno 6 camerieri ed un maitre di sala per 100 Ospiti), ed infine il dover ricaricare tutto, a fine servizio, su camion, e riportare il tutto in sede.

La preparazione in cucina richiede la presenza di addetti al lavaggio ed alla pulizia delle cucine, di addetti allo sbarazzo durante il servizio, di addetti al lavaggio delle stoviglie una volta concluso il servizio. Totale, circa 30 ore.

Aggiungiamo a tutto questo l'incidenza dell'incarico di chi segue il cliente nella vendita, nell'organizzazione, nella fatturazione, per un totale di almeno 10-15 ore.

Il totale delle ore che ne risultano, quindi, è di circa 200/220 ore di lavoro.

Ognuno è naturalmente libero di pagare il personale più di quanto sia il cosiddetto "minimo sindacale" (ed è normale che chi è bravo guadagni di più!), ma il costo minimo possibile per un'azienda per un'ora lavorata è di € 18,00 lordi.

Se moltiplichiamo questa circa per le 200 ore di cui si è detto, abbiamo un costo per l'azienda di circa 3600 euro, con un'incidenza media per ciascun invitato di 36 euro. E solo per il personale!

Non preseguiamo oltre: la cifra è già sufficientemente alta per porre una domanda: è possible che qualche catering proponga matrimoni a 40 euro per persona?

Non dimentichiamoci che al costo indicato sopra bisogna aggiungere l'acquisto degli alimentari, delle bevande, della biancheria, dei trasporti, dell'utilizzo dell'attrezzatura e dei rischi connessi ad ogni occasione (non immaginate quante forchette si riescano a perdere durante una cena in campagna su un prato!).

La risposta è evidente: chi scende intorno a queste cifre, deve per forse risparmiare da qualche parte. Il legittimo dubbio di chi sta per affidarsi a un catering è: su cosa risparmieranno per offrirmi un prezzo così basso? Sulla qualità dei cibi? Sull'efficienza del servizio? Magari con qualche cameriere e cuoco in meno del necessario?

Sono dubbi che è sempre meglio non avere...

In definitiva, un costo giusto per un ricevimento come quello che abbiamo descritto, che non contiene esagerazioni ma rispecchia un servizio di qualità, si aggira tra i 60 ed 80 euro per persona.

Chi chiede molto di più, probabilmente esagera. Ma anche chi vi proporrà molto meno, probabilmente dovrà scendere a parecchi compromessi su staff, cibi e bevande.

E, si sa, nelle occasioni importanti è meglio evitare compromessi!