Ecco un piccolo decalogo dedicato a chi è alle prese con una scelta importante: individuare e confermare il catering giusto per un evento memorabile!
1. Il catering parla italiano? Ritrovarsi circondati da uno staff che
non conosce una sola parola della vostra lingua non è il massimo: accertarsene!
2. Controllare il menu prima della stampa. Per evitare errori e imbarazzi: di
impaginazione, di ortografia, di grammatica e… orrore! del nome sbagliato dell’azienda
sponsor o degli sposi!
3. Chiedere un preventivo “tutto compreso”. A volte può essere una spiacevole sorpresa
scoprire che nel preventivo del catering mancano i tavoli e le sedie.
4. Verificare che il vostro catering sia
assicurato. Pensate sia
scontato? Non è così: se si macchia il vestito del presidente, se la nonna
inciampa nella tovaglia o se il vento ribalta l’ombrellone e rompe le vetrate
della villa che avete preso in affitto, una buona assicurazione risolve ogni problema.
E non tutti ce l’hanno: in tanti improvvisano e sono completamente a rischio,
mentre molti hanno una polizza base per il bar o la pasticceria, che non compre
assolutamente gli eventi organizzanti all'esterno...
5. Il menu sembra ottimo, ma hanno la licenza? Sorprendentemente, l’arte del catering è
oggi molto improvvisata, tanti non sanno che occorrono licenze specifiche per
questa attività. Un’autorizzazione sanitaria ed una licenza amministrativa sono
il minimo indispensabile. E non solo per evitare multe e sequestri al vostro
fornitore, ma anche per scongiurare che i N.A.S. facciano irruzione durante il
vostro ricevimento!
6. Chi garantisce la qualità dei cibi? E’ fondamentale che un menu sia piacevole
al gusto e composto da pietanze di qualità. Non bastano però materie prime di
qualità: i cibi sono delicati e vanno gestiti in modo appropriato,
soprattutto quando si trasportano e vengono serviti in location particolari. E’
essenziale quindi che sia rispettata la catena del freddo e siano seguite le
normative igieniche della ristorazione (HACCP).
7. Chi fa il matrimonio si ricorderà della
torta? La domanda sembra
superflua. In realtà è accertato che qualcuno si sia, come dire, dimenticato di
questo dettaglio. Meglio non rischiare!
8. Professionalità e Quantità. Generalmente un professionista sa
calcolare piuttosto bene i quantitativi di cibi, attrezzatura e personale
necessari. Non vi auguriamo di dover provare sulla vostra pelle il contrario,
con metà dei vostri ospiti con il piatto vuoto, nella vana attesa dell'arrivo
del secondo piatto del menù.
9. Quanti camerieri? Molti, troppi, pochi o pochissimi. In
alcuni ricevimenti se ne perde traccia. L’ideale va da uno ogni dieci/quindici
ospiti al massimo. Diversamente, contattare “Chi l’ha visto” e chiedere un
rimborso.
10. Ci staremo tutti? Spesso molti ristoratori sono un po’
troppo ottimisti. 150 persone in una sala di 120 metri quadri? A meno
di soppalcarla (sconsigliato), ce ne vanno non più di 80, e se qualcuno vi
garantisse il contrario, chiedete di veder prima la sala allestita (e contate
tutte le sedie!).
11. La tentazione del ristoratore. Esistono ottimi ristoratori che si
rivelano pessimi catering. Perché? Si tratta di mestieri completamente diversi,
occorre possedere (non basta noleggiare) centinaia di migliaia di euro di
attrezzatura, disporre di un’esperienza specifica ed essere in grado di
risolvere i problemi dell’ultimo minuto. Quando si gioca in casa, è tutto più
facile. Ma se si rompe il forno a 100 km di distanza?
12. A volte, meglio essere gelosi! Altro rischio da evitare è che il vostro
fornitore si faccia prender la mano e venda 5 banchetti nello stesso giorno del
vostro. Pagare lo stesso prezzo ed ottenere un quinto dell’attenzione (e delle
risorse) a volte non vale la pena!
13. Chiarite i numeri. Il prezzo spesso è in funzione del
numero. E viceversa. Se prenotate per 100, pagherete per 100, anche se i
presenti erano in realtà 85! Quindi meglio informarsi delle condizioni e del
minimo garantito, nonché di eventuali margini di tolleranza.
14. Provate il menu. Scegliete un catering che vi ispiri
fiducia, ma non puntate tutto sulla stretta di mano. Anche il catering più
professionale e rinomato può sfornare un piatto che sulla carta “sembrava tanto buono” ma, in realtà, era
diverso da quanto vi aspettavate. Per questo, chiedete di provare il menu, per
avere un’idea precisa di quanto state acquistando.
15. Tutto fatto in casa? A parole certamente sì, ma rimarreste
stupiti di quanti quintali si surgelati scorrano ogni anno nelle cucine. Per
questo, verificate di persona chiedendo che tutto venga messo su carta, per
evitare un pranzo stile fast food.
16. Prezzo troppo basso? Esistono
due scuole di pensiero. La prima: se il prezzo è troppo basso la qualità sarà certo
scarsa. La seconda: spendere meno vale sempre la pena.
Non
necessariamente è così. Richiedere una proposta “no frills”, semplice e senza
eccessive complicazioni può farvi ottenere un buon prezzo. L’importante è
ottenere tutte le garanzie del caso!
17. E adesso, a chi mi rivolgo? E’ la domanda di chi parla per tre mesi
con il referente del catering e poi, sul più bello (durante il servizio), la
tal persona non c’è. Oltre ad essere una garanzia del rispetto di quanto
concordato, se il responsabile è presente saprete a chi rivolgervi per ogni
necessità, dai cambiamenti dell’ultimo minuto alle necessità impreviste.
18.
Rispettare i tempi. Quante volte abbiamo sentito parlare di
pranzi e cene interminabili? Quanti ricevimenti in cui, tra una portata e
l’altra, trascorrono parecchi quarti d’ora?
La
lentezza del servizio è una pecca diffusa. Dipende da vari fattori: pochi
camerieri, cucina non organizzata, inesperienza di chi ha studiato il menu o di
chi lo sta cucinando e impiattando. Per evitare colpi di sonno fra gli ospiti,
fatevi indicare un programma preciso con la durata del servizio ed i tempi di
attesa previsti tra una portata e l’altra.
19. Attenzione all’effetto “Cenerentola” Secondo alcuni ristoratori, il gioco è
bello finché dura poco: ovvero, prima finisce il servizio e si torna a casa,
meglio è.
Se sotto l’aspetto gestionale un evento
che non si dilunghi troppo è preferibile, è altrettanto vero che va definito
con cura il programma e gli orari di un evento. Questo per garantire la qualità
del servizio sia nella fase iniziale che in quella finale, e per evitare che,
scoccata la mezzanotte, maître e camerieri si dileguino magicamente
nel buio, lasciandovi soli con una zucca in mano.
20. Quando è meglio non essere originali. L’originalità di per sé è un elemento
positivo, tuttavia in alcune occasioni è meglio mantenersi sul “classico”. Un
esempio? Le divise del personale! La “divisa” nasce per contraddistinguere una
funzione, e chi si occupa di accogliere e servire, come i camerieri, dev’essere
impeccabile, vestire una divisa elegante e sfoggiare un aspetto ben curato.
Sotto questo aspetto, meglio evitare la sorpresa di uno stuolo di camerieri
trafelati, vestito ciascuno in modo diverso e magari con la barba del giorno
prima o il piercing al naso.
Direte: ma è ovvio, chi propone personale
del genere?
Bene, ma poi non lamentatevi!
21.
Anche l’occhio…
Sostanza
e forma si coniugano in molti modi diversi. Fermo restando che la qualità viene
prima di tutto, che dunque è inutile un bel piatto se non è anche buono, meglio
dedicare un po’ di attenzione anche all’immagine.
Una
crespella, ad esempio, si può presentare in tanti modi diversi! Si può
immaginare come un elegante fazzoletto di crêpe, dal colore dorato, soffice ed
elegantemente servita al centro di un piatto, magari con una piccola
decorazione al fianco, e di solito funziona così. Ma molti rimarrebbero stupiti
nel vedere quanti modi diversi ci sono per preparare la stessa pietanza. C’è
chi le arrotola, chi le taglia a quadretti, chi le avvolge su se stesse, chi le
ricopre di besciamella, chi le serve in una terrina o le presenta come una
piccola frittata…
22. Mai brancolare al buio.
Ci
sono splendide location che splendono letteralmente, almeno alla luce del sole.
Tuttavia, se il vostro evento si svolgerà di sera, meglio assicurarvi che anche
il vostro catering risplenda non solo per la qualità del cibo. Rimanere al buio
o cenare nella penombra, individuando le posate solo grazie al tatto non è
affatto piacevole. Ma anche senza arrivare a questi eccessi, verificate che o
la location o il vostro catering provvedano ad assicurare un adeguata
illuminazione dei punti cruciali: l’area del buffet, i punti di passaggio, la
zona in cui i vostri ospiti ceneranno… non solo a lume di candela!
23.
Una cena da brivido!
Anche se oggi sono di moda le "cene con delitto",
in cui gli Ospiti si calano nel ruolo dei detectives per scovare l'assassino,
noi siamo più prosaici e ci chiederemo se nella serata che abbiamo programmato
in ogni dettaglio la sala che accoglierà i nostri invitati sarà accogliente e
confortevole anche per quanto riguarda la temperatura. Ci sono vari fattori che
condizionano il comfort e occorre tener conto del tipo di struttura che
utilizzeremo. La grande sala di un palazzo d'epoca richiede di solito un
impianto molto potente, e l'accensione del riscaldamento con un largo anticipo,
per evitare di lasciare gli Ospiti al freddo (una delle condizioni peggiori per
una cena). Una tensostruttura richiede ancora più attenzione: l'isolamento
termico è molto ridotto se non inesistente, e occorre affidarsi a sistemi di
riscaldamento capaci di mantenere il comfort e di adeguare automaticamente la
temperatura.
In generale, noterete che una sala già calda prima
dell'evento tenderà a diventare anche troppo calda una volta che gli invitati
avranno preso posto e l'evento procederà nel suo programma. Le migliori
locations sono dotate di impianti che adeguano automaticamente temperatura,
umidità e ricambio di aria, per mantenere un clima perfetto. Come sempre, molto
meglio verificare in anticipo e farsi dare le opportune assicurazioni!
24. Un pranzo tropicale
Questa è la variante per chi ama i climi caldi e l'aria
aperta: in effetti, non c'è niente di meglio di un cocktail nella bella stagione,
un pranzo in una limpida giornata estiva o un brunch nell'assolata campagna di
settembre.
Meglio però tener conto della temperatura
che si raggiungerà quando il sole sarà a picco su tavoli e buffet: specie per i
servizi con il posto a tavola, può diventare fastidioso restare sotto il sole
per un lungo periodo di tempo. Il calore ed i riflessi di luce spingeranno i
vostri Ospiti a cercare riparo e refrigerio dove meno immaginate, o a spostare
di propria iniziativa l'ombrellone che il catering aveva tanto diligentemente
predisposto tre ore prima (ma il sole, si sa, gira...)
Dunque chi vuole evitare sorprese farà
bene a scegliere un luogo ricco di luce, ma che dalle 12 alle 18 potrà offrire
zone ombreggiate e fresche per il comfort di tutti i partecipanti.
25.
E se poi piove?
La differenza tra un ricevimento di successo ed uno
disastrato non è mai nella sfortuna, ma nella buona o cattiva programmazione.
Spesso
chi sceglie un servizio di catering lo fa per un evento nella bella stagione, e
siamo perfettamente d'accordo, dato che utilizzare gli spazi esterni, godersi
il mare o la natura, il panorama o gli scorci di un elegante giardino sono plus
che rendono ancor più speciale un momento importante.
Nella
scelta della location occorre però sempre ipotizzare tutti i possibili scenari:
occorre farlo anzitutto per maggior tranquillità, confidando che il piano A
proceda come deve, ma sapendo bene che è sempre meglio avere in serbo anche un
piano B e addirittura un piano C.
Così
chi programma un pranzo in terrazza o una cena sulla spiaggia dovrà considerare
che il clima può riservare molte sorprese. Troppo vento in una giornata di sole
rende impossibile pranzare in una location esterna, e il bel panorama scalerà
purtroppo in secondo piano quando voleranno via tovaglioli e menù.
Un
temporale estivo può cogliere di sorpresa e smentire anche le previsioni meteo
più tranquille: fa parte del gioco.
Nella
scelta della location, dunque, occorrerà valutare la presenza di uno spazio
alternativo al coperto o all'interno, capace di ospitare comodamente il
ricevimento e consentire al programma di svolgersi interamente senza rinunce. La
sala dovrà essere abbastanza ampia da ospitare aperitivo, cena e
intrattenimento, e l'allestimento dovrà essere realizzato in tempo per
accogliere gli Ospiti in arrivo, che non dovranno essere costretti a spostare
loro tavoli e sedie sotto la pioggia battente!
Nei
casi in cui non vi siano spazi interni adeguati, bisogna valutare l'opportunità
di far allestire una tensostruttura elegante, funzionale e sufficientemente
ampia per il backup dell'evento. Occorrono spazi adeguati e, soprattutto,
occorre ipotizzare un budget adeguato, dato che spesso noleggio e allestimento
della struttura cosa molto di più dell'affitto della location che avete in
mente.
Ecco
qui: una serie di domande, suggerimenti e consigli scritti non per
terrorizzarvi e rinunciare a priori al vostro evento, ma per renderlo davvero
speciale e memorabile. Un ricevimento che in tanti ricorderanno per la bellezza
della location, la bontà del vostro menù e l'eleganza delle vostre scelte.
Ma
anche per tutto ciò che NON è accaduto, proprio perché VOI avrete fatto le
scelte giuste!
