La location perfetta

Chi si occupa di banqueting così come lo intendiamo noi (un vero professionista lo definirebbe off-premise catering) generalmente propone alla propria clientela una lista di locations dove realizzare il proprio evento: dal matrimonio al meeting aziendale, dal music party alla cena di gala, per ogni appuntamento esiste infatti la location perfetta.
Questo non significa naturalmente che il nostro Cliente scelga effettivamente la location più adeguata: spesso l'elemento irrazionale ed emotivo tende a far innamorare del posto più improbabile, ed in questo caso a nulla varranno i vostri sforzi nel dissuadere da questa scelta.
Tuttavia il perfetto banqueting manager deve conoscere alla perfezione una location prima di proporla: con questo intendo dire che non è sufficiente conoscere ogni angolo di ogni sala ed ogni centimetro del giardino, quanto, piuttosto, avere in mente un quadro complessivo della location in cui siano ben presenti tutti gli elementi con cui noi o i nostri ospiti avranno a che fare durante l'evento. E' addirittura consigliabile visitare periodicamente tutte le location che proponiamo, proprio perchè da un mese all'altro potrebbero esserci state novità che è sempre meglio conoscere in anticipo.

Ma vediamo con maggior precisione i punti salienti da tenere bene a mente nella nostra valutazione complessiva di una location:

• Il costo di affitto (che potrebbe essere, in base al tipo di evento, a carico nostro o del cliente)
• I costi di gestione dell'evento legati alla location (in alcune situazioni, ad esempio, l'utilizzo di uno o più servizi presenti sul posto prevede un supplemento o un costo aggiuntivo: quindi meglio conoscere tutto in anticipo, per avere un budget più attendibile)
• La disponibilità di spazi adeguati anche in caso di maltempo (ne abbiamo già parlato, ma sempre meglio sottolineare come anche l'evento più sontuoso rischi di ridursi in un flop se non esistono delle valide alternative).
• La possibilità di utilizzare tutti gli spazi necessari al nostro evento: occorrono parecchi mq per il cocktail, e molti di più per la mise en place. L'intrattenimento richiede altri spazi, come una pista da ballo o una pedana per l'orchestra. Il nostro Cliente può inoltre avere ulteriori necessità, e la location deve mettere a disposizione gli spazi adeguati ed accessibili.
• La disponibilità di un parcheggio adeguato. Un problema che non riguarda solitamente le locations in campagna ma che è fondamentale per gli eventi in centro: se trovare un posto auto è difficile, pensate a dove potranno parcheggiare le 100 auto degli Ospiti! Questo tema riguarda anche il catering, nel senso che è bene avere in mente dove potremo posteggiare i nostri automezzi (nella migliore delle ipotesi il camion con gli alimenti, per gli eventi più grandi occorrono anche 5/10 automezzi di grandi dimensioni!), e quelli del nostro staff.
• Il regolamento della location: è sempre bene ricordare che lavoriamo in casa d'altri, quindi tutto va fatto in punta di piedi, con attenzione a rispettare le regole, più o meno scritte. Soprattutto nelle location "sensibili", come un museo, una biblioteca, o in cui esista già un'organizzazione complessa, come una fiera, un ospedale o una pubblica amministrazione, è necessario conoscere il regolamento relativo a modalità di accesso, scarico materiale, orari, assicurazioni e permessi.
• L'esistenza o meno di una cucina, e la possibilità di utilizzare delle attrezzature già presenti sul posto. Si tratta di elementi fondamentali, dato che la presenza più o meno completa di queste attrezzature "pesanti" incide notevolmente sul nostro budget dei costi. Naturalmente dove queste opportunità siano presenti, è sempre bene informarsi sulle modalità di utilizzo e sullo stato di manutenzione delle attrezzature, oltre che sull'eventuale costo di utilizzo, che spesso è in qualche modo mascherato per emergere solo successivamente, a budget ormai chiuso!
• Lo stato di illuminazione della location: se l'evento in programma è per la sera, meglio che il nostro sopralluogo venga fatto in un orario similare. Esistono location che cambiano aspetto dal giorno alla notte, ed anche se al chiaro di luna l'atmosfera è sicuramente suggestiva, senza un'adeguata illuminazione potrebbe essere difficile cenare agevolmente! Verificate quindi la presenza di un impianto adeguato e funzionante, e laddove questo mancasse, andrà integrato con un allestimento ad-hoc installato da un elettricista professionista.
• Il vicinato di abitazioni o comunque situazioni a cui il nostro evento potrebbe creare fastidi: pensiamo al caso dell'evento con intrattenimento musicale fino a tarda ora, o allo spettacolo di fuochi pirotecnici che potrebbe infastidire notevolmente il vicino di casa. Meglio verificare in anticipo e, eventualmente, concordare la cosa: potremmo così evitare spiacevoli sorprese o interferenze inopportune quando sarebbe ormai troppo tardi per risolverle.

Questi suggerimenti valgono come detto per le location che un banqueting manager propone. A maggior ragione questi elementi dovranno essere valutati nel caso in cui il vostro Cliente richieda un servizio in una location che non conoscete, o in cui comunque non avete mai operato.

Per questo è necessaria una site inspection approfondita, che da un lato vi consentirà di proporre la tipologia di servizio più corretta, e dall'altro di prevenire e risolvere brillantemente tutte le problematiche del caso, mantenendo al contempo un accurato controllo dei costi che, nel nostro settore, è davvero fondamentale!