Il banqueting congressuale spesso deve corrispondere a criteri ben specifici: - Alto numero di partecipanti
- Durata media dei servizi molto compressa
- Forte densità nell'affollamento degli spazi a disposizione
- Necessità di individuare menu equilibrati, adatti ai gusti di tutti
- Utilizzo di ambienti e spazi progettati per altri utilizzi
- Budget disponibili piuttosto contenuti
Questi fattori (l'ultimo in particolare, a causa della recente recessione economica, ha ormai assunto il ruolo di protagonista) non sono generalmente compatibili con le caratteristiche che un buon servizio di banqueting dovrebbe offrire.
Qualità dei cibi, cura dei servizi, organizzazione efficiente richiedono infatti tempo, spazio e budget che molto spesso non sono disponibili nella misura in cui un banqueting manager preferirebbe.
La capacità professionale di chi organizza ristorazione congressuale sta dunque nel individuare e proporre le formule più adeguate, personalizzate ad hoc per l'evento specifico.
Questo significa sostanzialmente che, di fatto, non esiste quasi mai uno standard, soprattutto se le condizioni operative cambiano in continuazione, così come le esigenze e le preferenze del Cliente.
Il lavoro di ricerca, approfondimento e studio di soluzioni personalizzate consente infatti di individuare menu e formule di servizio che il Cliente a priori non prende neppure in considerazione, ma che in realtà possono soddisfare le sue necessità meglio di formule standard.
Il caso tipo è quello dell'evento di formazione scientifica, a cui partecipano diverse centinaia di professionisti o specializzandi, abituati alla classica colazione di lavoro con menu prefissato servita al tavolo.
Quando l'esigenza del committente diventa quella di contenere il budget rispetto ad una proposta iniziale, ci sono due opzioni: mantenere la formula di servizio richiesta, riducendo il menu e l'accuratezza del servizio, con un forte compromesso sulla possibile soddisfazione del cliente (soprattutto se esiste già un precedente apprezzabile), oppure trasformare completamente il programma, proponendo un lunch in piedi.
Valorizzando elementi quali la durata del servizio, più contenuta, la dinamicità dell'occasione, che spesso può essere sfruttata a vantaggio degli sponsor presenti con i loro stand alla manifestazione, che godono in tal modo di una maggiore visibilità, come accade per i coffee breaks, e sottolineando come il budget complessivo possa risultare in questo modo addirittura inferiore a quanto previsto, può essere possibile convincere il Cliente anche più scettico.
Tutto questo senza sacrificare qualità dei cibi e cura del servizio: organizzando attentamente il flusso dei partecipanti, posizionando con criterio le postazioni buffet e individuando il menu adeguato ad essere agevolmente consumato in piedi (mai mettere, ad esempio, una pasta lunga come un tagliolino o uno spaghetto in un lunch in piedi), il gradimento dei partecipanti può essere superiore ad un risicato menu servito al tavolo.
La soluzione, inoltre, consente di offrire una maggior varietà di pietanze e gusti, con la possibilità di soddisfare un maggior numero di ospiti rispetto alla soluzione del menu servito.
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