25 cose da ricordare prima di scegliere il vostro Catering

Ecco un piccolo decalogo dedicato a chi è alle prese con una scelta importante: individuare e confermare il catering giusto per un evento memorabile!

1.           Il catering parla italiano? Ritrovarsi circondati da uno staff che non conosce una sola parola della vostra lingua non è il massimo: accertarsene!

2.           Controllare il menu prima della stampa. Per evitare errori e imbarazzi: di impaginazione, di ortografia, di grammatica e… orrore! del nome sbagliato dell’azienda sponsor o degli sposi!

3.           Chiedere un preventivo “tutto compreso”. A volte può essere una spiacevole sorpresa scoprire che nel preventivo del catering mancano i tavoli e le sedie.

4.            Verificare che il vostro catering sia assicurato. Pensate sia scontato? Non è così: se si macchia il vestito del presidente, se la nonna inciampa nella tovaglia o se il vento ribalta l’ombrellone e rompe le vetrate della villa che avete preso in affitto, una buona assicurazione risolve ogni problema. E non tutti ce l’hanno: in tanti improvvisano e sono completamente a rischio, mentre molti hanno una polizza base per il bar o la pasticceria, che non compre assolutamente gli eventi organizzanti all'esterno...

5.            Il menu sembra ottimo, ma hanno la licenza? Sorprendentemente, l’arte del catering è oggi molto improvvisata, tanti non sanno che occorrono licenze specifiche per questa attività. Un’autorizzazione sanitaria ed una licenza amministrativa sono il minimo indispensabile. E non solo per evitare multe e sequestri al vostro fornitore, ma anche per scongiurare che i N.A.S. facciano irruzione durante il vostro ricevimento!

6.           Chi garantisce la qualità dei cibi? E’ fondamentale che un menu sia piacevole al gusto e composto da pietanze di qualità. Non bastano però materie prime di qualità: i cibi sono delicati e vanno gestiti in modo appropriato, soprattutto quando si trasportano e vengono serviti in location particolari. E’ essenziale quindi che sia rispettata la catena del freddo e siano seguite le normative igieniche della ristorazione (HACCP).

7.            Chi fa il matrimonio si ricorderà della torta? La domanda sembra superflua. In realtà è accertato che qualcuno si sia, come dire, dimenticato di questo dettaglio. Meglio non rischiare!

8.           Professionalità e Quantità. Generalmente un professionista sa calcolare piuttosto bene i quantitativi di cibi, attrezzatura e personale necessari. Non vi auguriamo di dover provare sulla vostra pelle il contrario, con metà dei vostri ospiti con il piatto vuoto, nella vana attesa dell'arrivo del secondo piatto del menù.

9.           Quanti camerieri? Molti, troppi, pochi o pochissimi. In alcuni ricevimenti se ne perde traccia. L’ideale va da uno ogni dieci/quindici ospiti al massimo. Diversamente, contattare “Chi l’ha visto” e chiedere un rimborso.

10.        Ci staremo tutti? Spesso molti ristoratori sono un po’ troppo ottimisti. 150 persone in una sala di 120 metri quadri? A meno di soppalcarla (sconsigliato), ce ne vanno non più di 80, e se qualcuno vi garantisse il contrario, chiedete di veder prima la sala allestita (e contate tutte le sedie!).

11.        La tentazione del ristoratore. Esistono ottimi ristoratori che si rivelano pessimi catering. Perché? Si tratta di mestieri completamente diversi, occorre possedere (non basta noleggiare) centinaia di migliaia di euro di attrezzatura, disporre di un’esperienza specifica ed essere in grado di risolvere i problemi dell’ultimo minuto. Quando si gioca in casa, è tutto più facile. Ma se si rompe il forno a 100 km di distanza?

12.        A volte, meglio essere gelosi! Altro rischio da evitare è che il vostro fornitore si faccia prender la mano e venda 5 banchetti nello stesso giorno del vostro. Pagare lo stesso prezzo ed ottenere un quinto dell’attenzione (e delle risorse) a volte non vale la pena!

13.        Chiarite i numeri. Il prezzo spesso è in funzione del numero. E viceversa. Se prenotate per 100, pagherete per 100, anche se i presenti erano in realtà 85! Quindi meglio informarsi delle condizioni e del minimo garantito, nonché di eventuali margini di tolleranza.

14.        Provate il menu. Scegliete un catering che vi ispiri fiducia, ma non puntate tutto sulla stretta di mano. Anche il catering più professionale e rinomato può sfornare un piatto che sulla carta  “sembrava tanto buono” ma, in realtà, era diverso da quanto vi aspettavate. Per questo, chiedete di provare il menu, per avere un’idea precisa di quanto state acquistando.

15.        Tutto fatto in casa? A parole certamente sì, ma rimarreste stupiti di quanti quintali si surgelati scorrano ogni anno nelle cucine. Per questo, verificate di persona chiedendo che tutto venga messo su carta, per evitare un pranzo stile fast food.

16.        Prezzo troppo basso? Esistono due scuole di pensiero. La prima: se il prezzo è troppo basso la qualità sarà certo scarsa. La seconda: spendere meno vale sempre la pena.

Non necessariamente è così. Richiedere una proposta “no frills”, semplice e senza eccessive complicazioni può farvi ottenere un buon prezzo. L’importante è ottenere tutte le garanzie del caso!

17.        E adesso, a chi mi rivolgo? E’ la domanda di chi parla per tre mesi con il referente del catering e poi, sul più bello (durante il servizio), la tal persona non c’è. Oltre ad essere una garanzia del rispetto di quanto concordato, se il responsabile è presente saprete a chi rivolgervi per ogni necessità, dai cambiamenti dell’ultimo minuto alle necessità impreviste.

18.               Rispettare i tempi. Quante volte abbiamo sentito parlare di pranzi e cene interminabili? Quanti ricevimenti in cui, tra una portata e l’altra, trascorrono parecchi quarti d’ora?

La lentezza del servizio è una pecca diffusa. Dipende da vari fattori: pochi camerieri, cucina non organizzata, inesperienza di chi ha studiato il menu o di chi lo sta cucinando e impiattando. Per evitare colpi di sonno fra gli ospiti, fatevi indicare un programma preciso con la durata del servizio ed i tempi di attesa previsti tra una portata e l’altra.

19.         Attenzione all’effetto “Cenerentola” Secondo alcuni ristoratori, il gioco è bello finché dura poco: ovvero, prima finisce il servizio e si torna a casa, meglio è.

Se sotto l’aspetto gestionale un evento che non si dilunghi troppo è preferibile, è altrettanto vero che va definito con cura il programma e gli orari di un evento. Questo per garantire la qualità del servizio sia nella fase iniziale che in quella finale, e per evitare che, scoccata la mezzanotte, maître e camerieri si dileguino magicamente nel buio, lasciandovi soli con una zucca in mano.

20.        Quando è meglio non essere originali. L’originalità di per sé è un elemento positivo, tuttavia in alcune occasioni è meglio mantenersi sul “classico”. Un esempio? Le divise del personale! La “divisa” nasce per contraddistinguere una funzione, e chi si occupa di accogliere e servire, come i camerieri, dev’essere impeccabile, vestire una divisa elegante e sfoggiare un aspetto ben curato. Sotto questo aspetto, meglio evitare la sorpresa di uno stuolo di camerieri trafelati, vestito ciascuno in modo diverso e magari con la barba del giorno prima o il piercing al naso.

Direte: ma è ovvio, chi propone personale del genere?

Bene, ma poi non lamentatevi!

21.              Anche l’occhio…

Sostanza e forma si coniugano in molti modi diversi. Fermo restando che la qualità viene prima di tutto, che dunque è inutile un bel piatto se non è anche buono, meglio dedicare un po’ di attenzione anche all’immagine.

Una crespella, ad esempio, si può presentare in tanti modi diversi! Si può immaginare come un elegante fazzoletto di crêpe, dal colore dorato, soffice ed elegantemente servita al centro di un piatto, magari con una piccola decorazione al fianco, e di solito funziona così. Ma molti rimarrebbero stupiti nel vedere quanti modi diversi ci sono per preparare la stessa pietanza. C’è chi le arrotola, chi le taglia a quadretti, chi le avvolge su se stesse, chi le ricopre di besciamella, chi le serve in una terrina o le presenta come una piccola frittata…

22.        Mai brancolare al buio.

Ci sono splendide location che splendono letteralmente, almeno alla luce del sole. Tuttavia, se il vostro evento si svolgerà di sera, meglio assicurarvi che anche il vostro catering risplenda non solo per la qualità del cibo. Rimanere al buio o cenare nella penombra, individuando le posate solo grazie al tatto non è affatto piacevole. Ma anche senza arrivare a questi eccessi, verificate che o la location o il vostro catering provvedano ad assicurare un adeguata illuminazione dei punti cruciali: l’area del buffet, i punti di passaggio, la zona in cui i vostri ospiti ceneranno… non solo a lume di candela!

23.              Una cena da brivido!

            Anche se oggi sono di moda le "cene con delitto", in cui gli Ospiti si calano nel ruolo dei detectives per scovare l'assassino, noi siamo più prosaici e ci chiederemo se nella serata che abbiamo programmato in ogni dettaglio la sala che accoglierà i nostri invitati sarà accogliente e confortevole anche per quanto riguarda la temperatura. Ci sono vari fattori che condizionano il comfort e occorre tener conto del tipo di struttura che utilizzeremo. La grande sala di un palazzo d'epoca richiede di solito un impianto molto potente, e l'accensione del riscaldamento con un largo anticipo, per evitare di lasciare gli Ospiti al freddo (una delle condizioni peggiori per una cena). Una tensostruttura richiede ancora più attenzione: l'isolamento termico è molto ridotto se non inesistente, e occorre affidarsi a sistemi di riscaldamento capaci di mantenere il comfort e di adeguare automaticamente la temperatura.

            In generale, noterete che una sala già calda prima dell'evento tenderà a diventare anche troppo calda una volta che gli invitati avranno preso posto e l'evento procederà nel suo programma. Le migliori locations sono dotate di impianti che adeguano automaticamente temperatura, umidità e ricambio di aria, per mantenere un clima perfetto. Come sempre, molto meglio verificare in anticipo e farsi dare le opportune assicurazioni!

24.       Un pranzo tropicale

            Questa è la variante per chi ama i climi caldi e l'aria aperta: in effetti, non c'è niente di meglio di un cocktail nella bella stagione, un pranzo in una limpida giornata estiva o un brunch nell'assolata campagna di settembre.

Meglio però tener conto della temperatura che si raggiungerà quando il sole sarà a picco su tavoli e buffet: specie per i servizi con il posto a tavola, può diventare fastidioso restare sotto il sole per un lungo periodo di tempo. Il calore ed i riflessi di luce spingeranno i vostri Ospiti a cercare riparo e refrigerio dove meno immaginate, o a spostare di propria iniziativa l'ombrellone che il catering aveva tanto diligentemente predisposto tre ore prima (ma il sole, si sa, gira...)

Dunque chi vuole evitare sorprese farà bene a scegliere un luogo ricco di luce, ma che dalle 12 alle 18 potrà offrire zone ombreggiate e fresche per il comfort di tutti i partecipanti.

25.       E se poi piove?

            La differenza tra un ricevimento di successo ed uno disastrato non è mai nella sfortuna, ma nella buona o cattiva programmazione.

            Spesso chi sceglie un servizio di catering lo fa per un evento nella bella stagione, e siamo perfettamente d'accordo, dato che utilizzare gli spazi esterni, godersi il mare o la natura, il panorama o gli scorci di un elegante giardino sono plus che rendono ancor più speciale un momento importante.

            Nella scelta della location occorre però sempre ipotizzare tutti i possibili scenari: occorre farlo anzitutto per maggior tranquillità, confidando che il piano A proceda come deve, ma sapendo bene che è sempre meglio avere in serbo anche un piano B e addirittura un piano C.

            Così chi programma un pranzo in terrazza o una cena sulla spiaggia dovrà considerare che il clima può riservare molte sorprese. Troppo vento in una giornata di sole rende impossibile pranzare in una location esterna, e il bel panorama scalerà purtroppo in secondo piano quando voleranno via tovaglioli e menù.

            Un temporale estivo può cogliere di sorpresa e smentire anche le previsioni meteo più tranquille: fa parte del gioco.

            Nella scelta della location, dunque, occorrerà valutare la presenza di uno spazio alternativo al coperto o all'interno, capace di ospitare comodamente il ricevimento e consentire al programma di svolgersi interamente senza rinunce. La sala dovrà essere abbastanza ampia da ospitare aperitivo, cena e intrattenimento, e l'allestimento dovrà essere realizzato in tempo per accogliere gli Ospiti in arrivo, che non dovranno essere costretti a spostare loro tavoli e sedie sotto la pioggia battente!

            Nei casi in cui non vi siano spazi interni adeguati, bisogna valutare l'opportunità di far allestire una tensostruttura elegante, funzionale e sufficientemente ampia per il backup dell'evento. Occorrono spazi adeguati e, soprattutto, occorre ipotizzare un budget adeguato, dato che spesso noleggio e allestimento della struttura cosa molto di più dell'affitto della location che avete in mente.

Ecco qui: una serie di domande, suggerimenti e consigli scritti non per terrorizzarvi e rinunciare a priori al vostro evento, ma per renderlo davvero speciale e memorabile. Un ricevimento che in tanti ricorderanno per la bellezza della location, la bontà del vostro menù e l'eleganza delle vostre scelte.

Ma anche per tutto ciò che NON è accaduto, proprio perché VOI avrete fatto le scelte giuste!

Quando inizia lo show...

Immaginate il cliente perfetto (o almeno immaginate quello che, dal mio punto di vista, è il cliente perfetto): l'agenzia blasonata di professionisti dei congressi che deve organizzare la cena di gala per un grande evento medico internazionale, con degli sponsor alle spalle che, incredibilmente, sono sopravvissuti a crisi, fusioni e ridimensionamenti.

Gli ingredienti positivi ci sono tutti: la data è interessante, la location a portata di mano, il budget sembra non sia il problema numero uno, purchè, naturalmente, si faccia bella figura.

Certo, non capita spesso e, soprattutto, non capita mai se non c'è già una "storia" con il tuo interlocutore. Ovvero, nessuno ti commissionerà mai un grande evento se già non ti conosce ed ha già lavorato con te.

In questo post non voglio approfondire gli aspetti tecnici della preparazione e dell'organizzazione che precede un evento importante, ma parlare di quanto accade "durante lo show", ovvero quando lo spettacolo comincia e deve per forza andare bene, perchè non ci sarà una seconda occasione.

Questo è infatti il momento più importante per un caterer, il momento in cui il Cliente riceve il servizio che ha prenotato e per cui paga.

E' importante sottolineare che non sarà solo il vostro interlocutore a valutare il vostro servizio, la qualità dei menu, la cura della misenplace e la professionalità del vostro staff.

La regola vuole che maggiore sia il numero degli ospiti, maggiori saranno le aspettative che dovrete non solo soddisfare, ma superare: ogni parere positivo sarà una futura occasione di business, ma ogni giudizio più o meno negativo creerà per contro una perdita di clienti o di occasioni di lavoro.

Per questo durante lo show si gioca il tutto e per tutto sul campo della customer satisfaction, argomento oggi molto di moda nelle aziende attente alla qualità.

Il banqueting fa infatti parte di quelle attività e servizi molto effimeri, per cui il lavoro di giorni o settimane si brucia, per così dire, in poche ore se non in qualche decina di minuti.

Tornando all'esempio iniziale, una cena di gala per un cliente internazionale con 500 medici in arrivo da ogni parte del mondo, fra le priorità dell'organizzatore c'era infatti la rapidità del servizio.

Esigenza più che comprensibile in un fitto programma di tre giorni senza un'attimo di relax; esigenza da far coesistere con la necessità di "far bella figura" sul palcoscenico di una serata di fine maggio (meteo compreso).

In sostanza, il tutto doveva condensarsi in non più di due ore: dal welcome cocktail in giardino alla cena di 6 portate con 4 vini, rigorosamente serviti dai sommelier, al discorso del presidente dell'associazione (la cui prolissità, naturalmente, sarebbe stata addebitata sul cronometro del caterer).

La complessità o la semplicità di un servizio, tuttavia, non dev'essere mai un alibi: troppo comodo rispondere che il programma era sbagliato di fronte ad una critica, o che il servizio sembrava cosa facile ma poi il cliente è stato molto più esigente del previsto.

Il servizio di fronte al Cliente è infatti un prodotto delicato e intangibile: non può essere preparato e congelato per un tranquillo utilizzo futuro, ma è un'espressione immediata e spontanea che deve corrispondere alle aspettative e alla percezione degli Ospiti.

Anzi, se si può dire che il servizio corrisponda alle aspettative, ironicamente, è probabile che il tutto passi inosservato o dato per scontato.

Viceversa, ogni minimo ritardo, ogni più piccola macchia e ogni fraintendimento potrà pregiudicare un buon giudizio della vostra performance.

Quindi, perchè il giudizio degli Ospiti sia molto positivo per il vostro business futuro e attuale, dovrete fare in modo che l'impressione sia non solo soddisfacente, ma memorabile.

Cosa occorre perchè questo accada? Il servizio dev'essere sempre efficiente ed in linea con lo stile dell'evento e con il livello culturale degli Ospiti; i membri dello staff dovranno essere cortesi, disponibili e attenti alle esigenze; l'ambiente confortevole, allestito con cura e pianificato per anticipare ogni minimo inconveniente; il menu scelto con cura, cucinato in modo perfetto e servito impeccabilmente. E, soprattutto, il Cliente dovrà avere l'impressione che tutto questo sia un investimento che valga la pena!

Purtroppo (o per fortuna), non esistono giudizi assoluti, e spesso sarete giudicati in base a punti di vista molto diversi, che spesso hanno poco a che fare con la logica.

La comunicazione è, sotto questo aspetto, un elemento fondamentale, sia prima che durante l'evento, per limitare l'aleatorietà delle opinioni e dei giudizi.

Un caso pratico, spesso ricorrente, riguarda le pietanze del menu, come saranno cucinate e come saranno servite: se il vostro Cliente immagina un piatto in un certo modo, e da per scontato di trovarsi in tavola una pietanza cucinata e servita in quel modo, difficilmente accetterà una soluzione alternativa al momento del servizio. Non importa che siate voi ad avere ragione, che il tal piatto vada cucinato proprio così (e, non, magari, come lo prepara di solito la zia del vostro Cliente). Quel che importa è il disappunto del Cliente!

A volte sono gli invitati a condizionare il vostro interlocutore: durante il servizio è mia abitudine verificare, con tatto e discrezione, se il mio Cliente sia soddisfatto dell'andamento della serata, se sia necessario correggere qualcosa, accellerare o rallentare il servizio, e così via. Ed in più di un'occasione mi è capitato di ricevere commenti entusiasti seguiti inspiegabilmente da perplessità che contaddicevano poi quanto precedemente affermato.

In questi casi è sempre bene valutare con serenità la situazione: il vostro Cliente è contento, ma magari uno dei suoi Ospiti ha avuto qualcosa da ridire. Davvero? Ha sicuramente ragione, provvedo subito a risolvere la cosa! Non esiste nessun'altra risposta quando lo show è in corso, e nient'altro da fare che intercettare immediatamente l'ospite interdetto, risolvere il problema (vero o presunto che sia), per poi convincerlo che il nostro servizio è davvero eccezionale, e che dovrà complimentarsi con il nostro Cliente per averci scelti!

I cinque casi di insoddisfazione più frequenti sono:

• Le promesse non mantenute


• Il comportarsi in modo rude e con poco tatto


• L'indifferenza


• Il mancato ascolto


• Gli atteggiamenti negativi

E' evidente come si tratti in ogni caso di problemi di comunicazione! Infatti ognuno di questi elementi critici è determinato dalla percezione personale e dall'opinione del nostro interlocutore. Al di là degli eccessi che sono sempre situazioni assolute, esistono infinite gradazioni di "indifferenza" o di "rudezza".

Dunque, per evitare ogni equivoco, meglio eccedere nella comunicazione positiva che fare il contrario!

Il problema è che questo "momento della verità", ovvero l'istante in cui si forma l'opinione che rimarrà impressa a fuoco su di voi e sulla vostra azienda, può accadere in qualsiasi istante del servizio! Durante l'aperitivo al buffet dei cocktail, al guardaroba mentre l'ospite ripone la sua giacca, al tavolo mentre il sommelier serve il vino per il filetto di manzo...

Le lunghe attese, i camerieri scontrosi, i cibi preparati male, la disorganizzazione o la mancanza di pulizia sono alcuni esempi delle situazioni che vi inimicheranno gli Ospiti e che pregiudicheranno le future occasioni di fare business.

Per questo è importante che tutti all'interno dell'organizzazione siano motivati nel costuire una splendida esperienza per i Clienti e gli Ospiti. Ciascuno infatti, dallo chef alla guardarobiera, devono perseguire l'obiettivo della soddisfazione del cliente. All'interno di un'organizzazione ben costruita, ciascuno deve essere un problem-solver naturale, per intervenire subito e risolvere al volo ogni problema, senza la necessità di dover far capo a qualcun'altro, che potrà intervenire, forse, e comunque in ritardo.

L'attenzione alle esigenze del cliente, durante lo show, dev'essere parte della filosofia aziendale: fa parte del naturale senso dell'ospitalità che deve appartenere a chi lavora nel nostro settore, e che può diventare il fattore vincente per la vostra azienda nella competizione sul mercato.

I caterers convinti che la qualità dei cibi sia l'aspetto più importante del loro lavoro sbagliano. I clienti sono ugualmente attenti al valore del servizio espresos dallo staff, alla cura della mise en place e del buffet, ed anche agli aspetti "marginali", come la musica. Una band rumorosa o un deejay troppo esuberante possono rovinare l'atmosfera e rendere impossibile conversare al tavolo, e rovinare la serata!

La multinazionale Disney offre un' "esperienza totale e fantastica" ai propri visitatori e clienti, all'interno della quale la ristorazione è solo una delle componenti. Tuttavia, il catering deve contribuire all'obiettivo principale, gratificando i clienti con precise modalità di comunicazione, servizio e in piena sintonia con il tema dell'intrattenimento.

Un servizio di alto livello dev'essere sincero, caloroso e, soprattutto, spontaneo: non c'è niente di peggio di un atteggiamento fatto di automatismi, quasi robotico e quindi ripetitivo e falso! E per evitare tutto questo è necessario che ciascuno condivida i valori di cui abbiamo parlato desideri esprimerli con il proprio lavoro, con la consapevolezza di partecipare a qualcosa di importante, che valga davvero!

Essere orgogliosi del proprio lavoro paga: i vostri Clienti ed i vostri Ospiti percepiranno il valore del vostro lavoro, e la vostra disponibilità ad accoglierli e a renderli partecipi del vostro lavoro costituirà un grande valore aggiunto.

L'eccellenza nel catering si raggiunge infatti con tanto lavoro e con la naturale vocazione all'ospitalità! A volte bastano piccoli gesti a far trapelare l'eccellenza del servizio: accompagnare un ospite al guardaroba anzichè indicarlo, o far visitare le cucine durante il servizio agli ospiti più ragguardevoli senza il timore di svelare un'organizzazione approssimativa sono elementi che contraddistiguono davvero poche organizzazioni.

Sembrano sciocchezze, ma sono quello che fa la differenza e che potrà condizionare in positivo la crescita del vostro business. Senza tralasciare organizzazione e cibi di qualità, si può quindi davvero dire che... durante lo show, il servizio vende!

Nuove location, nuovi orizzonti

Il mondo dell'off premise banqueting non può prescindere dal suo naturale complemento, ovvero dalla location in cui tutto il potenziale, l'organizzazione e l'attività di preparazione si concretizzano in poche ma determinanti ore di servizio.

Per questo da un lato è importante conoscere attentamente la location in cui si dovrà operare: ne abbiamo parlato abbondamente in molti precedenti post.

D'altro canto, dato che uno degli elementi più critici per il nostro business è la continuità, è consigliabile non legarsi ad un numero eccessivamente ristretto di location, che pur funzionali, eleganti e prestigiose possono subire gli alti ed i bassi momenti del mercato.

Diventa quindi vitale poter proporre ai propri Clienti una rosa di location più ampia possibile: l'importante è preselezionare le dimore e le sedi effettivamente adeguate, per evitare brutte figure e danni di immagine sia a voi che al vostro Cliente.

Questo mese, ad esempio, Catering & Banqueting Italia suggerisce ai suoi clienti una "nuova" location in provincia di Cesena: si tratta di Villa Margherita, una romantica villa di campagna, dove abbiamo da pochissimo realizzato un bel ricevimento sotto le stelle.

La gestione efficace (e felice) di un'azienda di banqueting

Operare con successo in un catering (anche se, come abbiamo spesso avuto modo di dire, sarebbe più opportuno chiamarla impresa di banqueting), significa anzitutto acquisire, elaborare ed esprimere con continuità una serie di elementi fondamentali.

Vediamoli qui sinteticamente: avremo successivamente modo di approfondirli in modo più completo.

• Maturare un'adeguata esperienza nel settore: conoscere gli elementi fondamentali della ristorazione, lavorare in un'azienda di banqueting, acquisire le competenze professionali necessarie.



• Lavorare con passione: pensare che il catering sia semplicemente un business è la strada più rapida verso il fallimento.



• Saper essere intraprendenti, costanti e professionalmente ambiziosi nel crescere.



• Acquisire le competenze basilari nelle tecniche di vendita e di marketing, nelle procedure amministrative, nella gestione delle risorse umane.



• Saper pianificare, organizzare, eseguire e controllare tutti gli aspetti di ogni evento, dal più semplice al più complesso che potrete proporre.



• Comunicare efficacemente: con i Clienti, con il vostro staff e con una fitta schiera di interlocutori che affronterete ad ogni livello durante la vostra giornata.



• Valutare correttamente i rischi di impresa (sono davvero tanti, nella nostra attività), ed affrontateli con equilibrio.



• Gestire la pressione e lo stress di molte ore di lavoro consecutive e di notti insonni, trascorse al servizio del vostro Cliente di turno.



• Capacità di mettere la creatività a fianco della professionalità, per inventare nuove formule e nuovi concept senza però tradire i valori dell'ospitalità e della corretta organizzazione.



• Essere sempre affidabili: è il requisito fondamentale per un catering. Significa saper mantenere puntualmnete ogni impegno preso, fare i salti mortali per esaudire un cliente ma anche saper dire di no di fronte alle richieste più improbabili, che vi farebbero soltanto sfigurare.



• Avere la capacità di individuare le necessità del vostro Cliente, esigenze che spesso non sono mai così evidenti e che richiedono un accurato lavoro di analisi e proposta.



• Saper mantenere una visione ampia e priva di barriere mentali: significa sapersi mettere in discussione per trovare sempre soluzioni efficaci e creative. Ogni evento fa storia a sè, e spesso richiede soluzioni su misura, personalizzate e irripetibili.



• Costruire un'immagine aziendale che rispecchi tutto quanto fin'ora detto: essere riconoscibili, identificabili per la qualità dell'organizzazione, dei servizi e della cucina.

Fare impresa con l'attività di catering & banqueting richiede tutto questo e molto altro ancora: come abbiamo detto, la pura remunerazione economica non basta quasi mai a compensare il grande investimento di tempo, impegno e risorse mentali che vi verranno richieste.

Per questo è importante metterci passione, entusiasmo e prendere le cose con filosofia: ricordatevi di queste parole quando dopo una cena di gala, magari alle 5 del mattino, vi ritroverete con 1000 coperti da smontare ed una sala congressi da far trovare pronta, ripulita e perfettamente riallestita, dopo un paio di ore!

Il pranzo nel banqueting per Congressi: come abbinare efficacia, qualità dei cibi e servizi accurati

Il banqueting congressuale spesso deve corrispondere a criteri ben specifici:

• Alto numero di partecipanti


• Durata media dei servizi molto compressa


• Forte densità nell'affollamento degli spazi a disposizione


• Necessità di individuare menu equilibrati, adatti ai gusti di tutti


• Utilizzo di ambienti e spazi progettati per altri utilizzi


• Budget disponibili piuttosto contenuti

Questi fattori (l'ultimo in particolare, a causa della recente recessione economica, ha ormai assunto il ruolo di protagonista) non sono generalmente compatibili con le caratteristiche che un buon servizio di banqueting dovrebbe offrire.

Qualità dei cibi, cura dei servizi, organizzazione efficiente richiedono infatti tempo, spazio e budget che molto spesso non sono disponibili nella misura in cui un banqueting manager preferirebbe.

La capacità professionale di chi organizza ristorazione congressuale sta dunque nel individuare e proporre le formule più adeguate, personalizzate ad hoc per l'evento specifico.

Questo significa sostanzialmente che, di fatto, non esiste quasi mai uno standard, soprattutto se le condizioni operative cambiano in continuazione, così come le esigenze e le preferenze del Cliente.

Il lavoro di ricerca, approfondimento e studio di soluzioni personalizzate consente infatti di individuare menu e formule di servizio che il Cliente a priori non prende neppure in considerazione, ma che in realtà possono soddisfare le sue necessità meglio di formule standard.

Il caso tipo è quello dell'evento di formazione scientifica, a cui partecipano diverse centinaia di professionisti o specializzandi, abituati alla classica colazione di lavoro con menu prefissato servita al tavolo.

Quando l'esigenza del committente diventa quella di contenere il budget rispetto ad una proposta iniziale, ci sono due opzioni: mantenere la formula di servizio richiesta, riducendo il menu e l'accuratezza del servizio, con un forte compromesso sulla possibile soddisfazione del cliente (soprattutto se esiste già un precedente apprezzabile), oppure trasformare completamente il programma, proponendo un lunch in piedi.

Valorizzando elementi quali la durata del servizio, più contenuta, la dinamicità dell'occasione, che spesso può essere sfruttata a vantaggio degli sponsor presenti con i loro stand alla manifestazione, che godono in tal modo di una maggiore visibilità, come accade per i coffee breaks, e sottolineando come il budget complessivo possa risultare in questo modo addirittura inferiore a quanto previsto, può essere possibile convincere il Cliente anche più scettico.

Tutto questo senza sacrificare qualità dei cibi e cura del servizio: organizzando attentamente il flusso dei partecipanti, posizionando con criterio le postazioni buffet e individuando il menu adeguato ad essere agevolmente consumato in piedi (mai mettere, ad esempio, una pasta lunga come un tagliolino o uno spaghetto in un lunch in piedi), il gradimento dei partecipanti può essere superiore ad un risicato menu servito al tavolo.

La soluzione, inoltre, consente di offrire una maggior varietà di pietanze e gusti, con la possibilità di soddisfare un maggior numero di ospiti rispetto alla soluzione del menu servito.

Inaugurazioni & Vernissages: questione di format

L'inaugurazione di un negozio, l'apertura di un nuovo show-room o la presentazione di una nuova sede aziendale sono eventi di comunicazione sempre più elaborati e ricercati.

Per questo è importante che ogni elemento della giornata sia allineato al posizionamento sul mercato del prodotto di riferimento: questo significa che se il punto vendita ha un target medio-alto e offre prodotti di fascia (e prezzo) elevati, anche il servizio di catering scelto per l'occasione dovrà offrire valori elevati per quanto riguarda la qualità dei cibi, la loro presentazione, l'eleganza del servizio e la puntualità e la cortesia con cui il personale accoglierà gli Ospiti.

Spesso il rischio è quello di un risultato non equilibrato: bellissima presentazione, ma scarsa qualità del finger food, oppure prodotti di qualità ma servizio non all'altezza. Spesso si assite a buffet bellissimi all'inizio, che poi finiscono con l'essere "saccheggiati" e, dopo mezz'ora, danno uno spettacolo piuttosto misero, con vassoi mezzi vuoti e bicchieri e flutes usati sparsi sui tavolini o sul buffet stesso. In questo caso il problema è nell'organizzazione del servizio, dato che se si programma un evento per, poniamo, 6 ore, per l'intera durata il catering dovrà provvedere a ripristinare i vassoi non completi, a sistemare il buffet in modo che risulti sempre ordinato e piacevole, e a tenere ordinata l'intera area in cui si svolge il servizio.

Soprattutto quando il cocktail viene organizzato all'interno di show room o comunque aree piuttosto grandi, il rischio è quello di disseminare tutta l'area con bicchieri, piattini e spiedini utilizzati nel cocktail.

Per evitare questo problema è bene organizzare in anticipo:

1) il posizionamento di cestini in punti strategici per gli accessori monouso (salviette, spiedini, coppette). Se l'Ospite trova il cestino a portata di mano, lo usa di sicuro. Se poi il cestino non è il classico bidone dei rifiuti, tanto meglio...

2) il posizionamento di tavolini di appoggio in prossimità dei buffet. La regola base è che sul buffet vanno sistemate bevande e pietanze, sui tavolini perimetrali, ben distaccati, gli Ospiti posizioneranno bicchieri e piattini utilizzati. Così tutto ciò che è pulito non si confonderà mai con gli accessori già utilizzati.

3) il servizio di sala dovrà essere strutturato in modo che una parte dei camerieri sia sempre dietro ai buffet, per servire gli Ospiti, ripristinare i vassoi e tenere ordinato il buffet. L'altra parte dovrà provvedere alle pulizie dei tavolini di appoggio, a raccogliere calici e flutes utilizzati dagli Ospiti con vassoi eleganti (meglio se in argento), e a sistemare in generale la zona in cui gli Ospiti si spostano.

In questo modo è possibile garantire che sia il primo Ospite della giornata che l'ultimo prima della chiusura saranno servizi allo stesso modo: in modo gentile, elegante ed impeccabile.

Presentata a Villa des Vergers, Rimini, la Nuova BMW X6

Giovedì 22 maggio 2008 è stata presentata a Villa des Vergers, (appena fuori Rimini, sulle prime colline della città), la nuova BMW X6, modello attesissimo del nuovo segmento automobilistico, quello delle "SUV Coupè".
La Concessionaria BMW Cesarini ha accolto oltre 200 ospiti nell'affascinante Villa Des Vergers dove, dopo un piacevole brunch organizzato da Catering & Banqueting Italia, si sono affesi i riflettori su due esemplari della nuova BMW X6, che hanno fatto bella mostra di sè nel parco antiastante la Villa.
Una serata suggestiva dedicata ad un modello importante per BMW. Serata importante anche per Catering & Banqueting Italia, che ha potuto associare il proprio marchio e la qualità dei suoi servizi ad un evento di immagine.

Una serata aziendale, con Catering & Banqueting

Siamo alla fine dell’ estate ma le aziende sono già in fibrillazione per organizzare la cena di Natale con i propri collaboratori, un momento conviviale dove personale, direzione e l'intero consiglio di amministrazione si troverà a festeggiare insieme ed a scambiarsi gli auguri.
Inizia uno scambio intenso di email e telefonate tra chi è incaricato dell'organizzatore all’interno dell’azienda e noi del catering: si tratt di definire programma, location, menù, mise en place, oltre che a fare un po' di equilibrismo tra le varie proposte in gioco ed il budget destinato all'evento.
I sopralluoghi nelle locations sono più di uno, per stabilire la posizione del cocktail buffet, l'area destinata alla musica, la scelta del tavolo presidenziale ed di tanti altri dettagli, come addobbi floreali, decorazioni e stampa del menu.
I piatti del menù sono naturalmente stabiliti con largo anticipo, scelti in collaborazione con il nostro staff e consigliati dal nostro chef.
Anche se sembra manchi tanto tempo alla fatidica data, in men che non si dica ci dividono solo pochi giorni dalla realizzazione dell’evento, ormai curato in ogni minimo dettaglio grazie a mesi interi di collaborazione.
La Villa è meravigliosamente illuminata e fiaccole disposte lungo il tragitto dal parcheggio all’ingresso le donano un immagine fiabesca.
All’interno tutto è pronto, i tavoli finemente apparecchiati con il tovagliato di fiandra rosso, la posateria d’argento ben lucidata, ed uno stupendo candelabro decorato a coronare ogni tavolo della sala.
Ed ecco i primi ospiti: i soprabiti vengono presi in consegna dalle nostre hostess al guardaroba, lasciando ogni invitato libero di eslorare ogni ambiente di un palazzo davvero stupendo.
I tavoli destinati al Cocktail aperitivo all’improvviso si riempiono di pietanze calde e fredde, mentre gli ospiti degustano le creazioni dello chef in compagnia di un calice di champagne.
C'è solo l'imbarazzo della scelta, che a dir il vero non mette in difficoltà nessun Ospite: si va dalle invitanti specialità legate alla tradizione, come la piadina farcita, pizzette, crostini e fritti, salumi e formaggi, al finger food più raffinato, capace di sedurre prima lo sguardo e quindi il gusto di tutti gli invitati.
Dopo il cocktail, il Direttore Generale dell’azienda prende il microfono per il rituale discorso di fine anno: si tirano le somme di un anno passato a lavorare insieme, con i ringraziamenti a chi più ha contribuito al successo delle vendite e con i migliori auspici per il nuovo anno ormai vicino.
La cena ha quindi inizio: ogni invitato prende posto mentre la musica accompagnerà gli ospiti per tutta la serata.
Tutto è curato e supervisionato dall’occhio esperto del nostro maitre che, assieme alle nostre responsabili, hanno seguito ed offerto ogni supporto al Cliente, fin dal primo sopralluogo.
Ecco quindi i nostri camerieri, in divisa impeccabile, portare in tavola gli antipasti caldi che aprono la serata, preparati secondo la stagionalità delle materie prime, anch’esse di prima qualità.
La serata entra nel vivo con i primi piatti: il risotto ai porcini servito in cialda di Grana è il clow della serata, senza dimenticare le pasta fresca, stesa a mano poche ore prima e naturalmente preparata in modo espresso, per offrire piatti di qualità assoluta.
Anche i secondi piatti arrivano in tavola, mentre ormai tutti gli ospiti si divertono, deliziati dalle pietanze, dall’ottimo vino e dall’intrattenimento musicale.
Ci avviciniamo alla fine di una serata memorabile: non rimane che il taglio della torta da parte del Presidente, che viene accompagnato dalle rituali foto e un piccolo discorso di chiusura.
La torta monumentale, con il logo aziendale in bella evidenza, viene tagliata e servita, accompagnata da un ultimo bicchiere di champagne.
Questa cena, riuscita con successo, rimarrà a lungo nelle menti di chi ha avuto il piacere di prendervi parte: un successo che ci auguriamo avrete la possibilità di ottenere, anche grazie ai servizi di Catering & Banqueting Italia.

Valentina Maggioli, Banqueting Assistant

Eventi aziendali e banqueting: una sinergia (a volte) vincente

La versatilità è uno degli elementi chiave di un servizio di catering: questo elemento emerge in ogni tipo di occasione.
Se è vero che un ricevimento di nozze è sempre diverso da tanti altri, e quindi la personalizzazione è un valore assoluto, proprio durante gli eventi aziendali si richiede spesso un'attenzione ancora maggiore alla flessibilità.
I contesti operativi sono spesso molto differenti rispetto alle classiche locations per eventi: è il caso dei servizi realizzati direttamente presso la sede del Cliente.
Queste situazioni, per la particolarità dell'occasione e soprattutto della sede, richiedono sempre un sopralluogo preventivo, uno studio di fattibilità ed un'attenta analisi del programma dell'evento e della relativa logistica.
Spesso i tempi indicati dal Cliente sono tassativi: tutti gli Ospiti (e parliamo di situazioni in cui il loro numero può superarare il migliaio di partecipanti) arrivano perlopiù contemporaneamente. Questo significa accogliere con la dovuta attenzione tutti i partecipanti, offrendo magari un welcome cocktail curato ed elegante nel giro di 15 minuti.
Spesso l'evento è legato all'organizzazione di un incontro aziendale importante (una convention, una fiera, un workshop), al termine del quale l'azienda offre ai partecipanti una cena in una location adeguata allo spirito della serata.
Sono emblematici, in questo senso, i servizi di catering realizzati dalla Catering & Banqueting Italia per uno dei principali Clienti dell'azienda, l'Atlantic Hotel di Riccione, Centro congressi 4 stelle sul Lungomare di Riccione, in occasione delle due conventions realizzate nel mese di ottobre 2007.
Il primo evento, per l'azienda farmaceutica Keryos, ha visto partecipare alla serata di gala i 160 partecipanti, ospitati alla Tenuta del Tempio Antico di San Giovanni in Marignano (Rn).
Il fattore distanza tra hotel e location è stato attentamente considerato e quantificato (15 minuti con autobus GT), e la sede è stata scelta per i propri valori carattersitici: un casale di campagna, sufficientemente grande (con una sala unica da almeno 180 posti), e lo stile giusto per ospitare una serata tipicamente "romagnola", con un menu adeguato.
Il secondo evento, curato per l'Atlantic Hotel di Riccione, è stato la cena di gala per l'azienda Comifar, leader in Italia nella distribuzione di medicinali. Il Cliente ha scelto una location giovane e dinamica, con la duplice missione di offrire una cena sul mare di alta qualità e di creare gruppo tra gli area manager di tutta Italia riunioni a Riccione.
La scelta è quindi ricaduta sulla discoteca Bobo di Misano Adriatico, sulla spiaggia a pochi minuti da Riccione: un locale giovane ed elegante, ideale anche per la possibilità di animazione offerta nel dopocena.
In entrambe le occasioni il riscontro ricevuto dagli Ospiti e dai responsabili delle due Aziende è stato più che positivo: benchè le locations fossero molto diverse fra loro, così come i menu ed i programmi delle due serate, gli elementi comuni che hanno determinato il successo dei due eventi sono stati qualità del servizio, qualità della cucina e, soprattutto, un costante orientamento alle esigenze ed alle preferenze del Cliente unito ad un'attenta pianificazione dei due eventi.

Professionalità nel mondo del catering

Il mercato dei servizi di catering è probabilmente uno dei più difficili da decifrare: esistono (poche) società con centinaia di dipendenti e decine di milioni di euro di fatturato, al cui fianco sono sorte decine di piccole aziende con un giro di affari molto più ridotto (qualche centinaio di migliaia di euro l'anno).
Negli ultimi anni sono poi spuntate come funghi migliaia di piccolissimi "catering", che sono perlopiù estensione di pasticcerie (o di forni!), a conduzione familiare, che si sono improvvisati nel banqueting anche grazie al supporto del noleggio.
Una società di catering deve infatti avere alle spalle almeno tre cose: una cucina in cui preparare i menu, mezzi e attrezzatura per trasferire nella location di turno tutto il necessario e, elemento ancor più importante, uno staff che si occupi di preparare, allestire e servire il Cliente.
Le grandi aziende di cui abbiamo parlato hanno a loro disposizione centri di produzione, flotte di automezzi, magazzini di attrezzatura e importanti staff organizzati in modo gerarchico. Spesso si muovono a livello nazionale, partendo dalle grandi città (Milano in primis), per raggiungere di volta in volta le locations dove realizzare il servizio.
Le società intermedie sono una versione in scala ridotta di quelle più grandi: mantengono un'organizzazione aziendale e dispongono di una propria sede con cucine adeguate, mezzi di trasporto e, in tutto o in parte, dell'attrezzatura di servizio, ricorrendo al noleggio solo per numeri più elevati o richieste particolari da parte dei Clienti.
La tendenza attuale che vede la pasticceria di quartiere aggiungere "catering" al proprio nome va invece in una direzione differente: i cibi vengono preparati nella cucina della pasticceria, del forno o del ristorante, spesso quando l'attività principale è operativa e dunque in sovrapposizione. Questo crea spesso notevoli problemi (è come voler utilizzare un'auto per andare in due città opposte contemporaneamente). Allo stesso modo il cuoco (professionista o appassionato) deve dividersi e scegliere cosa sia più importante quel giorno: la pasticceria o il banchetto? Per quanto riguarda l'attrezzatura ed i mezzi, le società di noleggio sicuramente offrono un aiuto, tuttavia il costo del noleggio è piuttosto alto (un coperto può arrivare a costare 20 euro per persona, una volta allestito).
Con questo non si vuol dire che i piccoli non siano in grado di offrire servizi di qualità, tuttavia è statisticamente improbabile che la soluzione offerta da un catering improvvisato sia comparabile con quella garantita da un servizio di banqueting specializzato.
L'elemento chiave infatti non è l'attrezzatura o gli automezzi, che sono si indispensabili, ma che vanno adeguatamente gestiti: per questo credo che il fattore determinante nel successo (o nell'insuccesso) di un evento siano determinati dalla professionalità di chi coordina e dirige lo staff, e dalla preparazione professionale dello stesso staff.
Spesso in molti banchetti chi serve al tavolo o lavora in cucina non è nè un cameriere nè un cuoco, ma una persona che si dedica saltuariamente a questo tipo di lavoro. E purtroppo l'organizzazione, la professionalità e l'esperienza sono valori molto rari: così il pasticcere sarà espertissimo in bignè e babbà, ma difficilmente potrà coordinare la logistica per eventi con centinaia di partecipanti.