Quando inizia lo show...

Immaginate il cliente perfetto (o almeno immaginate quello che, dal mio punto di vista, è il cliente perfetto): l'agenzia blasonata di professionisti dei congressi che deve organizzare la cena di gala per un grande evento medico internazionale, con degli sponsor alle spalle che, incredibilmente, sono sopravvissuti a crisi, fusioni e ridimensionamenti.

Gli ingredienti positivi ci sono tutti: la data è interessante, la location a portata di mano, il budget sembra non sia il problema numero uno, purchè, naturalmente, si faccia bella figura.

Certo, non capita spesso e, soprattutto, non capita mai se non c'è già una "storia" con il tuo interlocutore. Ovvero, nessuno ti commissionerà mai un grande evento se già non ti conosce ed ha già lavorato con te.

In questo post non voglio approfondire gli aspetti tecnici della preparazione e dell'organizzazione che precede un evento importante, ma parlare di quanto accade "durante lo show", ovvero quando lo spettacolo comincia e deve per forza andare bene, perchè non ci sarà una seconda occasione.

Questo è infatti il momento più importante per un caterer, il momento in cui il Cliente riceve il servizio che ha prenotato e per cui paga.

E' importante sottolineare che non sarà solo il vostro interlocutore a valutare il vostro servizio, la qualità dei menu, la cura della misenplace e la professionalità del vostro staff.

La regola vuole che maggiore sia il numero degli ospiti, maggiori saranno le aspettative che dovrete non solo soddisfare, ma superare: ogni parere positivo sarà una futura occasione di business, ma ogni giudizio più o meno negativo creerà per contro una perdita di clienti o di occasioni di lavoro.

Per questo durante lo show si gioca il tutto e per tutto sul campo della customer satisfaction, argomento oggi molto di moda nelle aziende attente alla qualità.

Il banqueting fa infatti parte di quelle attività e servizi molto effimeri, per cui il lavoro di giorni o settimane si brucia, per così dire, in poche ore se non in qualche decina di minuti.

Tornando all'esempio iniziale, una cena di gala per un cliente internazionale con 500 medici in arrivo da ogni parte del mondo, fra le priorità dell'organizzatore c'era infatti la rapidità del servizio.

Esigenza più che comprensibile in un fitto programma di tre giorni senza un'attimo di relax; esigenza da far coesistere con la necessità di "far bella figura" sul palcoscenico di una serata di fine maggio (meteo compreso).

In sostanza, il tutto doveva condensarsi in non più di due ore: dal welcome cocktail in giardino alla cena di 6 portate con 4 vini, rigorosamente serviti dai sommelier, al discorso del presidente dell'associazione (la cui prolissità, naturalmente, sarebbe stata addebitata sul cronometro del caterer).

La complessità o la semplicità di un servizio, tuttavia, non dev'essere mai un alibi: troppo comodo rispondere che il programma era sbagliato di fronte ad una critica, o che il servizio sembrava cosa facile ma poi il cliente è stato molto più esigente del previsto.

Il servizio di fronte al Cliente è infatti un prodotto delicato e intangibile: non può essere preparato e congelato per un tranquillo utilizzo futuro, ma è un'espressione immediata e spontanea che deve corrispondere alle aspettative e alla percezione degli Ospiti.

Anzi, se si può dire che il servizio corrisponda alle aspettative, ironicamente, è probabile che il tutto passi inosservato o dato per scontato.

Viceversa, ogni minimo ritardo, ogni più piccola macchia e ogni fraintendimento potrà pregiudicare un buon giudizio della vostra performance.

Quindi, perchè il giudizio degli Ospiti sia molto positivo per il vostro business futuro e attuale, dovrete fare in modo che l'impressione sia non solo soddisfacente, ma memorabile.

Cosa occorre perchè questo accada? Il servizio dev'essere sempre efficiente ed in linea con lo stile dell'evento e con il livello culturale degli Ospiti; i membri dello staff dovranno essere cortesi, disponibili e attenti alle esigenze; l'ambiente confortevole, allestito con cura e pianificato per anticipare ogni minimo inconveniente; il menu scelto con cura, cucinato in modo perfetto e servito impeccabilmente. E, soprattutto, il Cliente dovrà avere l'impressione che tutto questo sia un investimento che valga la pena!

Purtroppo (o per fortuna), non esistono giudizi assoluti, e spesso sarete giudicati in base a punti di vista molto diversi, che spesso hanno poco a che fare con la logica.

La comunicazione è, sotto questo aspetto, un elemento fondamentale, sia prima che durante l'evento, per limitare l'aleatorietà delle opinioni e dei giudizi.

Un caso pratico, spesso ricorrente, riguarda le pietanze del menu, come saranno cucinate e come saranno servite: se il vostro Cliente immagina un piatto in un certo modo, e da per scontato di trovarsi in tavola una pietanza cucinata e servita in quel modo, difficilmente accetterà una soluzione alternativa al momento del servizio. Non importa che siate voi ad avere ragione, che il tal piatto vada cucinato proprio così (e, non, magari, come lo prepara di solito la zia del vostro Cliente). Quel che importa è il disappunto del Cliente!

A volte sono gli invitati a condizionare il vostro interlocutore: durante il servizio è mia abitudine verificare, con tatto e discrezione, se il mio Cliente sia soddisfatto dell'andamento della serata, se sia necessario correggere qualcosa, accellerare o rallentare il servizio, e così via. Ed in più di un'occasione mi è capitato di ricevere commenti entusiasti seguiti inspiegabilmente da perplessità che contaddicevano poi quanto precedemente affermato.

In questi casi è sempre bene valutare con serenità la situazione: il vostro Cliente è contento, ma magari uno dei suoi Ospiti ha avuto qualcosa da ridire. Davvero? Ha sicuramente ragione, provvedo subito a risolvere la cosa! Non esiste nessun'altra risposta quando lo show è in corso, e nient'altro da fare che intercettare immediatamente l'ospite interdetto, risolvere il problema (vero o presunto che sia), per poi convincerlo che il nostro servizio è davvero eccezionale, e che dovrà complimentarsi con il nostro Cliente per averci scelti!

I cinque casi di insoddisfazione più frequenti sono:

• Le promesse non mantenute


• Il comportarsi in modo rude e con poco tatto


• L'indifferenza


• Il mancato ascolto


• Gli atteggiamenti negativi

E' evidente come si tratti in ogni caso di problemi di comunicazione! Infatti ognuno di questi elementi critici è determinato dalla percezione personale e dall'opinione del nostro interlocutore. Al di là degli eccessi che sono sempre situazioni assolute, esistono infinite gradazioni di "indifferenza" o di "rudezza".

Dunque, per evitare ogni equivoco, meglio eccedere nella comunicazione positiva che fare il contrario!

Il problema è che questo "momento della verità", ovvero l'istante in cui si forma l'opinione che rimarrà impressa a fuoco su di voi e sulla vostra azienda, può accadere in qualsiasi istante del servizio! Durante l'aperitivo al buffet dei cocktail, al guardaroba mentre l'ospite ripone la sua giacca, al tavolo mentre il sommelier serve il vino per il filetto di manzo...

Le lunghe attese, i camerieri scontrosi, i cibi preparati male, la disorganizzazione o la mancanza di pulizia sono alcuni esempi delle situazioni che vi inimicheranno gli Ospiti e che pregiudicheranno le future occasioni di fare business.

Per questo è importante che tutti all'interno dell'organizzazione siano motivati nel costuire una splendida esperienza per i Clienti e gli Ospiti. Ciascuno infatti, dallo chef alla guardarobiera, devono perseguire l'obiettivo della soddisfazione del cliente. All'interno di un'organizzazione ben costruita, ciascuno deve essere un problem-solver naturale, per intervenire subito e risolvere al volo ogni problema, senza la necessità di dover far capo a qualcun'altro, che potrà intervenire, forse, e comunque in ritardo.

L'attenzione alle esigenze del cliente, durante lo show, dev'essere parte della filosofia aziendale: fa parte del naturale senso dell'ospitalità che deve appartenere a chi lavora nel nostro settore, e che può diventare il fattore vincente per la vostra azienda nella competizione sul mercato.

I caterers convinti che la qualità dei cibi sia l'aspetto più importante del loro lavoro sbagliano. I clienti sono ugualmente attenti al valore del servizio espresos dallo staff, alla cura della mise en place e del buffet, ed anche agli aspetti "marginali", come la musica. Una band rumorosa o un deejay troppo esuberante possono rovinare l'atmosfera e rendere impossibile conversare al tavolo, e rovinare la serata!

La multinazionale Disney offre un' "esperienza totale e fantastica" ai propri visitatori e clienti, all'interno della quale la ristorazione è solo una delle componenti. Tuttavia, il catering deve contribuire all'obiettivo principale, gratificando i clienti con precise modalità di comunicazione, servizio e in piena sintonia con il tema dell'intrattenimento.

Un servizio di alto livello dev'essere sincero, caloroso e, soprattutto, spontaneo: non c'è niente di peggio di un atteggiamento fatto di automatismi, quasi robotico e quindi ripetitivo e falso! E per evitare tutto questo è necessario che ciascuno condivida i valori di cui abbiamo parlato desideri esprimerli con il proprio lavoro, con la consapevolezza di partecipare a qualcosa di importante, che valga davvero!

Essere orgogliosi del proprio lavoro paga: i vostri Clienti ed i vostri Ospiti percepiranno il valore del vostro lavoro, e la vostra disponibilità ad accoglierli e a renderli partecipi del vostro lavoro costituirà un grande valore aggiunto.

L'eccellenza nel catering si raggiunge infatti con tanto lavoro e con la naturale vocazione all'ospitalità! A volte bastano piccoli gesti a far trapelare l'eccellenza del servizio: accompagnare un ospite al guardaroba anzichè indicarlo, o far visitare le cucine durante il servizio agli ospiti più ragguardevoli senza il timore di svelare un'organizzazione approssimativa sono elementi che contraddistiguono davvero poche organizzazioni.

Sembrano sciocchezze, ma sono quello che fa la differenza e che potrà condizionare in positivo la crescita del vostro business. Senza tralasciare organizzazione e cibi di qualità, si può quindi davvero dire che... durante lo show, il servizio vende!

Per chi vuole approfondire...

Se l'arte di organizzare banchetti ha origini antichissime, il banqueting in senso professionale ed aziendale affonda le sue radici nella cultura anglosassone.

Ed è proprio la bibliografia made in usa a proporre i testi più interessanti per chi desiderasse approfondire la conoscenza del mondo del catering. Quanto si trova infatti nella nostra lingua è piuttosto poco e, per lo più, tradotto e applicato alle nostre necessità.

Sicuramente interessante è "Off-Premise Catering Management", di Bill Hansen e Chris Thomas: l'approccio non è eccessivamente tecnico, e il modo con cui sono affrontati tutti gli aspetti di un'attività di catering (dall'organizzazione di una cucina al marketing) risulterà utile anche a chi non sia già esperto del settore.

Interessante è anche "Catering Like a Pro: From planning to profit", di Francine Halvorsen: qui sono presentati una serie di case history e di esperienze da parte di professionisti e chef americani, unitamente a consigli, suggerimenti e ricette adatte alle specifiche occasioni.
La lettura è piacevole, tuttavia un'applicazione pratica di molti suggerimenti alla nostra realtà italica richiederebbe una profonda reintepretazione dettata dalla diversità di gusti e abitudini che tutt'ora persistono rispetto al mondo americano.

La terza e ultima lettura è "Practical Professional Catering Management", di Cracknell, Kaufmann e Nobis. Si tratta di una guida molto tecnica, che affronta gli aspetti organizzativi del mondo della ristorazione, con un punto di vista più legato al banqueting on-premise, ovvero al catering alberghiero e comunque non itinerante.

Tra le tre lettura, la prima è senza dubbio la più interessante, completa e inerente il settore dell' "off-premise catering", e proprio da questa traiamo un breve ma significativo estratto:

"Separating yourself from the competition"

"I caterers miglior non imitano, innovano. Ci sono precisi vantaggi per chi offre un menu unico, o una rara tipologia di servizio, o ancora una location esclusiva.
I caterers migliori possono elaborare e migliorare idee e concetti altrui, tuttavia devono essere capaci di compiere un vero salto di qualità. Più che imitare i casi di successo di altri, essi devono firmare i propri menu ed i propri servizi, rendendoli così sempre riconoscibili.

Questo può accadere anche per situazioni semplici, come il cucinare e servire in un certo modo le classiche patate a bastoncini: basta un po' di immaginazione per ottenere originali risultati di grande effetto, come spalmare un pizzico di caviale su ciascun listello e poi servirle in delle coppette martini. Perchè non dovrebbe essere simpatico farlo?

Uno dei maggiori chef in America, Charlie Trotter, analizza le tendenze del cibo in modo alternativo nel suo Lessons in Excellence. Trotter dice "E' importante creare una cultura aziendale che spinga voi ed i vostri collaboratori a cercare soluzioni innovative. Le innovazioni possono soddisfare necessità inespresse, o offrire soluzioni utili a ridurre le perdite di tempo, di spazio e di denaro."
Trotter dice che lui ed il suo staff fanno tesoro di quanto appreso nei loro viaggi, nelle letture, dalla televisione, dalla radio e anche dai loro stessi hobbies. Così è possibile percepire gli ultimi cambiamenti nell'opinione pubblica e individuare nuove strategie e nicchie di mercato. Seguendo questo schema hanno identificato nella cucina etnica panasiatica e latina delle interessanti aree di innovazione per i loro menu.
La linea guida è quella di creare un proprio trend.

Così come ogni professionista, il bravo caterers deve riesaminare periodicamente la propria strategia di business.

Alcuni di essi offrono il loro meglio, sono riconosciuti per questo e non variano mai la loro formula. I loro clienti li apprezzano e ottengono esattamente quanti si aspettano da loro.

Altri caterers semplicemente copiano qualcun'altro: ricopiano le loro soluzioni e non si preoccupato di verificare che soddisfino effettivamente le necessità dei loro clienti. Se leggono qualcosa sulle riviste più patinate, sentono di dover copiare e proporre le stesse cose.

Molti caterers operano invece tra questi due estremi, mecolando le idee di successo di alcuni con le novità ed i trend dell'ultimo minuto.

I migliori caterers invece sanno separare la loro attività da quella dei competitors riuscendo a utilizzare le risorse che li circondano per costruire il proprio business.

Nel sud della Florida, per esempio, un caterer è specializzato nella pianificazione di eventi per medici sulla base della sua esperienza maturata nella ristorazione ospedaliera. Un altro caterers ha ottenuto un contratto in esclusiva per la ristorazione sportiva; un terzo da "on-premise caterer" in un club privato cittadino si è trasformato in "off-premise caterer" presso le sedi e le abitazioni dei soci dello stesso club.

Fate tesoro del pubblico che avete: diventerà (quasi certamente) la vostra futura clientela!"

Catering & Banqueting: Storia ed Evoluzione Aziendale

Catering & Banqueting Italia è l'azienda sponsor del Catering & Banqueting Blog.

La sua storia ricalca l'esperienza maturata dal fondatore della società, Ivano Neri, che fin dal 1979 ha in pratica "inaugurato" l'attività di banqueting così come viene interpretata oggi.

All'epoca infatti la parola "banqueting" era sostanzialmente sconosciuta in Italia, e solo l'idea di approntare un banchetto o un ricevimento al di fuori dei canonici spazi adibiti alla ristorazione era considerata un'impresa piuttosto bizzarra.

Tuttavia già 30 anni fa i pionieri del settore si facevano carico di realizzare pranzi e cene per centinaia ed addirittura migliaia di partecipanti: la System Services di Rimini era infatti una società di supporto organizzativo per grandi aziende che avevano la necessità di programmare importanti appuntamenti.

All'epoca la miglior tecnica di vendita era la "dimostrazione", per cui cui era necessario raccogliere il maggior numero di persone in un solo posto, dove presentare loro prodotti, servizi e novità.

Lo spot in tv era riservato a prodotti di largo consumo, ed internet era pura fantascienza.

Invitare migliaia di persone significava farsi carico delle loro necessità: la ristorazione era spesso il probema numero uno, sia per l'elevato numero di persone che per l'esigenza di offrire non tanto dei pasti, quando un'accoglienza di alto livello.

Da allora l'attività di banqueting si è sviluppata progressivamente e sembre in simbiosi con l'attività alberghiera, core business del nostro gruppo.

Così da Rimini si è passati a Riccione nel 1984, senza però modificare la filosofia di fondo: servizi di alto livello, professionalità per fare la differenza, puntualità come parola d'ordine e affidabilità riconosciuta dai clienti come biglietto da visita.

A Riccione cambia il nome, e diventa appunto "Riccione Catering": per dare un'idea della carica innovativa dell'azienda, basti pensare che è appunto la Riccione Catering ad essere incaricata della ristorazione nella realtà più d'avanguardia in Romagna alla fine degli anni '80: Aquafan.

L'evoluzione continua poi con "Catering & Banqueting Italia": si punta sempre di più sulla qualità degli allestimenti, sulla cura del servizio e sulla varietà dell'offerta gastronomica, allargando al contempo il raggio d'azione dell'azienda, che arriva a coprire un'area nel raggio di 300 km dalla base di Riccione.

Il punto di riferimento è l'Atlantic Hotel di Riccione, e la partnership con la lungimirante famiglia Ricci Assirelli di Rimini diventa sempre più strategica.

Nel 2004 nasce la nuova sede operativa e logistica, con oltre 1500 mq di spazio tra depositi, cucine e uffici operativi.

Nel 2008, con l'inaugurazione del Palazzo dei Congressi di Riccione, Catering & Banqueting Italia diventa il fornitore ufficiale di servizi di banqueting della più importante sede congressuale della città.

Oggi Catering & Banqueting Italia celebra oltre 30 anni di attività: 30 anni di grandi eventi e di servizi di successo, al fianco delle più grandi Aziende italiane.

Nuove location, nuovi orizzonti

Il mondo dell'off premise banqueting non può prescindere dal suo naturale complemento, ovvero dalla location in cui tutto il potenziale, l'organizzazione e l'attività di preparazione si concretizzano in poche ma determinanti ore di servizio.

Per questo da un lato è importante conoscere attentamente la location in cui si dovrà operare: ne abbiamo parlato abbondamente in molti precedenti post.

D'altro canto, dato che uno degli elementi più critici per il nostro business è la continuità, è consigliabile non legarsi ad un numero eccessivamente ristretto di location, che pur funzionali, eleganti e prestigiose possono subire gli alti ed i bassi momenti del mercato.

Diventa quindi vitale poter proporre ai propri Clienti una rosa di location più ampia possibile: l'importante è preselezionare le dimore e le sedi effettivamente adeguate, per evitare brutte figure e danni di immagine sia a voi che al vostro Cliente.

Questo mese, ad esempio, Catering & Banqueting Italia suggerisce ai suoi clienti una "nuova" location in provincia di Cesena: si tratta di Villa Margherita, una romantica villa di campagna, dove abbiamo da pochissimo realizzato un bel ricevimento sotto le stelle.