Quando inizia lo show...

Immaginate il cliente perfetto (o almeno immaginate quello che, dal mio punto di vista, è il cliente perfetto): l'agenzia blasonata di professionisti dei congressi che deve organizzare la cena di gala per un grande evento medico internazionale, con degli sponsor alle spalle che, incredibilmente, sono sopravvissuti a crisi, fusioni e ridimensionamenti.

Gli ingredienti positivi ci sono tutti: la data è interessante, la location a portata di mano, il budget sembra non sia il problema numero uno, purchè, naturalmente, si faccia bella figura.

Certo, non capita spesso e, soprattutto, non capita mai se non c'è già una "storia" con il tuo interlocutore. Ovvero, nessuno ti commissionerà mai un grande evento se già non ti conosce ed ha già lavorato con te.

In questo post non voglio approfondire gli aspetti tecnici della preparazione e dell'organizzazione che precede un evento importante, ma parlare di quanto accade "durante lo show", ovvero quando lo spettacolo comincia e deve per forza andare bene, perchè non ci sarà una seconda occasione.

Questo è infatti il momento più importante per un caterer, il momento in cui il Cliente riceve il servizio che ha prenotato e per cui paga.

E' importante sottolineare che non sarà solo il vostro interlocutore a valutare il vostro servizio, la qualità dei menu, la cura della misenplace e la professionalità del vostro staff.

La regola vuole che maggiore sia il numero degli ospiti, maggiori saranno le aspettative che dovrete non solo soddisfare, ma superare: ogni parere positivo sarà una futura occasione di business, ma ogni giudizio più o meno negativo creerà per contro una perdita di clienti o di occasioni di lavoro.

Per questo durante lo show si gioca il tutto e per tutto sul campo della customer satisfaction, argomento oggi molto di moda nelle aziende attente alla qualità.

Il banqueting fa infatti parte di quelle attività e servizi molto effimeri, per cui il lavoro di giorni o settimane si brucia, per così dire, in poche ore se non in qualche decina di minuti.

Tornando all'esempio iniziale, una cena di gala per un cliente internazionale con 500 medici in arrivo da ogni parte del mondo, fra le priorità dell'organizzatore c'era infatti la rapidità del servizio.

Esigenza più che comprensibile in un fitto programma di tre giorni senza un'attimo di relax; esigenza da far coesistere con la necessità di "far bella figura" sul palcoscenico di una serata di fine maggio (meteo compreso).

In sostanza, il tutto doveva condensarsi in non più di due ore: dal welcome cocktail in giardino alla cena di 6 portate con 4 vini, rigorosamente serviti dai sommelier, al discorso del presidente dell'associazione (la cui prolissità, naturalmente, sarebbe stata addebitata sul cronometro del caterer).

La complessità o la semplicità di un servizio, tuttavia, non dev'essere mai un alibi: troppo comodo rispondere che il programma era sbagliato di fronte ad una critica, o che il servizio sembrava cosa facile ma poi il cliente è stato molto più esigente del previsto.

Il servizio di fronte al Cliente è infatti un prodotto delicato e intangibile: non può essere preparato e congelato per un tranquillo utilizzo futuro, ma è un'espressione immediata e spontanea che deve corrispondere alle aspettative e alla percezione degli Ospiti.

Anzi, se si può dire che il servizio corrisponda alle aspettative, ironicamente, è probabile che il tutto passi inosservato o dato per scontato.

Viceversa, ogni minimo ritardo, ogni più piccola macchia e ogni fraintendimento potrà pregiudicare un buon giudizio della vostra performance.

Quindi, perchè il giudizio degli Ospiti sia molto positivo per il vostro business futuro e attuale, dovrete fare in modo che l'impressione sia non solo soddisfacente, ma memorabile.

Cosa occorre perchè questo accada? Il servizio dev'essere sempre efficiente ed in linea con lo stile dell'evento e con il livello culturale degli Ospiti; i membri dello staff dovranno essere cortesi, disponibili e attenti alle esigenze; l'ambiente confortevole, allestito con cura e pianificato per anticipare ogni minimo inconveniente; il menu scelto con cura, cucinato in modo perfetto e servito impeccabilmente. E, soprattutto, il Cliente dovrà avere l'impressione che tutto questo sia un investimento che valga la pena!

Purtroppo (o per fortuna), non esistono giudizi assoluti, e spesso sarete giudicati in base a punti di vista molto diversi, che spesso hanno poco a che fare con la logica.

La comunicazione è, sotto questo aspetto, un elemento fondamentale, sia prima che durante l'evento, per limitare l'aleatorietà delle opinioni e dei giudizi.

Un caso pratico, spesso ricorrente, riguarda le pietanze del menu, come saranno cucinate e come saranno servite: se il vostro Cliente immagina un piatto in un certo modo, e da per scontato di trovarsi in tavola una pietanza cucinata e servita in quel modo, difficilmente accetterà una soluzione alternativa al momento del servizio. Non importa che siate voi ad avere ragione, che il tal piatto vada cucinato proprio così (e, non, magari, come lo prepara di solito la zia del vostro Cliente). Quel che importa è il disappunto del Cliente!

A volte sono gli invitati a condizionare il vostro interlocutore: durante il servizio è mia abitudine verificare, con tatto e discrezione, se il mio Cliente sia soddisfatto dell'andamento della serata, se sia necessario correggere qualcosa, accellerare o rallentare il servizio, e così via. Ed in più di un'occasione mi è capitato di ricevere commenti entusiasti seguiti inspiegabilmente da perplessità che contaddicevano poi quanto precedemente affermato.

In questi casi è sempre bene valutare con serenità la situazione: il vostro Cliente è contento, ma magari uno dei suoi Ospiti ha avuto qualcosa da ridire. Davvero? Ha sicuramente ragione, provvedo subito a risolvere la cosa! Non esiste nessun'altra risposta quando lo show è in corso, e nient'altro da fare che intercettare immediatamente l'ospite interdetto, risolvere il problema (vero o presunto che sia), per poi convincerlo che il nostro servizio è davvero eccezionale, e che dovrà complimentarsi con il nostro Cliente per averci scelti!

I cinque casi di insoddisfazione più frequenti sono:

• Le promesse non mantenute


• Il comportarsi in modo rude e con poco tatto


• L'indifferenza


• Il mancato ascolto


• Gli atteggiamenti negativi

E' evidente come si tratti in ogni caso di problemi di comunicazione! Infatti ognuno di questi elementi critici è determinato dalla percezione personale e dall'opinione del nostro interlocutore. Al di là degli eccessi che sono sempre situazioni assolute, esistono infinite gradazioni di "indifferenza" o di "rudezza".

Dunque, per evitare ogni equivoco, meglio eccedere nella comunicazione positiva che fare il contrario!

Il problema è che questo "momento della verità", ovvero l'istante in cui si forma l'opinione che rimarrà impressa a fuoco su di voi e sulla vostra azienda, può accadere in qualsiasi istante del servizio! Durante l'aperitivo al buffet dei cocktail, al guardaroba mentre l'ospite ripone la sua giacca, al tavolo mentre il sommelier serve il vino per il filetto di manzo...

Le lunghe attese, i camerieri scontrosi, i cibi preparati male, la disorganizzazione o la mancanza di pulizia sono alcuni esempi delle situazioni che vi inimicheranno gli Ospiti e che pregiudicheranno le future occasioni di fare business.

Per questo è importante che tutti all'interno dell'organizzazione siano motivati nel costuire una splendida esperienza per i Clienti e gli Ospiti. Ciascuno infatti, dallo chef alla guardarobiera, devono perseguire l'obiettivo della soddisfazione del cliente. All'interno di un'organizzazione ben costruita, ciascuno deve essere un problem-solver naturale, per intervenire subito e risolvere al volo ogni problema, senza la necessità di dover far capo a qualcun'altro, che potrà intervenire, forse, e comunque in ritardo.

L'attenzione alle esigenze del cliente, durante lo show, dev'essere parte della filosofia aziendale: fa parte del naturale senso dell'ospitalità che deve appartenere a chi lavora nel nostro settore, e che può diventare il fattore vincente per la vostra azienda nella competizione sul mercato.

I caterers convinti che la qualità dei cibi sia l'aspetto più importante del loro lavoro sbagliano. I clienti sono ugualmente attenti al valore del servizio espresos dallo staff, alla cura della mise en place e del buffet, ed anche agli aspetti "marginali", come la musica. Una band rumorosa o un deejay troppo esuberante possono rovinare l'atmosfera e rendere impossibile conversare al tavolo, e rovinare la serata!

La multinazionale Disney offre un' "esperienza totale e fantastica" ai propri visitatori e clienti, all'interno della quale la ristorazione è solo una delle componenti. Tuttavia, il catering deve contribuire all'obiettivo principale, gratificando i clienti con precise modalità di comunicazione, servizio e in piena sintonia con il tema dell'intrattenimento.

Un servizio di alto livello dev'essere sincero, caloroso e, soprattutto, spontaneo: non c'è niente di peggio di un atteggiamento fatto di automatismi, quasi robotico e quindi ripetitivo e falso! E per evitare tutto questo è necessario che ciascuno condivida i valori di cui abbiamo parlato desideri esprimerli con il proprio lavoro, con la consapevolezza di partecipare a qualcosa di importante, che valga davvero!

Essere orgogliosi del proprio lavoro paga: i vostri Clienti ed i vostri Ospiti percepiranno il valore del vostro lavoro, e la vostra disponibilità ad accoglierli e a renderli partecipi del vostro lavoro costituirà un grande valore aggiunto.

L'eccellenza nel catering si raggiunge infatti con tanto lavoro e con la naturale vocazione all'ospitalità! A volte bastano piccoli gesti a far trapelare l'eccellenza del servizio: accompagnare un ospite al guardaroba anzichè indicarlo, o far visitare le cucine durante il servizio agli ospiti più ragguardevoli senza il timore di svelare un'organizzazione approssimativa sono elementi che contraddistiguono davvero poche organizzazioni.

Sembrano sciocchezze, ma sono quello che fa la differenza e che potrà condizionare in positivo la crescita del vostro business. Senza tralasciare organizzazione e cibi di qualità, si può quindi davvero dire che... durante lo show, il servizio vende!

Per chi vuole approfondire...

Se l'arte di organizzare banchetti ha origini antichissime, il banqueting in senso professionale ed aziendale affonda le sue radici nella cultura anglosassone.

Ed è proprio la bibliografia made in usa a proporre i testi più interessanti per chi desiderasse approfondire la conoscenza del mondo del catering. Quanto si trova infatti nella nostra lingua è piuttosto poco e, per lo più, tradotto e applicato alle nostre necessità.

Sicuramente interessante è "Off-Premise Catering Management", di Bill Hansen e Chris Thomas: l'approccio non è eccessivamente tecnico, e il modo con cui sono affrontati tutti gli aspetti di un'attività di catering (dall'organizzazione di una cucina al marketing) risulterà utile anche a chi non sia già esperto del settore.

Interessante è anche "Catering Like a Pro: From planning to profit", di Francine Halvorsen: qui sono presentati una serie di case history e di esperienze da parte di professionisti e chef americani, unitamente a consigli, suggerimenti e ricette adatte alle specifiche occasioni.
La lettura è piacevole, tuttavia un'applicazione pratica di molti suggerimenti alla nostra realtà italica richiederebbe una profonda reintepretazione dettata dalla diversità di gusti e abitudini che tutt'ora persistono rispetto al mondo americano.

La terza e ultima lettura è "Practical Professional Catering Management", di Cracknell, Kaufmann e Nobis. Si tratta di una guida molto tecnica, che affronta gli aspetti organizzativi del mondo della ristorazione, con un punto di vista più legato al banqueting on-premise, ovvero al catering alberghiero e comunque non itinerante.

Tra le tre lettura, la prima è senza dubbio la più interessante, completa e inerente il settore dell' "off-premise catering", e proprio da questa traiamo un breve ma significativo estratto:

"Separating yourself from the competition"

"I caterers miglior non imitano, innovano. Ci sono precisi vantaggi per chi offre un menu unico, o una rara tipologia di servizio, o ancora una location esclusiva.
I caterers migliori possono elaborare e migliorare idee e concetti altrui, tuttavia devono essere capaci di compiere un vero salto di qualità. Più che imitare i casi di successo di altri, essi devono firmare i propri menu ed i propri servizi, rendendoli così sempre riconoscibili.

Questo può accadere anche per situazioni semplici, come il cucinare e servire in un certo modo le classiche patate a bastoncini: basta un po' di immaginazione per ottenere originali risultati di grande effetto, come spalmare un pizzico di caviale su ciascun listello e poi servirle in delle coppette martini. Perchè non dovrebbe essere simpatico farlo?

Uno dei maggiori chef in America, Charlie Trotter, analizza le tendenze del cibo in modo alternativo nel suo Lessons in Excellence. Trotter dice "E' importante creare una cultura aziendale che spinga voi ed i vostri collaboratori a cercare soluzioni innovative. Le innovazioni possono soddisfare necessità inespresse, o offrire soluzioni utili a ridurre le perdite di tempo, di spazio e di denaro."
Trotter dice che lui ed il suo staff fanno tesoro di quanto appreso nei loro viaggi, nelle letture, dalla televisione, dalla radio e anche dai loro stessi hobbies. Così è possibile percepire gli ultimi cambiamenti nell'opinione pubblica e individuare nuove strategie e nicchie di mercato. Seguendo questo schema hanno identificato nella cucina etnica panasiatica e latina delle interessanti aree di innovazione per i loro menu.
La linea guida è quella di creare un proprio trend.

Così come ogni professionista, il bravo caterers deve riesaminare periodicamente la propria strategia di business.

Alcuni di essi offrono il loro meglio, sono riconosciuti per questo e non variano mai la loro formula. I loro clienti li apprezzano e ottengono esattamente quanti si aspettano da loro.

Altri caterers semplicemente copiano qualcun'altro: ricopiano le loro soluzioni e non si preoccupato di verificare che soddisfino effettivamente le necessità dei loro clienti. Se leggono qualcosa sulle riviste più patinate, sentono di dover copiare e proporre le stesse cose.

Molti caterers operano invece tra questi due estremi, mecolando le idee di successo di alcuni con le novità ed i trend dell'ultimo minuto.

I migliori caterers invece sanno separare la loro attività da quella dei competitors riuscendo a utilizzare le risorse che li circondano per costruire il proprio business.

Nel sud della Florida, per esempio, un caterer è specializzato nella pianificazione di eventi per medici sulla base della sua esperienza maturata nella ristorazione ospedaliera. Un altro caterers ha ottenuto un contratto in esclusiva per la ristorazione sportiva; un terzo da "on-premise caterer" in un club privato cittadino si è trasformato in "off-premise caterer" presso le sedi e le abitazioni dei soci dello stesso club.

Fate tesoro del pubblico che avete: diventerà (quasi certamente) la vostra futura clientela!"

Catering & Banqueting: Storia ed Evoluzione Aziendale

Catering & Banqueting Italia è l'azienda sponsor del Catering & Banqueting Blog.

La sua storia ricalca l'esperienza maturata dal fondatore della società, Ivano Neri, che fin dal 1979 ha in pratica "inaugurato" l'attività di banqueting così come viene interpretata oggi.

All'epoca infatti la parola "banqueting" era sostanzialmente sconosciuta in Italia, e solo l'idea di approntare un banchetto o un ricevimento al di fuori dei canonici spazi adibiti alla ristorazione era considerata un'impresa piuttosto bizzarra.

Tuttavia già 30 anni fa i pionieri del settore si facevano carico di realizzare pranzi e cene per centinaia ed addirittura migliaia di partecipanti: la System Services di Rimini era infatti una società di supporto organizzativo per grandi aziende che avevano la necessità di programmare importanti appuntamenti.

All'epoca la miglior tecnica di vendita era la "dimostrazione", per cui cui era necessario raccogliere il maggior numero di persone in un solo posto, dove presentare loro prodotti, servizi e novità.

Lo spot in tv era riservato a prodotti di largo consumo, ed internet era pura fantascienza.

Invitare migliaia di persone significava farsi carico delle loro necessità: la ristorazione era spesso il probema numero uno, sia per l'elevato numero di persone che per l'esigenza di offrire non tanto dei pasti, quando un'accoglienza di alto livello.

Da allora l'attività di banqueting si è sviluppata progressivamente e sembre in simbiosi con l'attività alberghiera, core business del nostro gruppo.

Così da Rimini si è passati a Riccione nel 1984, senza però modificare la filosofia di fondo: servizi di alto livello, professionalità per fare la differenza, puntualità come parola d'ordine e affidabilità riconosciuta dai clienti come biglietto da visita.

A Riccione cambia il nome, e diventa appunto "Riccione Catering": per dare un'idea della carica innovativa dell'azienda, basti pensare che è appunto la Riccione Catering ad essere incaricata della ristorazione nella realtà più d'avanguardia in Romagna alla fine degli anni '80: Aquafan.

L'evoluzione continua poi con "Catering & Banqueting Italia": si punta sempre di più sulla qualità degli allestimenti, sulla cura del servizio e sulla varietà dell'offerta gastronomica, allargando al contempo il raggio d'azione dell'azienda, che arriva a coprire un'area nel raggio di 300 km dalla base di Riccione.

Il punto di riferimento è l'Atlantic Hotel di Riccione, e la partnership con la lungimirante famiglia Ricci Assirelli di Rimini diventa sempre più strategica.

Nel 2004 nasce la nuova sede operativa e logistica, con oltre 1500 mq di spazio tra depositi, cucine e uffici operativi.

Nel 2008, con l'inaugurazione del Palazzo dei Congressi di Riccione, Catering & Banqueting Italia diventa il fornitore ufficiale di servizi di banqueting della più importante sede congressuale della città.

Oggi Catering & Banqueting Italia celebra oltre 30 anni di attività: 30 anni di grandi eventi e di servizi di successo, al fianco delle più grandi Aziende italiane.

Nuove location, nuovi orizzonti

Il mondo dell'off premise banqueting non può prescindere dal suo naturale complemento, ovvero dalla location in cui tutto il potenziale, l'organizzazione e l'attività di preparazione si concretizzano in poche ma determinanti ore di servizio.

Per questo da un lato è importante conoscere attentamente la location in cui si dovrà operare: ne abbiamo parlato abbondamente in molti precedenti post.

D'altro canto, dato che uno degli elementi più critici per il nostro business è la continuità, è consigliabile non legarsi ad un numero eccessivamente ristretto di location, che pur funzionali, eleganti e prestigiose possono subire gli alti ed i bassi momenti del mercato.

Diventa quindi vitale poter proporre ai propri Clienti una rosa di location più ampia possibile: l'importante è preselezionare le dimore e le sedi effettivamente adeguate, per evitare brutte figure e danni di immagine sia a voi che al vostro Cliente.

Questo mese, ad esempio, Catering & Banqueting Italia suggerisce ai suoi clienti una "nuova" location in provincia di Cesena: si tratta di Villa Margherita, una romantica villa di campagna, dove abbiamo da pochissimo realizzato un bel ricevimento sotto le stelle.

La gestione efficace (e felice) di un'azienda di banqueting

Operare con successo in un catering (anche se, come abbiamo spesso avuto modo di dire, sarebbe più opportuno chiamarla impresa di banqueting), significa anzitutto acquisire, elaborare ed esprimere con continuità una serie di elementi fondamentali.

Vediamoli qui sinteticamente: avremo successivamente modo di approfondirli in modo più completo.

• Maturare un'adeguata esperienza nel settore: conoscere gli elementi fondamentali della ristorazione, lavorare in un'azienda di banqueting, acquisire le competenze professionali necessarie.



• Lavorare con passione: pensare che il catering sia semplicemente un business è la strada più rapida verso il fallimento.



• Saper essere intraprendenti, costanti e professionalmente ambiziosi nel crescere.



• Acquisire le competenze basilari nelle tecniche di vendita e di marketing, nelle procedure amministrative, nella gestione delle risorse umane.



• Saper pianificare, organizzare, eseguire e controllare tutti gli aspetti di ogni evento, dal più semplice al più complesso che potrete proporre.



• Comunicare efficacemente: con i Clienti, con il vostro staff e con una fitta schiera di interlocutori che affronterete ad ogni livello durante la vostra giornata.



• Valutare correttamente i rischi di impresa (sono davvero tanti, nella nostra attività), ed affrontateli con equilibrio.



• Gestire la pressione e lo stress di molte ore di lavoro consecutive e di notti insonni, trascorse al servizio del vostro Cliente di turno.



• Capacità di mettere la creatività a fianco della professionalità, per inventare nuove formule e nuovi concept senza però tradire i valori dell'ospitalità e della corretta organizzazione.



• Essere sempre affidabili: è il requisito fondamentale per un catering. Significa saper mantenere puntualmnete ogni impegno preso, fare i salti mortali per esaudire un cliente ma anche saper dire di no di fronte alle richieste più improbabili, che vi farebbero soltanto sfigurare.



• Avere la capacità di individuare le necessità del vostro Cliente, esigenze che spesso non sono mai così evidenti e che richiedono un accurato lavoro di analisi e proposta.



• Saper mantenere una visione ampia e priva di barriere mentali: significa sapersi mettere in discussione per trovare sempre soluzioni efficaci e creative. Ogni evento fa storia a sè, e spesso richiede soluzioni su misura, personalizzate e irripetibili.



• Costruire un'immagine aziendale che rispecchi tutto quanto fin'ora detto: essere riconoscibili, identificabili per la qualità dell'organizzazione, dei servizi e della cucina.

Fare impresa con l'attività di catering & banqueting richiede tutto questo e molto altro ancora: come abbiamo detto, la pura remunerazione economica non basta quasi mai a compensare il grande investimento di tempo, impegno e risorse mentali che vi verranno richieste.

Per questo è importante metterci passione, entusiasmo e prendere le cose con filosofia: ricordatevi di queste parole quando dopo una cena di gala, magari alle 5 del mattino, vi ritroverete con 1000 coperti da smontare ed una sala congressi da far trovare pronta, ripulita e perfettamente riallestita, dopo un paio di ore!

La location perfetta

Chi si occupa di banqueting così come lo intendiamo noi (un vero professionista lo definirebbe off-premise catering) generalmente propone alla propria clientela una lista di locations dove realizzare il proprio evento: dal matrimonio al meeting aziendale, dal music party alla cena di gala, per ogni appuntamento esiste infatti la location perfetta.
Questo non significa naturalmente che il nostro Cliente scelga effettivamente la location più adeguata: spesso l'elemento irrazionale ed emotivo tende a far innamorare del posto più improbabile, ed in questo caso a nulla varranno i vostri sforzi nel dissuadere da questa scelta.
Tuttavia il perfetto banqueting manager deve conoscere alla perfezione una location prima di proporla: con questo intendo dire che non è sufficiente conoscere ogni angolo di ogni sala ed ogni centimetro del giardino, quanto, piuttosto, avere in mente un quadro complessivo della location in cui siano ben presenti tutti gli elementi con cui noi o i nostri ospiti avranno a che fare durante l'evento. E' addirittura consigliabile visitare periodicamente tutte le location che proponiamo, proprio perchè da un mese all'altro potrebbero esserci state novità che è sempre meglio conoscere in anticipo.

Ma vediamo con maggior precisione i punti salienti da tenere bene a mente nella nostra valutazione complessiva di una location:

• Il costo di affitto (che potrebbe essere, in base al tipo di evento, a carico nostro o del cliente)
• I costi di gestione dell'evento legati alla location (in alcune situazioni, ad esempio, l'utilizzo di uno o più servizi presenti sul posto prevede un supplemento o un costo aggiuntivo: quindi meglio conoscere tutto in anticipo, per avere un budget più attendibile)
• La disponibilità di spazi adeguati anche in caso di maltempo (ne abbiamo già parlato, ma sempre meglio sottolineare come anche l'evento più sontuoso rischi di ridursi in un flop se non esistono delle valide alternative).
• La possibilità di utilizzare tutti gli spazi necessari al nostro evento: occorrono parecchi mq per il cocktail, e molti di più per la mise en place. L'intrattenimento richiede altri spazi, come una pista da ballo o una pedana per l'orchestra. Il nostro Cliente può inoltre avere ulteriori necessità, e la location deve mettere a disposizione gli spazi adeguati ed accessibili.
• La disponibilità di un parcheggio adeguato. Un problema che non riguarda solitamente le locations in campagna ma che è fondamentale per gli eventi in centro: se trovare un posto auto è difficile, pensate a dove potranno parcheggiare le 100 auto degli Ospiti! Questo tema riguarda anche il catering, nel senso che è bene avere in mente dove potremo posteggiare i nostri automezzi (nella migliore delle ipotesi il camion con gli alimenti, per gli eventi più grandi occorrono anche 5/10 automezzi di grandi dimensioni!), e quelli del nostro staff.
• Il regolamento della location: è sempre bene ricordare che lavoriamo in casa d'altri, quindi tutto va fatto in punta di piedi, con attenzione a rispettare le regole, più o meno scritte. Soprattutto nelle location "sensibili", come un museo, una biblioteca, o in cui esista già un'organizzazione complessa, come una fiera, un ospedale o una pubblica amministrazione, è necessario conoscere il regolamento relativo a modalità di accesso, scarico materiale, orari, assicurazioni e permessi.
• L'esistenza o meno di una cucina, e la possibilità di utilizzare delle attrezzature già presenti sul posto. Si tratta di elementi fondamentali, dato che la presenza più o meno completa di queste attrezzature "pesanti" incide notevolmente sul nostro budget dei costi. Naturalmente dove queste opportunità siano presenti, è sempre bene informarsi sulle modalità di utilizzo e sullo stato di manutenzione delle attrezzature, oltre che sull'eventuale costo di utilizzo, che spesso è in qualche modo mascherato per emergere solo successivamente, a budget ormai chiuso!
• Lo stato di illuminazione della location: se l'evento in programma è per la sera, meglio che il nostro sopralluogo venga fatto in un orario similare. Esistono location che cambiano aspetto dal giorno alla notte, ed anche se al chiaro di luna l'atmosfera è sicuramente suggestiva, senza un'adeguata illuminazione potrebbe essere difficile cenare agevolmente! Verificate quindi la presenza di un impianto adeguato e funzionante, e laddove questo mancasse, andrà integrato con un allestimento ad-hoc installato da un elettricista professionista.
• Il vicinato di abitazioni o comunque situazioni a cui il nostro evento potrebbe creare fastidi: pensiamo al caso dell'evento con intrattenimento musicale fino a tarda ora, o allo spettacolo di fuochi pirotecnici che potrebbe infastidire notevolmente il vicino di casa. Meglio verificare in anticipo e, eventualmente, concordare la cosa: potremmo così evitare spiacevoli sorprese o interferenze inopportune quando sarebbe ormai troppo tardi per risolverle.

Questi suggerimenti valgono come detto per le location che un banqueting manager propone. A maggior ragione questi elementi dovranno essere valutati nel caso in cui il vostro Cliente richieda un servizio in una location che non conoscete, o in cui comunque non avete mai operato.

Per questo è necessaria una site inspection approfondita, che da un lato vi consentirà di proporre la tipologia di servizio più corretta, e dall'altro di prevenire e risolvere brillantemente tutte le problematiche del caso, mantenendo al contempo un accurato controllo dei costi che, nel nostro settore, è davvero fondamentale!

Il pranzo nel banqueting per Congressi: come abbinare efficacia, qualità dei cibi e servizi accurati

Il banqueting congressuale spesso deve corrispondere a criteri ben specifici:

• Alto numero di partecipanti


• Durata media dei servizi molto compressa


• Forte densità nell'affollamento degli spazi a disposizione


• Necessità di individuare menu equilibrati, adatti ai gusti di tutti


• Utilizzo di ambienti e spazi progettati per altri utilizzi


• Budget disponibili piuttosto contenuti

Questi fattori (l'ultimo in particolare, a causa della recente recessione economica, ha ormai assunto il ruolo di protagonista) non sono generalmente compatibili con le caratteristiche che un buon servizio di banqueting dovrebbe offrire.

Qualità dei cibi, cura dei servizi, organizzazione efficiente richiedono infatti tempo, spazio e budget che molto spesso non sono disponibili nella misura in cui un banqueting manager preferirebbe.

La capacità professionale di chi organizza ristorazione congressuale sta dunque nel individuare e proporre le formule più adeguate, personalizzate ad hoc per l'evento specifico.

Questo significa sostanzialmente che, di fatto, non esiste quasi mai uno standard, soprattutto se le condizioni operative cambiano in continuazione, così come le esigenze e le preferenze del Cliente.

Il lavoro di ricerca, approfondimento e studio di soluzioni personalizzate consente infatti di individuare menu e formule di servizio che il Cliente a priori non prende neppure in considerazione, ma che in realtà possono soddisfare le sue necessità meglio di formule standard.

Il caso tipo è quello dell'evento di formazione scientifica, a cui partecipano diverse centinaia di professionisti o specializzandi, abituati alla classica colazione di lavoro con menu prefissato servita al tavolo.

Quando l'esigenza del committente diventa quella di contenere il budget rispetto ad una proposta iniziale, ci sono due opzioni: mantenere la formula di servizio richiesta, riducendo il menu e l'accuratezza del servizio, con un forte compromesso sulla possibile soddisfazione del cliente (soprattutto se esiste già un precedente apprezzabile), oppure trasformare completamente il programma, proponendo un lunch in piedi.

Valorizzando elementi quali la durata del servizio, più contenuta, la dinamicità dell'occasione, che spesso può essere sfruttata a vantaggio degli sponsor presenti con i loro stand alla manifestazione, che godono in tal modo di una maggiore visibilità, come accade per i coffee breaks, e sottolineando come il budget complessivo possa risultare in questo modo addirittura inferiore a quanto previsto, può essere possibile convincere il Cliente anche più scettico.

Tutto questo senza sacrificare qualità dei cibi e cura del servizio: organizzando attentamente il flusso dei partecipanti, posizionando con criterio le postazioni buffet e individuando il menu adeguato ad essere agevolmente consumato in piedi (mai mettere, ad esempio, una pasta lunga come un tagliolino o uno spaghetto in un lunch in piedi), il gradimento dei partecipanti può essere superiore ad un risicato menu servito al tavolo.

La soluzione, inoltre, consente di offrire una maggior varietà di pietanze e gusti, con la possibilità di soddisfare un maggior numero di ospiti rispetto alla soluzione del menu servito.