Fare Banqueting: Arte o Azienda?

Organizzare servizi di banqueting significa avere a che fare con eventi di qualsiasi genere, e con esigenze di ogni tipo. Per questo è necessario mettere in gioco il talento di una squadra che ci sappia fare, sotto ogni punto di vista. Questo è probabilmente l'elemento più importante: avere la squadra giusta, con le persone giuste che sappiano mettere le proprie capacità all'opera insieme a quelle degli altri. Solo così è possibile far fronte ad un'attività che, nonostante richieda una forte organizzazione alle spalle, si concretizza sotto gli occhi attenti dei clienti, dei loro ospiti di tutti i partecipanti ad un evento.
Per questo è importante che il talento artistico di chi vive il banqueting come una creazione d'autore (gli chef ed i banqueting designers), lavorino sempre al fianco di personaggi concreti, capaci e che sappiano gestire l'organizzazione in modo puntuale e preciso.
Per dare un'idea dei "ritmi" di lavoro durante i servizi di catering più impegnativi, ecco due bei video da You Tube, per vedere all'opera le equipe di cuochi nella fase di preparazione dei piatti pronti per essere serviti.

Ogni matrimonio è una favola da scrivere

In oltre 20 di attività ,Catering & Banqueting Italia ha visto realizzarsi il sogno di tanti fidanzati: le loro Nozze. Per noi la più grande soddisfazione è che il ricordo del giorno più bello sia perfetto.

Dal primo momento in cui una coppia arriva nei nostri uffici ha bisogno di certezze e rassicurazioni e comprendiamo perfettamente il loro stato d’animo, non essendo di certo una consuetudine organizzare il proprio ricevimento di Nozze.

Ascoltare le loro esigenze sin dal primo momento, saperle interpretare in modo giusto e trasformarle perfettamente in realtà è il nostro compito.

Fin dall’inizio cerchiamo di consigliarvi al meglio sulla scelta della location, sfogliando il photobook delle ville, sulla mise en place con i suoi dettagli, dal sottopiatto al calice in cristallo alla divisa dei camerieri, e poi offrendo la miglior consulenza sul menu, di carne o pesce, servito o a buffet, ed infine sulla scelta della torta nuziale, perché ogni evento sia esclusivo ed unico.

Pian piano si avvicina il giorno del matrimonio: fervono gli ultimi preparativi, la definizione del numero di ospiti presenti, la stesura della piantina dei tavoli dove sistemare gli invitati, il tableau mariage, i dettagli del servizio e le ultime paure da far svanire: noi vi seguiamo in questo delicato momento in cui sappiamo che tutto per Voi diventa più frenetico.

Siamo disponibili a rispondere ad ogni domanda o dubbio vi possa sorgere perché nulla per il grande giorno deve essere dato per scontato.

Ed eccoci, in men che non si dica, al giorno delle Nozze: il cocktail buffet è pronto ad accogliere i vostri ospiti, nel giardino incantato di una villa in campagna o all’interno di una sala affrescata di una dimora da fiaba.

I tavoli sono perfettamente apparecchiati ed ogni menu, con i vostri nomi, è posato sul sottopiatto.

I camerieri sono attenti ad ogni vostra richiesta così come i nostri chef, già pronti a prendere servizio ed a servire le deliziose pietanze preparate con grande cura direttamente sul posto.

Arrivano i primi ospiti e il ricevimento prende vita, è un vociare festoso aspettandovi, che esplode al Vostro ingresso, con le note accoglienti della vostra musica preferita in sottofondo.

Il maitre si avvicina e vi porge i flutes con cui fare il primo brindisi come marito e moglie… e poi tutti a tavola, fino al grande momento del taglio della torta. Una torta importante per un traguardo importante che vi accingete a tagliare insieme.

E ogni matrimonio è una nuova favola da scrivere…

Elisa Sambuchi

Wedding Planner & Banqueting Manager

Catering & Banqueting Italia

Catering & Banqueting Italia al Motor Show 2007 di Bologna

Si è appena conclusa la 32a edizione del Motor Show di Bologna, manifestazione ormai storica del panorama italiano della mobilità legata al mondo delle due e delle quattro ruote. Oltre 50 marchi dei maggiori produttori mondiali di auto hanno presentato le novità del settore, affiancati dalle aziende leader del mondo della meccanica.
In questo contesto, fortemente spettacolare, dove si sono alternati stands estremamente eleganti e installazioni di forte originalità, spicca la presenza di Beta Utensili, azienda il cui marchio evoca immediatamente il top di gamma negli utensili per uso professionale.
Beta Utensili ha accolto i visitatori del Motor Show con uno stand elegante e dinamico, dalla doppia identità: di giorno aperto al pubblico e, per due serate, quella inaugurale e quella finale, con accesso riservato agli Ospiti vip, che sono stati invitati alle esclusive serate Beta Utensili, con il servizio di catering affidato a Catering & Banqueting Italia. L'ouverture di entrambe le cene è stata curata dallo chef dell'Azienda stessa, mentre per la mise en place, la preparazione dell'intero menu direttamente all'interno del punto cucina nello stad e per il servizio, Beta Utensili si è avvalsa degli chef e dei camerieri di Catering & Banqueting Italia, coordinati dall'executive manager Simone Ronci.

Catering a Pesaro

La provincia di Pesaro offre molte locations ideali per realizzare ricevimenti per eventi aziendali e matrimoni: Villa Cattani Stuart, con i suoi 400 posti, può ospitare eventi di grandi dimensioni in ambienti di alto livello; Villa Matarazzo, a Gradara, è una location raffinata ed elegante che può accogliere fino a 200 Ospiti, oltre ad offrire un'ospitalità 4 stelle per chi arriva da fuori Pesaro. Villa Imperiale è un'autentica dimora rinascimentale che domina Pesaro dal Monte San Bartolo, ed offre spazi ricercati ed una terrazza con una vista panoramica invidiabile. Ci sono poi location come la Fattoria Le Terrazze, tra Pesaro e Fano, ideale per eventi conviviali in un'atmosfera semplice e comunque elegante. Oppure Villa Le Limonaje, che sorge nel cuore di Pesaro e Villa Casino Albani,che al suo interno, nasconde un giardino lussureggiante. Naturalmente ognuna di queste location merita un servizio di catering a Pesaro di alto livello che conosca a fondo queste location e sappia valorizzare in maniera adeguata i punti di forza di ciascuna di queste sedi.

Locations: la pianificazione ha priorità assoluta

Il partner per eccezione di ogni servizio di banqueting sono le locations, ovvero le "sedi" che ospitano il momento in cui il catering si concretizza nella realizzazione di un evento speciale, su misura e, dunque, irripetibile.
Diversamente da ogni ristorante, dal più semplice al più elegante e raffinato, la natura dei servizi di catering è decisamente effimera: tantissimo lavoro e preparazione per poche ore in scena, quasi fosse uno spettacolo teatrale che, però, non si replica mai.
Se accettiamo la metafora del teatro, le locations sono un po' i teatri dove lo spettacolo del catering va in scena. E come a teatro, è assolutamente necessario che quando si recita tutto vada per il verso giusto, perchè non è possibile ripetere.
Tuttavia le analogie, per quanto suggestive, finiscono qui.
Un catering spesso non può "provare" come fanno gli attori a teatro nell'attesa della prima. Chi organizza il catering deve mettere in scena uno spettacolo che non ammette errori, e allo stesso tempo non consente "prove".
Diventano dunque essenziali doti quali la programmazione, l'organizzazione, la disponibilità di mezzi adeguati e uomini capaci.
Ed è assolutamente essenziale che queste doti possano trasformarsi in realtà nella location scelta dal Cliente per il proprio evento.
Chi fa catering ripete fino alla noia un concetto semplice ma importante: non ci sono seconde opportunità, e tutto deve andare bene dall'inizio alla fine del servizio.
Per questo è importante conoscere con estrema attenzione la location dove il servizio sarà realizzato: quanto sono ampie le cucine? di quale attrezzatura dispongono? in quale stato si trovano? E ancora: com'è l'accessibilità per i mezzi e per lo scarico delle attrezzature? come sono disposte le sale banchetti? quanto è distante il punto cocktail dall'area di preparazione?
I dettagli da conoscere sono questi e molti di più, e solo la loro precisa conoscenza può consentire al caterer (ovvero a chi fa catering) di predisporre un adeguato "piano di battaglia".
Gli eventi che seguono un programma complesso, o hanno un elevato numero di partecipanti, richiedono quindi un sopralluogo approfondito nel caso in cui l'azienda di catering non abbia già lavorato in quella location.
Chiaramente se il catering conosce bene il posto e lavora abitualmente nella location, aumentano le probabilità che la gestione del programma sia più semplice e lineare, e diminuisce il rischio di imprevisti, ostacoli e contrattempi che potrebbero condizionare negativamente il pranzo o la cena.
Esistono poi location del tutto speciali, che neanche immaginiamo come sede di un evento ma che, all'occorrenza, devono diventarlo: perchè lo sponsor lo richiede espressamente, o perchè la sposa si è innamorata di quel posto e sogna proprio lì (e solo lì!) il suo matrimonio.
Allora sarà necessario visitare, misurare, immaginare tutte le varianti possibili e proporre solo e soltanto le soluzioni che sappiamo offrirà tutte le garanzie necessarie al successo di un evento così importante.

Storia del Catering & Banqueting (II)

Con Carlo Magno compaiono forchetta e tovaglia.
Le origini del catering affondano anche nelle tradizioni delle antiche corti di Francia: con Carlo Magno nascono tovaglia e forchetta. Intorno al nono secolo risale l'uso della tovaglia e della forchetta come regola nell'etichetta di corte. E con la forchetta nasce anche il gusto per la pasta. All'epoca erano quasi del tutto assenti le regole del bon ton a tavola, che divennero invece fondamentali, quasi più del menu stesso, durante tutto il periodo del Rinascimento.

Il banqueting d'Italia alla Corte di Francia
Nel Rinascimento anche il business diventa protagonista durante i ricchi simposi: la vita di Caterina dei Medici, ad esempio, ne è la perfetta testimonianza. A quattordici anni papa Clemente diede Caterina in sposa ad Enrico d'Orléans. Il matrimonio aveva finalità politiche e finanziarie. Per suggellare l'unione non si badò a spese: di mezzo c'erano affari che riguardavano lo Stato del Vaticano, Firenze ed i rapporti dei Medici con gli Orléans. Caterina chiamò a se uno staff di professionisti competenti e preparati, tra i quali i pasticceri fiorentini, le cuoche del Mugello e tanti altri, tra i quali un gelataio di Urbino, famoso all'epoca per le sue prelibate creazioni. In questo modo arrivarono a Parigini aromi e profumi della cucina toscana!

Con il '700, i gusti si separano.
Il Settecento fu, per cibo e tavola, il secolo del passaggio alla grande cucina italiana a quella francese. Si cominciarono ad eliminare quei condimenti che coprivano i sapori delle vivande per lasciare il posto ad erbe aromatiche che ne accompagnassero i sapori, e la cucina venne alleggerita nella cottura e nelle portate.
Il nuovo gusto prevedeva la separazione delle pietanze in salate e dolci, con gusti amari o acidi. Si diffuse l'uso del vasellame in porcellana ed i bicchieri, ormai in vetro trasparente, venivano portati in tavola da un cameriere speciale, detto appunto il coppiere, su richiesta degli Ospiti.
La "mise en place" sale al posto d'onore.
Si accresce l'attenzione per la decorazione della tavola: la mise en place, su una tavola che deve essere imbandita in modo semplice, con tovaglie bianche. Il bianco del tovagliato è essenziale per garantire la massima luminosità, oltre che per far trasparire il pulito. Porcellane di pregio e bicchieri in cristallo sempre più raffinato regnano sovrani. Sono assolutamente banditi posacenere e stuzzicadenti, giudicati volgari!

L'enologia non è moda recente.

Come si è detto, il vino è bevanda nobile dagli inizi della sua storia millenaria. L'attenzione a qualità, conservazione e degustazione del vino si moltiplicò con il Rinascimento. Ad esempio, nella seconda metà del Settecento, la Contessa Ferrara, dama di corte del Re Borbone, per ingraziarsi il palato di Sua Maestà non faceva mai mancare nei reali banchetti il Pallagrello, che veniva conservato con cura nelle cantine di Castel Campagnano e che il Borbone elesse, con editto regio, a "Vino del Re".

La Storia del Catering & Banqueting

Nel mondo della ristorazione, si parla del Catering da relativamente poco tempo: i luoghi dove vengono serviti pranzi e cene preparati da professionisti sono stati, per antonomasia, i ristoranti. Tuttavia il catering ha origini antichissime: è un'arte vera e propria, voluta dai re, creata e coltivata dalle regine per le occasioni importanti, e che solo nell'ultimo secolo è stata divulgata alle classi emergenti. Oggi è un'arte florida il cui nome (catering & banqueting) evoca organizzazione efficiente, competenza e business, e noi ne siamo la migliore espressione nel Catering a Rimini e nel Banqueting a Riccione

Le origini antiche del catering: il cibo e la tavola attraverso storia e letteratura

Ai grandi saloni romani, a quelli delle corti dei Medici, delle dinastie di Francia e d'Inghilterra oggi si sostituiscono nobili sedi di ville e palazzi, che evocano antichi fasti, per i quali ritagliamo qui qualche tassello di memoria.
In Grecia il vino è già nobile.

Nell'antica Grecia si mangiava su tavolette di legno, servite con il cibo pronto per essere consumato. Oggi questo modo di servire si definisce "alla russa", e corrisponde al comune modo di intendere le pietanze già impiattate. Il vino, considerato bevanda nobile, si beveva solo alla fine del pasto, durante il symposium, nel quale il capo nominato stabiliva il numero delle coppe da bere secondo un complesso cerimoniale.
Roma raffinata a tavola.

Nella Roma imperiale il lusso arrivò anche sulla tavola, che divenne elegante e raffinata. Il menu variava dalle pietanze più comuni ai cibi più esotici, cucinati secondo ricette elleniche o siriane: focacce di farro, pesce del Mediterraneo, carni di cinghiale e perfino pavone. Spesso vasellame e stoviglie erano in bronzo o piombo, dato che all'epoca non ne era ancora nota la pericolosità.

Nei palazzi della Roma antica il padrone di casa organizza spesso banchetti, invitando molti clienti ed amici. Sui letti triclinari i convitati si adagiano sul braccio sinistro piegato, mentre la mano destra viene utilizzata per raggiungere i cibi disposti con generosità sui bassi tavolini.

Il posto "consolare" è riservato all'ospite d'onore, sulla destra del letto centrale, per essere raggiunto facilmente dai messaggeri. Il padrone di casa è subito alla sinistra dell'ospite d'onore.

Il banqueting secondo Petronio.

Lo scrittore Petronio, all'epoca di Nerone, racconta di un banchetto del ricco Trimalchione, noto parvenú sulla scena sociale della capitale, che somigliava ad una vera e propria cena di gala: "... un grande vassoio rotondo con i dodici segni zodiacali, sopra ciascuno dei quali il maestro di cucina (oggi diremmo lo chef) aveva sistemato cibo proprio e adatto al referente..." E non mancava l'animazione della serata: "... accorsero poi saltellando a tempo di musica quattro camerieri e tolsero la parte superiore del trionfo...". C'è da immaginare la sorpresa destata negli Ospiti. E stiamo parlando di un servizio di banqueting organizzato quasi 2000 anni fa!

Eventi aziendali e banqueting: una sinergia (a volte) vincente

La versatilità è uno degli elementi chiave di un servizio di catering: questo elemento emerge in ogni tipo di occasione.
Se è vero che un ricevimento di nozze è sempre diverso da tanti altri, e quindi la personalizzazione è un valore assoluto, proprio durante gli eventi aziendali si richiede spesso un'attenzione ancora maggiore alla flessibilità.
I contesti operativi sono spesso molto differenti rispetto alle classiche locations per eventi: è il caso dei servizi realizzati direttamente presso la sede del Cliente.
Queste situazioni, per la particolarità dell'occasione e soprattutto della sede, richiedono sempre un sopralluogo preventivo, uno studio di fattibilità ed un'attenta analisi del programma dell'evento e della relativa logistica.
Spesso i tempi indicati dal Cliente sono tassativi: tutti gli Ospiti (e parliamo di situazioni in cui il loro numero può superarare il migliaio di partecipanti) arrivano perlopiù contemporaneamente. Questo significa accogliere con la dovuta attenzione tutti i partecipanti, offrendo magari un welcome cocktail curato ed elegante nel giro di 15 minuti.
Spesso l'evento è legato all'organizzazione di un incontro aziendale importante (una convention, una fiera, un workshop), al termine del quale l'azienda offre ai partecipanti una cena in una location adeguata allo spirito della serata.
Sono emblematici, in questo senso, i servizi di catering realizzati dalla Catering & Banqueting Italia per uno dei principali Clienti dell'azienda, l'Atlantic Hotel di Riccione, Centro congressi 4 stelle sul Lungomare di Riccione, in occasione delle due conventions realizzate nel mese di ottobre 2007.
Il primo evento, per l'azienda farmaceutica Keryos, ha visto partecipare alla serata di gala i 160 partecipanti, ospitati alla Tenuta del Tempio Antico di San Giovanni in Marignano (Rn).
Il fattore distanza tra hotel e location è stato attentamente considerato e quantificato (15 minuti con autobus GT), e la sede è stata scelta per i propri valori carattersitici: un casale di campagna, sufficientemente grande (con una sala unica da almeno 180 posti), e lo stile giusto per ospitare una serata tipicamente "romagnola", con un menu adeguato.
Il secondo evento, curato per l'Atlantic Hotel di Riccione, è stato la cena di gala per l'azienda Comifar, leader in Italia nella distribuzione di medicinali. Il Cliente ha scelto una location giovane e dinamica, con la duplice missione di offrire una cena sul mare di alta qualità e di creare gruppo tra gli area manager di tutta Italia riunioni a Riccione.
La scelta è quindi ricaduta sulla discoteca Bobo di Misano Adriatico, sulla spiaggia a pochi minuti da Riccione: un locale giovane ed elegante, ideale anche per la possibilità di animazione offerta nel dopocena.
In entrambe le occasioni il riscontro ricevuto dagli Ospiti e dai responsabili delle due Aziende è stato più che positivo: benchè le locations fossero molto diverse fra loro, così come i menu ed i programmi delle due serate, gli elementi comuni che hanno determinato il successo dei due eventi sono stati qualità del servizio, qualità della cucina e, soprattutto, un costante orientamento alle esigenze ed alle preferenze del Cliente unito ad un'attenta pianificazione dei due eventi.

Quanto costa un ricevimento organizzato con il catering?

Questa è forse una delle domande più frequenti sul tema del banqueting, ed è sicuramente quella che trova meno risposte, sia sul web che sul materiale informativo di tantissime aziende di catering, e parlarne spesso significa sfatare un tabù.

Il tema del prezzo è, come sempre, molto delicato, e va giustamente affrontato con cura: è vero infatti che i servizi forniti da aziende apparentemente simili sono in realtà molto differenti tra loro.

La politica dei prezzi dovrebbe, almeno in teoria, rispecchiare tali valori: un servizio di catering blasonato e di altissima qualità sosterrà una politica di prezzi elevati. Al contrario, un catering più "artigianale" dovrebbe proporre quotazioni più ridotte, a fronte di servizi più semplici ed allestimenti meno prestigiosi.

La realtà è però spesso diversa: non è raro vedere preventivi astronomici, che si concretizzano in eventi che non hanno nulla di eccezionale. E, al contrario, può capitare di vedere ricevimenti con ospiti gratificati e sorridenti anche se l'investimento sul catering non sia stato da "guerre stellari".

Come valutare il costo di un servizio di catering?

E' innegabile che, alla fine del conti, un ricevimento per 100 partecipanti, con menu di 5 portate di carne servito al tavolo, se ben organizzato in modo da soddisfare tutti gli invitati non possa scendere sotto un determinato valore.

E' altrettanto chiaro che lo stesso tipo di servizio non possa costare oltre una determinata cifra, sufficiente a coprire i costi e a fornire una buona remunerazione a chi organizza, a proprio rischio, un evento sicuramente impegnativo.

Quali sono questi valori? Facciamo due conti, partendo da quanto costa mediamente realizzare una cena per 100 persone.

Partiamo dal personale: come per tutte le aziende che vendono servizi, il catering ha per natura un'alta incidenza nei propri costi del personale impiegato nelle varie fasi di realizzazione del servizio.

La preparazione di un menu come quello descritto, (piatti di carne, 5 portate, 100 ospiti) richiede anzitutto l'opera di cuochi che si occupino della preparazione delle pietanze.

Da quelle dell'aperitivo, proseguendo con l'antipasto, la pasta fresca per i primi piatti, la preparazione del secondo e dei relativi contorni, e infine nella realizzazione di un ottimo dessert con cui concludere il pranzo o la cena.

Ciò che i cuochi preparano nella cucina "centralizzata" sono naturalmente le basi della cena, ed una preparazione adeguata richiede un minimo di una giornata di lavoro con 3 persone di staff. Considerando che l'orario massimo consentito per legge è di 8 ore al giorno, ecco che abbiamo un totale di 24 ore.

Quello che poi i cuochi preparano, va adeguatamente trasportato presso la location in cui sarà cucinato (almeno per 2 ore per il carico, il trasporto e lo scarico), moltiplicato ovviamente per gli stessi 3 cuochi, per un totale di altre 6 ore.

Viene quindi il servizio on-site: per garantire un'ottima qualità della cucina, il menu va cucinato sul posto. Considerando che gli ospiti arriveranno alle 18.00, i cuochi dovranno essere sul posto almeno 2 ore prima. La cena inizierà alle 20? Consideriamo che il dolce sarà servito tra le 22 e le 23, dunque i cuochi dovranno rimanere sul posto almeno fino alle 24.00. Totale? dalle 16 alle 23, abbiamo 7 ore, che moltiplicato per 3 produce altre 21 ore. Ma non è finita: i cuochi dovranno rientrare in sede, scaricare i mezzi e riassettare l'attrezzatura. Altre 2 ore, che per 3 cuochi fa infine 6 ore. 24 + 6 + 21 + 6 = 57 ore.

Di questo passo rischieremmo di dilungarci troppo, tuttavia come tutti sanno un ricevimento richiede una forte presenza dello staff di sala (maitre e camerieri), per un totale di circa 80-100 ore, considerando carico, trasporto, scarico dell'attrezzatura (dai tavoli alle sedie, alle cucine, ai piatti, ecc.), mise en place, servizio (considerando almeno 6 camerieri ed un maitre di sala per 100 Ospiti), ed infine il dover ricaricare tutto, a fine servizio, su camion, e riportare il tutto in sede.

La preparazione in cucina richiede la presenza di addetti al lavaggio ed alla pulizia delle cucine, di addetti allo sbarazzo durante il servizio, di addetti al lavaggio delle stoviglie una volta concluso il servizio. Totale, circa 30 ore.

Aggiungiamo a tutto questo l'incidenza dell'incarico di chi segue il cliente nella vendita, nell'organizzazione, nella fatturazione, per un totale di almeno 10-15 ore.

Il totale delle ore che ne risultano, quindi, è di circa 200/220 ore di lavoro.

Ognuno è naturalmente libero di pagare il personale più di quanto sia il cosiddetto "minimo sindacale" (ed è normale che chi è bravo guadagni di più!), ma il costo minimo possibile per un'azienda per un'ora lavorata è di € 18,00 lordi.

Se moltiplichiamo questa circa per le 200 ore di cui si è detto, abbiamo un costo per l'azienda di circa 3600 euro, con un'incidenza media per ciascun invitato di 36 euro. E solo per il personale!

Non preseguiamo oltre: la cifra è già sufficientemente alta per porre una domanda: è possible che qualche catering proponga matrimoni a 40 euro per persona?

Non dimentichiamoci che al costo indicato sopra bisogna aggiungere l'acquisto degli alimentari, delle bevande, della biancheria, dei trasporti, dell'utilizzo dell'attrezzatura e dei rischi connessi ad ogni occasione (non immaginate quante forchette si riescano a perdere durante una cena in campagna su un prato!).

La risposta è evidente: chi scende intorno a queste cifre, deve per forse risparmiare da qualche parte. Il legittimo dubbio di chi sta per affidarsi a un catering è: su cosa risparmieranno per offrirmi un prezzo così basso? Sulla qualità dei cibi? Sull'efficienza del servizio? Magari con qualche cameriere e cuoco in meno del necessario?

Sono dubbi che è sempre meglio non avere...

In definitiva, un costo giusto per un ricevimento come quello che abbiamo descritto, che non contiene esagerazioni ma rispecchia un servizio di qualità, si aggira tra i 60 ed 80 euro per persona.

Chi chiede molto di più, probabilmente esagera. Ma anche chi vi proporrà molto meno, probabilmente dovrà scendere a parecchi compromessi su staff, cibi e bevande.

E, si sa, nelle occasioni importanti è meglio evitare compromessi!

Intervista sul mondo del Banqueting

Pubblichiamo il testo integrale di un'intervista rilasciata dal direttore di Catering Banqueting, Ivan Neri, al dottor Gianluca Trezzi della rivista Convegni, in tema di catering destinato ad eventi aziendali.

D: C’è un problema di immagine dell’industria del catering, percepita come una commodity, di basso profilo, quale sforzo si richiederebbe agli operatori e cosa sfugge alle aziende?

R: Attualmente il termine banqueting corrisponde, in Italia, (o quantomeno nell'area che curo personalmente, Emilia Romagna e Marche) ad una moltitudine di operatori assolutamente frammentata. E come in molti altri casi (è lampante il panorama degli hotel che si propongono come location per meeting), all'interno di questa moltitudine sono presenti aziende consolidate, che operano professionalmente e mettono la propria esperienza al servizio delle aziende Clienti. Il problema è che, al fianco di queste realtà, si è sviluppata una sorta di mercato parallelo in cui chiunque (ristoratore, albergatore, pasticcere, barman) si immprovvisa servizio di catering. Il risultato? Grande confusione, sovrapposizione di offerta, difficoltà per il Cliente o il Meeting Planner di individuare un fornitore attendibile, che offra determinate garanzie e possa gestire con sicurezza l'organizzazione di un evento. A molte aziende sfugge inoltre l'orientamento al Cliente: in alcune location esistono contratti di esclusiva e quindi il servizio è imposto. In questi casi l'operatore non ha nessun incentivo a offrire il meglio e a preoccuparsi della customer satisfaction.

D: Non c’è una visibilità importante del comparto, e probabilmente nemmeno una forte azione comune degli operatori, perché? Quale ruolo ha o dovrebbe avere il sindacato (SICEB)?

R: La grande frammentazione esistente fa si che non esistano pochi, grandi interlocutori. Così il comparto passa automaticamente in secondo piano rispetto a realtà meglio organizzate e più consolidate. Inoltre, benchè il settore abbia ormai più di vent'anni, altri settori dell'economia più consolidati e ben rappresentati riescono a far valere meglio i propri interessi rispetto al sistema del banqueting, che da questo punto di vista è ancora molto giovane.
Un ruolo forte potrebbe essere giocato su uno dei maggiori problemi che riscontro quotidianamente: la gestione del personale ed i forti vincoli del mercato del lavoro che si scontrano continuamente con un attività che è, per sua natura, legata a situazioni del tutto straordinarie.

D: In Italia c’è un estrema parcellizzazione regionale delle aziende di catering, che se da un lato permette una forte connotazione tipica, che rappresenta senza dubbio un aspetto positivo, dall’altro limita le prospettive imprenditoriali. Quali sono le difficoltà maggiori nella crescita di un società di catering?

R: Come ho detto prima, la forte frammentazione crea confusione sul lato dell'offerta e ipercompetizione su raggio locale. Se da un lato questo elemento può comportare un vantaggio per il cliente in termini di costi, dall'altro in un caso su due il cliente non ottiene ciò che si aspetta perchè l'operatore non ha l'esperienza giusta, la preparazione adeguata, l'attrezzatura necessaria...

D: Nella determinazione dei costi il food e la sua preparazione incidono solo in minima parte sulla quota a carico del cliente, che invece sottovaluta gli altri aspetti. Quali voci di spesa che non vengono considerate dalle aziende pesano di più?

R: Il valore del servizio: spesso le aziende mettono in confronto il preventivo di una cena proposto da un ristorante con uno nostro, senza però tener conto che noi trasferiamo letteralmente un intero ristorante in una location per realizzare un singolo appuntamento, ed a fine serata carichiamo 300 coperti (dai tavoli ai candelabri alle cucine, per fare solo un esempio) su camion che rientrano nel cuore della notte nei magazzini.

D: Nell’intreccio tra necessità di marketing e realizzazione del catering, fino a che punto c’è condivisione degli obiettivi con i clienti? I briefing sono chiari? Come sono cambiato le richieste delle aziende negli ultimi anni?

R: L'evoluzione è costante, ed è sempre più veloce. Vent'anni fa solo l'idea di cenare in un convento del 1400 era suggestiva, ed il Cliente non faceva troppa attenzione alla mise en place o al fatto che il cocktail fosse servito in terrazza o nel chiostro. Probabilmente, una volta fatta la scelta, c'era anche maggior fiducia nell'interlocutore. Oggi il marketing, soprattutto grazie ad Internet, vende progetti e programmi molto ben definiti, ed i Clienti hanno spesso le idee molto più chiare. Quindi sono molto più esigenti ed anche sui dettagli sono particolarmente attenti. Oggi assistiamo a richieste sempre più specifiche a cui dobbiamo rispondere con progetti sempre meno standardizzati. Del resto il nostro obiettivo è quello di gratificare allo stesso tempo gli Ospiti e, di conseguenza, il Cliente stesso, quindi la condivisione è totale.

D: Formazione e specializzazione del personale. Quanto è perseguita? Perché si investe così poco in un aspetto così importante? Su quali aspetti in particolare sarebbe necessaria? Ci sono offerte formative adeguate?

R: Formazione, specializzazione (ed esperienza) credo siano valori ben presenti a tutti gli operatori del settore, che reputano questi valori molto importanti. Poi quando si passa dalla teoria alla pratica, queste posizioni cambiano radicalmente. Il costo di un cameriere professionista è ben diverso da quello di uno studente part-time che arrotonda nei weekend stando dietro ad un buffet. Inoltre è più difficile garantire un posto di lavoro fisso per chi gestisce un'attività che è operativa per 8 giorni su 30 al mese. Come detto prima, il piano normativo non aiuta molto, dato che il costo del lavoro è ormai diventato elevatissimo (soprattutto per le imposte che gravano sul centro di costo). Personalmente, riteniamo giusto investire sul nostro staff e cercare di mantenerlo con il minimo turnover possibile, perchè alla lunga offrire un servizio professionale ed un'organizzazione collaudata paga più che dover improvvisare ogni volta, soprattutto in termini di qualità percepita dal Cliente.

D: Utilizzo di software per la gestione di costi, amministrazione e per la pianificazione degli eventi. Ci sono prodotti utili, o interessanti? Perché c’è così tanta resistenza nell’utilizzare procedure di standardizzazione e ottimizzazione gestionale?

R: Probabilmente perchè le nostre attività sono quanto di più lontano dallo standard esistano, ed ogni azienda segue un proprio metodo che difficilmente si risconosce nelle soluzioni offerte da pacchetti software. Dato che nel nostro gruppo sono presenti attività alberghiere, verifico quotidianamente quanto siano distanti le modalità operative di questi due settori. Naturalmente per quanto riguarda gestione costi e amministrazione il problema non è insormontabile. Il punto critico è la programmazione e la logistica, che variando in continuazione va gestita in modo molto flessibile, ma non per questo meno rigorosa.

D: Green meeting vuol dire anche green catering. Cosa significa realizzare banchetti con attenzione all’impatto ambientale? Avete questa attenzione? Avete richieste di questo tipo dalle aziende?

R: L'attenzione alla qualità delle materie prime, alla provenienza dei cibi, alla tipologia di allestimento e alla stessa mise en place sono in crescente aumento. Oggi i Clienti sensibili alla tematica ambientale sono molti di più e lo si intuisce dall'interesse rivolto verso menu perparati con materie prime privenienti dall'agricoltura biologica.

D: Quali evoluzioni più importanti stanno interessando i metodi di presentazione delle vivande e di servizio?

R: I Clienti ci chiedono soluzioni sempre più dinamiche: da una parte perchè con la riduzione della durata media di meeting e conventions anche i tempi dedicati alla ristorazione tendono a comprimersi (lunch e coffee break, ad esempio), dall'altra anche le classiche cene aziendali si stanno trasformando in occasioni speciali, in cui l'azienda spesso mette un tema preciso al centro dell'attenzione, e noi di conseguenza adeguiamo lo stile di ristorazione. Negli ultimi anni lavoriamo sempre più spesso in riva al mare: un cocktail o una cena sulla sabbia sono indubbiamente particolari, suggestive ed emozionanti. In questo modo si ottiene un miglior ritorno dell'investimento, perchè gli invitati si ricordano la serata d'eccezione ed associano il ricordo positivo allo sponsor.
L'impatto scenografico incide molto: così anche la presentazione dei cibi diventa importante: per quanto ci riguarda, preferiamo un'impostazione elegante ma che non stravolga il piatto, giocando sui colori naturali delle pietanze e sul loro accostamento. L'Ospite non va mai messo in difficoltà: per i buffet predisponiamo una logistica che consenta un accesso comodo, una ricca scelta e ormai quasi sempre una preparazione espressa, a vista, delle pietanze principali: oggi c'è ancora chi crede che il catering porti in tavola cibi riscaldati...

Professionalità nel mondo del catering

Il mercato dei servizi di catering è probabilmente uno dei più difficili da decifrare: esistono (poche) società con centinaia di dipendenti e decine di milioni di euro di fatturato, al cui fianco sono sorte decine di piccole aziende con un giro di affari molto più ridotto (qualche centinaio di migliaia di euro l'anno).
Negli ultimi anni sono poi spuntate come funghi migliaia di piccolissimi "catering", che sono perlopiù estensione di pasticcerie (o di forni!), a conduzione familiare, che si sono improvvisati nel banqueting anche grazie al supporto del noleggio.
Una società di catering deve infatti avere alle spalle almeno tre cose: una cucina in cui preparare i menu, mezzi e attrezzatura per trasferire nella location di turno tutto il necessario e, elemento ancor più importante, uno staff che si occupi di preparare, allestire e servire il Cliente.
Le grandi aziende di cui abbiamo parlato hanno a loro disposizione centri di produzione, flotte di automezzi, magazzini di attrezzatura e importanti staff organizzati in modo gerarchico. Spesso si muovono a livello nazionale, partendo dalle grandi città (Milano in primis), per raggiungere di volta in volta le locations dove realizzare il servizio.
Le società intermedie sono una versione in scala ridotta di quelle più grandi: mantengono un'organizzazione aziendale e dispongono di una propria sede con cucine adeguate, mezzi di trasporto e, in tutto o in parte, dell'attrezzatura di servizio, ricorrendo al noleggio solo per numeri più elevati o richieste particolari da parte dei Clienti.
La tendenza attuale che vede la pasticceria di quartiere aggiungere "catering" al proprio nome va invece in una direzione differente: i cibi vengono preparati nella cucina della pasticceria, del forno o del ristorante, spesso quando l'attività principale è operativa e dunque in sovrapposizione. Questo crea spesso notevoli problemi (è come voler utilizzare un'auto per andare in due città opposte contemporaneamente). Allo stesso modo il cuoco (professionista o appassionato) deve dividersi e scegliere cosa sia più importante quel giorno: la pasticceria o il banchetto? Per quanto riguarda l'attrezzatura ed i mezzi, le società di noleggio sicuramente offrono un aiuto, tuttavia il costo del noleggio è piuttosto alto (un coperto può arrivare a costare 20 euro per persona, una volta allestito).
Con questo non si vuol dire che i piccoli non siano in grado di offrire servizi di qualità, tuttavia è statisticamente improbabile che la soluzione offerta da un catering improvvisato sia comparabile con quella garantita da un servizio di banqueting specializzato.
L'elemento chiave infatti non è l'attrezzatura o gli automezzi, che sono si indispensabili, ma che vanno adeguatamente gestiti: per questo credo che il fattore determinante nel successo (o nell'insuccesso) di un evento siano determinati dalla professionalità di chi coordina e dirige lo staff, e dalla preparazione professionale dello stesso staff.
Spesso in molti banchetti chi serve al tavolo o lavora in cucina non è nè un cameriere nè un cuoco, ma una persona che si dedica saltuariamente a questo tipo di lavoro. E purtroppo l'organizzazione, la professionalità e l'esperienza sono valori molto rari: così il pasticcere sarà espertissimo in bignè e babbà, ma difficilmente potrà coordinare la logistica per eventi con centinaia di partecipanti.

Risposte su misura!

Grazie al nuovo Blog, Catering & Banqueting desidera aprire un canale preferenziale con tutti i nostri lettori per poter rispondere alle domande ed ai dubbi di chi desidera organizzare un pranzo, una cena o un cocktail e servisi di un catering.

Quindi siamo qui per voi: il maitre, lo chef, il banqueting manager e la wedding planner: Simone, Marco, Ivan ed Elisa sono a disposizione delle vostre domande... che potete inserire sul blog ed a cui risponderemo con grande attenzione!

A presto

Il Marchio di Catering & Banqueting

Il marchio di Catering & Banqueting è nato per rispecchiare i "valori" della nostra azienda, e lo fa ricordando anzitutto al grande pubblico di cosa ci occupiamo.

Di "catering" ovviamente, anche se il nostro lavoro è al 99% quello di fare "banqueting", ovvero organizzare banchetti, in senso completo e comprensivo di ogni incombenza.

Così catering significa provvedere ai cibi, mentre noi, oltre a fare questo, provvediamo al trasporto ed all'allestimento di tutta l'attrezzatura necessaria per realizzare un "perfetto ristorante" anche dove non c'è nulla. A questo pensano i nostri camerieri, che naturalmente sono coordinati da un bravo maitre. Lo chef arriva soltanto quando tutto è ormai pronto. Trova una cucina perfettamente funzionante e qui da il meglio di se stesso, insieme alla sua brigata di cuochi.

Come vedete, il banqueting è un'attività complessa, impegnativa e che richiede grande serietà e professionalità. Basta un niente per rovinare un servizio, e il nostro primo impegno è far si che ogni servizio sia un vero successo. Forse anche perchè in fondo ci riusciamo sempre, fare banqueting significa anche soddisfazione, soprattutto quando lo si fa con una squadra affiatata, completa e professionale.

Infine, la grande & sullo sfondo: un modo per unire i due concetti, e per aggiungervi poi tutto quello che desiderate: delle splendide locations, musicisti e spettacoli, sale congressi o decorazioni su misura... insomma, una & dai confini praticamente infiniti!

Benvenuti, questo è il primo post del nuovo blog dedicato ai chi desidera conoscere tutti gli aspetti del "catering", a cominciare dal preciso significato di questa parola.

Sapete infatti che "catering" significa "ricevimenti" solo in senso molto generale... così come, ad esempio, alla parola "trasporti" corrispondono le automobili da collezione?